1、选择合适的施工方案
任何施工方案都不能保证没有变更和索赔。每一个施工方案,无论它是传统的还是新创的,都有自身独特的优点和局限。必须对施工方案中存在的风险进行考虑和评估。当采用新的施工方法和技术时,工程变更与索赔的风险会大大增加,所以必须根据工程项目的具体情况,确定适合的施工方案。(实际实施中出现成本耗用量大于施工方案中的目标时,及时找出变更索赔的证据和依据要求建设单位索赔)
2、预测可能出现的风险,预防争议的出现
当考虑到风险和不确定性事件可能发生时,建设单位往往将风险转移合同条款强加给项目部,而其中某些风险不应该由项目部承担。一旦风险发生,项目部最基本的手段是根据合同条件提出索赔。
3、找有能力、有技术、懂规范和法规并有说服力的管理人员参与解决工程索赔
出现争议并不可怕,只要能妥善地进行处理,合同双方仍可愉快地合作。防止争议的技巧包括合作和激励两方面。最好的解决方式是在争议还不重要或还不大的时候就及时、公平、低廉地解决它。
成功的工程变更和索赔管理从工程开工之前就已经开始了,并且直到最后合同结束为止,它对缩短工期和降低最终工程成本是非常有益的。
在施工前就了解风险转移条款,并依据情况协商合同外的补偿。
4、工程变更的种类
工程变更是项目部遇到的主要索赔之一。变更非常重要,项目部经常利用这一条件来增加弥补费用,这也往往引起工程争议。因此,项目部必须充分理解典型变更的内容及其范围。
(1)正规变更
建设单位颁发了"变更指令","指令"在某种程度上修改了合同条款、计划、或规划。"变更指令"必须经建设单位签署,否则会成为无效"指令",导致索赔时得不到补偿。
(2)建设性变更
这种变更或者遵照建设单位的口头或暗示指令,或者是起因于建设单位应负责的问题而进行的合同外工程的施工。
1)增加工程以外的工作量;
2)非工程内容以外的人工、材料、机械费用的支出。
5、工程变更的处理
如果建设单位发出正规的变更指令,索赔时较易处理,当建设单位通过口头或暗示方式下达变更指令时,承包商应在规定的时间内发出书面信函要求建设单位对其口头或暗示指令予以确认。当由于工程变更导致工期延长或费用增加时,应及时提出索赔要求,并在规定的时间内计算工期延长或费用增加的数量,保证承包商在各个环节上符合合同要求。这样,一旦出现合同争议,在进行争议评审或仲裁时,项目部可以处于有利地位,可以得到应得的补偿。而主体变更将赋于承包商取消合同而不受惩罚的权力。
6、变更的索赔
(1)索赔资料的收集
额外费用和工期延长索赔是由建设项目中的各种事件引起的,为了增加索赔成功的机会,索赔者必须有足够的证据,相应的文件,确定额外的费用和工期的数量和原因。因此,必须以事件和文件为依据,辨别、记录可能发生或已经发生的事件对工期施工费用的影响。
很多事件能够引起工期和费用的增加,其中有些是可索赔的,但必须证明事件的存在及引起事件的原因。成功的索赔者必须以事件和文件为依据、记录可能发生和已经发生的影响工期费用的事件,并以记录为依据来跟踪索赔的影响费用。
为了了解并记录索赔事件(包括给建设单位的通知),有经验的项目部往往跟踪索赔事件的履行时间和费用,项目部通过及时通知和处理的文件来保护他索赔的权利。
(2)按索赔程序进行索赔
合同中规定了提出索赔的程序及时间要求,项目部一定要及时地提交有关报告,如果承包商没有按合同要求及时出示书面索赔通知,可能会导致失败。因此,项目部必须意识到及时准确的通知和合理的文件证明对索赔成功的重要性。它可能成功地阻止建设单位拒绝索赔,最终解决索赔问题。
为了成功,工程变更的索赔必须在工程建设之前开始进行管理,直到最后一个合同的终止为止,成功的工程变更和索赔管理要求项目建设单位和项目部都要重视它,并做好准备工作。
没有工程变更和索赔的工程是没有的,如果工程变更和索赔得到及时解决,对建设各方和建设项目本身都是非常有益的。
7、工程索赔的依据
(1)工地会议记录和有关工程的来往信件,都必须全部保存妥当,直到合同全部履行完毕、所有索赔项目获得解决为止。
(2)各种施工进度表,包括建设单位代表和分包单位编制的进度表。
(3)施工备忘录(施工日记),在施工中发生影响工期和索赔有关的事项,都要及时做好记录。按年月日顺序号存档,以便查找。
(4)做好监理单位和建设单位代表的口头指示记录,及时以书面形式报告建设单位予以承认。将他们的书面指示按年月日顺序编号存档。
