Excel和Word中的常见问题和应用技巧？

发错地方了……

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1、Excel文件的加密与隐藏

如果你不愿意自己的Excel文件被别人查看，那么你可以给它设置密码保护，采用在保存文件时用加密的方法就可以实现保护目的，在这里要特别注意的是，自己设定的密码一定要记住，否则自己也将被视为非法入侵者而遭拒绝进入。给文件加密的具体方法为：

A、单击“文件”菜单栏中的“保存或者（另存为）”命令后，在弹出的“保存或者（另存为）”的对话框中输入文件名；

B、再单击这个对话框中“工具”栏下的“常规选项”按钮，在弹出的“保存选项”的对话框中输入自己的密码；

这里要注意，它提供了两层保护，如果你也设置了修改权限密码的话，那么即使文件被打开也还需要输入修改权限的密码才能修改。

C、单击“确定”按钮，在弹出的密码确认窗口中重新输入一遍密码，再点击“确认”，最后点“保存” 完成文件的加密工作。当重新打开文件时就要求输入密码，如果密码不正确，文件将不能打开。

2、对单元格进行读写保护

单元格是Excel执行其强大的计算功能最基本的元素，对单元格的读写保护是Excel对数据进行安全管理的基础。对单元格的保护分为写保护和读保护两类，所谓写保护就是对单元格中输入信息加以限制，读保护是对单元格中已经存有信息的浏览和查看加以限制。

对单元格的写保护有两种方法：

A、对单元格的输入信息进行有效性检测。首先选定要进行有效性检测的单元格或单元格集合，然后从数据菜单中选择“有效数据”选项，通过设定有效条件、显示信息和错误警告，控制输入单元格的信息要符合给定的条件。

B、设定单元格的锁定属性，以保护存入单元格的内容不能被改写。可分为以下步骤：

（1）选定需要锁定的单元格或单元格集合；

（2）从格式菜单中选择“单元格”选项；

（3）在设置单元格格式的弹出菜单中选择“保护”标签，在弹出的窗口中，选中“锁定”；

（4）从工具菜单中选择“保护”选项，设置保护密码，即完成了对单元格的锁定设置。

对单元格的读保护有三种方法：

A、通过对单元格颜色的设置进行读保护。例如：将选定单元格或单元格集合的背景颜色与字体颜色同时设为白色，这样，从表面看起来单元格中好像是没有输入任何内容，用户无法直接读出单元格中所存储的信息。

B、用其他画面覆盖在需要保护的单元格之上，遮住单元格的本来面目，以达到读保护目的。例如：使用绘图工具，画一不透明矩形覆盖在单元格之上，从格式菜单中选定矩形的“锁定”选项，然后保护工作表，以保证矩形不能被随意移动。这样，用户所看到的只是矩形，而看不到单元格中所存储的内容。

C、通过设置单元格的行高和列宽，隐藏选定的单元格，然后保护工作表，使用户不能直接访问被隐藏的单元格，从而起到读保护的作用。

3、快速填充相同数据

如果你希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，那么你不必逐个单元格一个一个地输入，那样需要花费好长时间，而且还比较容易出错。我们可以通过下面的操作方法在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据，具体方法为：

A、同时选中需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻，可在按住Ctrl键的同时，点击鼠标左键，逐个选中；

B、输入要填充的某个数据。按住Ctrl键的同时，按回车键，则刚才选中的所有单元格同时填入该数据。

4、使用Excel中的“宏”功能

宏的概念，相信使用过WORD的人都会知道，她可以记录命令和过程,然后将这些命令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮上,当按下组合键时,计算机就会重复所记录的操作。在实践工作中，它可以代替经常输入大量重复而又琐碎的数据，具体宏的定义方法如下：:

A、打开工作表，在工作表中选中要进行操作的单元格；

B、用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项，并从弹出的下拉菜单中选择“宏”子菜单项，并从随后弹出的下级菜单中选择“录制新宏”命令；

