企业应如何管理员工档案？

2025-03-10 13:16:22

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回答1：

员工档案管理是企业人力资源管理中的一项重要内容。每个员工都有一份完善的人事档案，通过查阅档案，可以对员工的一些个人信息有比较清楚的了解。但是，随着市场经济的不断发展，员工放弃档案，或者单位对“弃档”、“死档”不闻不问，以及企业人力资源部门不重视档案管理，劳动合同解除后用人单位扣留劳动者档案，已成为目前比较普遍的现象。企业应当不断完善员工档案管理制度，在管理过程中应当遵守法律规定。企业档案管理应遵循的原则现行的人事档案管理政策是由中共中央组织部、国家人事部发布的《流动人员人事档案管理暂行规定》 (以下简称《规定》)。根据该《规定》，企业在员工档案管理工作中应遵循以下原则：集中统一、归口管理的原则。《规定》第三条规定：“流动人员人事档案管理遵循‘集中统一、归口管理’的原则，接受同级党委组织部门、政府人事行政部门的监督和指导。”同时，《规定》明确：“流动人员人事档案管理机构为县以上党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构。其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案；严禁个人保管他人人事档案。”之所以要坚持这个原则，因为：第一。统一管理档案有利于国家统一掌握各类人才的总量、专业结构、分布情况，从而制定科学的培养、吸引、使用、规划人才的宏观调控政策。第二，只有坚持统一管理，才能维护人事档案的真实性、严肃性，在单位用人时能起到依据作用。安全、保密的原则。人事档案工作既是一项服务性工作，又是一项机要性工作。人事档案要为人才的求职择业、享受有关待遇、参与社会活动等提供服务，要为用人单位选人用人提供服务，如果没有服务性，人事档案工作就毫无意义。但人事档案工作不同于一般的服务工作，它是一项保密性工作，人事档案工作机构属于机要部门，人事档案是自然形成的，很多材料具有原始性，所以十分强调安全。公共服务的原则。在组织人事部门成立人才交流机构之前，干部人事档案一直是由组织人事部门集中统一管理的，在性质上属于公共服务。为了方便工作，经批准，一些干部人事机构健全的大型国有企事业单位可以管理属于本单位管理的人员的档案，一定层次领导人员的档案仍然要由党委组织部门或政府人事部门管理。出于深化机构改革和机关转变职能的需要，党委组织部门和政府人事部门在成立人才交流服务机构后，把流动人员档案管理这类比较具体的事务性工作委托或授权给人才交流服务机构负责，但这并未改变人事档案管理的公共服务性质。非公企业应当增强人事档案管理的意识企业人事档案是企业历史地、全面地考察、了解、管理、使用员工的一个重要依据。近几年来，随着我国现代企业制度的逐步建立，非公有企业迅速发展。由于企业性质、管理模式的不同，非公有企业人事档案管理中的矛盾和问题也越来越突出，表现在：企业管理者档案意识薄弱。由于企业与员工是“雇用”关系，员工的人事档案管理在企业管理中不受重视，往往是人员不到位、硬件设施不到位、管理制度不到位。企业管理者只重视人才的接纳，而忽视档案的接收，造成“有人无档”的现象。档案管理面临责任落实难、材料收集难、管理规范难的情况。具体表现在非公有企业在劳动用工上，无暇顾及档案工作，缺乏一套适应非公有企业自身发展的人事档案管理制度。事实上，非公有企业已经成为我国经济发展的重要组成部分，其人事档案管理工作理应和其他工作一样得到企业的重视和加强，为此，建议非公有企业应注重以下几个方面：深化认识，企业的人力资源部门应切实把企业人事档案管理工作摆上重要位置。企业人事档案管理工作，随着企业的发展，将越来越显示出它的重要地位和作用。在市场经济条件下，企业的竞争，最终还是人才的竞争。企业管理者，应自觉提高对人事档案的认识，增强依法管档意识，把人事档案管理工作作为企业重要的基础工作，规范管理。根据企业实际情况，建立健全制度，加强人事档案管理的规范性。针对非公有企业人事档案管理的特点，建立健全企业人事档案管理制度，确保档案材料信息的真实性、准确性。使人事档案不仅反映一个人的历史和过去，而且更应客观、及时地反映现实情况，配合企业的“识人”、“用人”。一个企业在日趋激烈的市场竞争中，能否构建人事档案信息网络，有效地开发利用信息资源，从一定程度上讲，决定着其竞争的成败。人才乃企业竞争之本。因此，要重视运用现代设备手段，对人事档案进行筛选、整理、加工，形成人事档案的信息精品，从而为企业决策者提供必要的、充分的、准确的个人信息资料，确保企业更合理地开发使用人才，最大限度地发挥人才的潜能。

回答2：

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活棚链动。我们的档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案培训、档案软件定制、档案智能化管理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，掘和弯各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环判闷节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

回答3：

一、积累档案，做好收集
公司档案工作实行统一领导、分级管理；按照“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”的原则开展档案管理工作。任何个人不得将公司档案据为己有或拒绝归档。档案收集工作在整个档案管理中处于一种特殊地位，通过档案的收集公司各部门各项工作和活动中产生和形成的各种门类和载体的档案分别向档案部门集中由档案部门负责统一管理。负责本部门应归档文件材料的收集、整理，确保真实准确、齐全完整、系统规范；并按规定向本单位档案部门归档移交。为单位科学地管理和有效地利用档案信息资源提供了物质基础。
二、科学立卷、做好整理
公司应对各类档案统一管理，实行部门整理（立卷），并建立全宗卷。文件材料应按时归档，重大建设项目、重大投融资项目、重要科研项目等档案管理工作应与项目同步开展。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务（非会计专业）、审计、人事劳资管理中形成的管理类文件材料应在办理完毕后次年第1季度归档，第2季度归档完毕。以“案卷”为单位整理，按照文件材料在形成和处理过程中的相互联系，科学组卷，通过对公司和部门档案全宗进行划分对档案实体进行分类、编号和排架。通过档案整理实现档案材料管理的有序化。
三、定期检查、做好保管
定期检查档案情况，发现档案破损或字迹变化，及时修补复制，确保档案的安全完整，定期开展档案数据管理和馆库设施巡查，确保馆藏档案的安全保管和设施设备的良好运转；档案库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染（“八防”）等防护功能。
档案库房应配备“八防”、空气净化、火灾自动报警、自动灭火、温湿度控制、视频监控等设施设备，并对运转情况进行定期检查、记录，及时排除隐患。通过严格的档案管理和采取相关的保护技术保护档案的完整与安全防止或减少档案的损坏延长档案的寿命维护单位的自身秘密，确保单位信息安全。
四、提高档案人员的管理意识和专业素质
从业人员具有较高的管理素质则有利于档案安全管理工作的有效落实。从管理者层面上讲，可以说，管理者对档案管理的认识和态度对档案管理工作有极大的影响：思想上，企业的管理者应高度重视档案管理，认识到档案管理工作是企业管理工作的重要组成内容，规范的档案管理能提高企业的经济效益；行动上，应从人力、财力、物力上给予档案管理全面的支持，为档案管理人员的工作创造有利的条件；
同时，企业管理者要将档案管理工作纳人企业议事日程，制定适合于本企业的档案管理制度及管理流程，并成立相应的档案管理工作小组，合理分配职责，从而规范其档案安全管理工作。

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