1、估量机会: 估量机会是指对将来可能出现的或预示的机会进行初步分析,同时对可能取得的成果,进行机会成本分析。估量机会是计划工作的起点。
2、确定目标: 确定目标是制定计划的第二个步骤,是在认识机会的基础上,为整个组织及其所属的下级单位确定目标,目标是指期望达到的成果,它为组织整体、各部门和各成员指明了方向,描绘了组织未来的状况,并且作为标准可用来衡量实际的绩效。计划的主要任务,就是将组织目标进行层层分解,以便落实到各个活动环节,形成组织的目标结构,包括目标的时间结构和空间结构。
3、确定前提条件: 制定计划工作的前提条件就是计划工作的假设条件,简言之,即计划实施时的预期环境。负责计划工作的人员对计划前提了解得愈细愈透彻,并能始终如一地运用它,则计划工作也将做得越协调。 按照组织的内外环境,可以将计划工作的前提条件分为外部前提条件和内部前提条件;还可以按可控程度,将计划工作前提条件分为不可控的、部分可控的和可控的三种前提条件。外部前提条件大多为不可控的和部分可控的,而内部前提条件大多数是可控的。不可控的前提条件越多,不肯定性越大,就愈需要通过预测工作确定其发生的概率和影响程度的大小。
4、确定可供选择的方案: 制定计划的第四个步骤是确定可供选择的方案,寻求、拟定、选择可行的行动方案。“条条道路通罗马”,描述了实现某一目标的方案途径是多条的。通常,最显眼的方案不一定就是最好的方案,对过去方案稍加修改和略加推演也不会得到最好的方案,一个不引人注目的方案或通常人提不出的方案,效果却往往是最佳的,这里体现了方案创新性的重要。此外,方案也不是越多越好。编制计划时没有可供选择的合理方案的情况是不多见的,更加常见的不是寻找更多的可供选择的方案,而是减少可供选择方案的数量,以便可以分析最有希望的方案。即使用数学方法和计算机,我们还是要对可供选择方案的数量加以限制,以便把主要精力集中在对少数最有希望的方案的分析方面。
5、评估各种方案:在找出了各种可供选择的方案和检查了它们的优缺点后,下一步就是根据前提条件和目标,权衡它们的轻重优劣,对可供选择的方案进行评估。评估实质上是一种价值判断,它一方面取决于评价者所采用的评价标准;另一方面取决于评价者对各个标准所赋予的权重。 评估可供选择的方案,要注意考虑以下几点:第一,认真考察每一个计划的制约因素和隐患;第二,要用总体的效益观点来衡量计划;第三,既要考虑到每一个计划的有形的可以用数量表示出来的因素,又要考虑到无形的、不能用数量表示出来的因素;第四,要动态地考察计划的效果,不仅要考虑计划执行所带来的利益,还要考虑计划执行所带来的损失,特别注意那些潜在的、间接的损失。
6、选择方案:计划工作的第六步是选定方案。这是在前五步工作的基础上,作出的关键一步,也是决策的实质性阶段——抉择阶段。可能遇到的情况是,有时会发现同时有两个以上可取方案。在这种情况下,必须确定出首先采取哪个方案,而将其他方案也进行细化和完善,以作为后备方案。
7、制定派生计划:基本计划还需要派生计划的支持。比如,一家公司年初制定了“当年销售额比上年增长 15% ”的销售计划,与这一计划相连的有许多计划,如生产计划、促销计划等。再如当一家公司决定开拓一项新的业务时,这个决策需要制定很多派生计划作为支撑,比如雇佣和培训各种人员的计划、筹集资金计划、广告计划等等。
8、用预算形式:在做出决策和确定计划后,计划工作的最后一步就是把计划转变成预算,使计划数字化。编制预算,一方面是为了计划的指标体系更加明确,另一方面是使企业更易于对计划执行进行控制。定性的计划往往可比性、可控性和进行奖惩方面比较困难,而定量的计划具有较硬的约束。