(5)工程照片需有专人管理,照片都应标明拍摄的日期,最好购买带有日期的相机。将照片按工程进度整理编排。
(6)收集记录每天的气象报告和实际气候情况。
(7)整理保存工人和雇员的工资与薪金单据、材料物资购买单据,按年月日编号归档。
(8)完整的工程会计资料,人工分配表、材料购买清单、支出记账凭据、收工程款票据、帐目、财务信件。
(9)所有的图纸、修改增加图纸、计划工程进度表、人工日报表、材料设备进场报表及记帐凭证等需归类保存入档。
工程变更的原因既有发包方、承包方的原因,又有监理方设计方的主观原因,还有不可抗力的自然寄生客观原因等。
1、勘察不到位引起的变更。
主要有两种形式。一是没有进行现场地质勘察就直接进行设计,如某规划设计单位在没有进行地质勘察的情况下就对某市政道路项目进行图纸设计,图纸上既无地质勘察资料又无土石方比例,仅标示挖填土方工程量。在工程施工过程中,发现路基较软,无法按原设计方案施工,只能进行地基换填处理,变更此项施工增加造价150万元。二是没有对设计方案进行针对性勘察。如某设计单位根据地勘报告设计某桥梁为六跨预应力混凝土连续刚构桥,桥梁结构跨度为引桥(2×20)+主桥(58.8+100+58.8)+引桥(20),全长284.51米,桥宽8.5米,地勘单位事前没有对该桥设计方案桥墩基础选址做过详细勘探。施工过程中发现桥墩基础地质复杂无法施工,只能重新设计图纸,新设计方案为三跨预应力混凝土连续刚构箱梁桥(73+125+73),此项变更增加工程价款900万,且延误工期9个月。
2、设计不合理引起的变更。由于设计单位在调查收集基础资料还不够齐全的情况下便进行图纸设计,致使在项目施工过程中,发现设计方案与实际情况不符,无法施工,不得已修改工程设计,引起工程变更。如某设计单位按泄洪量25m3/秒对某人行景观桥进行设计,在桥拱施工完毕后,发现设计泄洪量远远小于实际泄洪量,致使该桥无法正常投入使用,不得不拆除再按新设计图纸重建。此项变更需要增加造价120万,且造成损失浪费98万元,延误工期3个月。
3、建设单位提高建设标准而产生的变更。在项目实施过程中建设单位擅自提高建设标准,从而出现变更工程项目、增加施工材料价格、引起施工进度变化等问题。这样做的后果使工程造价远远超过投资限额,增加政府债务。如某办公大楼装饰项目原设计为地面水泥砂浆贴600×600地板砖,外墙为银灰色乳胶漆墙面。在施工进入尾声时,建设单位要求将地面改为1000×1000地板砖,外墙面改为外挂花岗墙面 ,仅两项变更就增加工程价款12万元。
4、未按招标文件签订施工合同引起的变更。某工程在招标文件明确规定:“本工程采用固定总价合同,投标人应充分考虑市场价格风险和政策调整性风险……”。而施工合同专用条款中约定:“本工程主要材料按甲乙双方签订价格或市场价进行调整”,该条款违背了招投标文件实质性条款,违反了招投标法的规定。
5、工程量计算有误造成的变更。工程招标过程中,项目业主急于开工,对合同工程量清单没有进行认真地核对,在施工过程中发现存在丢项、漏项、工程量误差大而引起工程变更,工程造价也相应增加。
6、施工现场情况变化发生的变更。某设计单位没有充分考虑现场实际情况就进行道路图纸设计。在施工过程中,直接影响到了当地村民的出行,不得不增加涵洞;或者当地村民为了耕地灌溉方便,强行要求增设灌溉沟渠,造成工程变更,工程造价也随之增加。
工程变更一般主要有以下几个方面的原因。 (1)业主新的变更指令,对建筑的新要求。如业主有新的意图,业主修改项目计划、削减项目预算等。 (2)由于设计人员、监理方人员、承包商事先没有很好地理解业主的意图,或设计的错误,导致图纸修改。 (3)工程环境的变化,预定的工程条件不准确,要求实施方案或实施计划变更。 (4)由于产生新技术和知识,有必要改变原设计、原实施方案或实施计划,或由于业主指令及业主责任的原因造成承包商施工方案的改变。 (5)政府部门对工程新的要求,如国家计划变化、环境保护要求、城市规划变动等。 (6)由于合同实施出现问题,必须调整合同目标或修改合同条款。
工程变更的原因一般主要有业主、设计人员、监理方人员、承包商、政府部门等有关主体的原因,以及工程环境、合同实施过程中出现新的情况、产生了新技术或新知识而需要变更等。