什么情况下出口企业必须进行出口单证备案?备案的单证有哪些?

关于实行出口业务员备案登记和出口单证备案

市本级各出口企业：

为规范外贸出口经营秩序，加强出口货物退（免）税管理，防范骗取出口退税违法活动，国家税务总局在2006年1月1日起对出口企业出口货物退（免）税实行出口业务员备案登记和出口单证备案管理制度。要求出口企业最迟应在申报出口货物退（免）税后15天内，将有关货物单证在企业财务部门备案，已备案税务机关核查。备案单证由出口企业存放和保管，不得擅自损毁，保存期5年，其中外商投资企业采购国产设备，中标机电产品/出口加工区水电退税暂不用备案。
如果出口企业无法提供与文件 要求一致的单证，可提供相似的单证进行备案，单在首次备案前应向主管税务机关提出书面理由和有关单证的样式。
一、关于出口业务员备案登记制度
为了解掌握出口业务员情况，规范出口业务员行为，请各出口企业于每月退（免）税申报期内，填制《出口企业业务员备案登记表》（见附件1），随同退（免）税申报资料一并上报我处。以后业务员有增减变动情况的，均要求填报该表，如无变动，可不填报。
二、关于出口单证备案管理制度
1、出口企业应在退（免）税申报后15天内，按出口货物退（免）税申报顺序，将备案单证与退（免）税申报资料对应装订成册，并填写《市出口货物备案单证封面》和《市出口货物备案单证目录》，封面上必须加盖公章和法人签字。出口单证未备案不得办理退（免）税。

2、备案单证要求：
（1）、外贸企业购货合同：必须有购销双方的签字盖章，可用公章或合同章。生产企业收购非自产货物出口的购货合同，包括一笔购销合同下鉴定的补充合同等
（2）、出口货物明细单主要内容：①．装船人与收货人。②．信用证相关内容。包括开证行、信用证号码、开证日期和金额。③．收汇日期与收汇金额。④．汇票相关内容。包括付款人、汇票期限。⑤．贸易性质与贸易国别。⑥．装运条件。包括运输单据抬头人与通知人、运费支付情况、出口口岸与目的港、可否分批转运、装运期等。⑦．货物说明。包括标记唛头、货物名称及规格、包装、数量、价格等，⑧．结汇单证。详细列出了各类单证名称。⑨．保险单内容。如险别、保险金额、赔付地点等。开证银行（银行编号、外运编号）、经营单位（合同号、许可证号、运输方式）、收货人（出口口岸、目的港、信用证号）、提单或承运收据（金额、开证日期、收到日期、贸易性质、装运期限）、货名规格及货号、数量、单价、金额、注意事项等。
（3）、出口货物装货单。原则上应以原件备案，确实不能取得原件的，应预先要求货运公司在报关之前复印件，但复印件上必须有经办人签字声明与原件相符。
（4）、出口货物运输单据。提单上必须有承运人的签章。（包括：海运提单\航空运单\货物承运收据\邮政收据等承运人出具的货物收据)
（5）、备案单证所列购进、出口货物的品名、数量、规格、单价要与出口企业申报出口退税资料的内容一致；出口货物明细单、出口货物装货单与增值税专用发票（或增值税专用发票清单）的内容一致。

附件：1、《出口企业业务员备案登记表》

2、《出口货物备案单证汇总封面》

　　　3、国税发（2005）199号文件及附件

外贸单证备案的内容,不太清楚你说的是出口退税的单证备案，还是单证工作的备案。如果是出口退税的单证备案，主要是4份单据：出口货物明细单，提单，装箱单（场站收据），采购合同。如果是单证工作备案，一般从接手开始的文件到整票单子完毕，资料都要保存。具体资料要看你是工厂单证外贸公司单证，货代单证来区分。