C、设定好宏后，我们就可以对指定的单元格，进行各种操作，程序将自动对所进行的各方面操作记录复制。

5、连续两次选定单元格

我们有时需要在某个单元格内连续输入多个数值，以查看引用此单元格的其他单元格的效果。但每次输入一个值后按回车键，活动单元格均默认下移一个单元格，非常不便。解决此问题的一般做法是通过选择“工具”\“选项”\“编辑”，取消“按回车键后移动”选项的选定来实现在同一单元格内输入许多数值，但以后你还得将此选项选定，显得比较麻烦。其实，采用连续两次选定单元格方法就显得灵活、方便：

单击鼠标选定单元格，然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格。此时，单元格周围将出现实线框。

6、在工作表之间使用超级连接

首先须要在被引用的其他工作表中相应的部分插入书签，然后在引用工作表中插入超级链接，注意在插入超级链接时，可以先在“插入超级链接”对话框的“链接到文件或URL”设置栏中输入目标工作表的路径和名称，再在“文件中有名称的位置”设置栏中输入相应的书签名，也可以通过“浏览”方式选择。完成上述操作之后，一旦使用鼠标左键单击工作表中带有下划线的文本的任意位置，即可实现中文Excel2000在自动打开目标工作表并转到相应的位置处，这一点与WORD的使用很相似。

7、快速清除单元格的内容

首先用鼠标选定该单元格,然后按住键盘上的Delete键，此时你会发现你只是删除了单元格内容,它的格式和批注还保留着。那么如何才能彻底清除单元格呢,请看下面的两种操作步骤：

A、选定想要清除的单元格或单元格范围；

B、选择“编辑”菜单中的“清除”命令,这时显示“清除”菜单；

C、选择要清除的命令,可以选择“全部”、“格式”、“内容”或“批注”中的任一个。

8、快速修改单元格次序

在实际操作的过程中，我们有时需要快速修改单元格内容的次序。在拖放选定的一个或多个单元格至新的位置的同时，按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。具体方法如下：

A、首先用鼠标选定单元格，同时按下键盘上的Shift键；

B、接着移动鼠标指针到单元格边缘，直至出现拖放指针箭头，然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变成垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操作后，单元格间的次序即发生了变化。

9、在Excel中利用公式来设置加权平均

加权平均在财务核算和统计工作中经常用到，并不是一项很复杂的计算，关键是要理解加权平均值其实就是总量值（如金额）除以总数量得出的单位平均值，而不是简单的将各个单位值（如单价）平均后得到的那个单位值。在Excel中可设置公式解决（其实就是一个除法算式），分母是各个量值之和，分子是相应的各个数量之和，它的结果就是这些量值的加权平均值。

10、用Excel绘制函数图像

函数图像能直观地反映函数的性质，用手工方法来绘制函数图像效果不太好，而用Excel绘制函数图像非常简便，所作图像非常标准、漂亮，具体方法如下：

A、首先打开电子表格的操作窗口，然后用鼠标选择菜单栏中的“新建”命令，这时屏幕上会出现一个空白的电子表格；

B、然后在A列的A1格输入“X=”，表明这是自变量，再在A列的A2及以后的格内逐次从小到大输入自变量的各个值；实际输入的时候，通常应用等差数列输入法，先输入前三个值，定出自变量中数与数的距离，然后点击A2格，按住鼠标拖到A4格选中这三项，使这三项变成一个黑色矩形，再用鼠标指向这黑色矩形的右下角的小方块，当光标变成“＋”后，按住鼠标拖动光标到适当的位置，就完成自变量的输入；

C、接着在B列的B1格输入函数式y=f（x）的一般函数表达式，如y=1/x；也可在点击工具栏上的函数图标“fx”后，在出现的不同函数列表的选项中选择需要的一种；输入结束后，点击函数输入对话框旁的勾号，B2格内马上得出了计算的结果。这时，再选中B2格，让光标指向B2矩形右下角的方框，当光标变成“＋”时按住光标沿B列拖动到适当的位置即完成函数值的计算。注意一定要把该函数中自变量x的位置输入前面A列自变量的绝对位置A2格，这样下面计算的时候才会对不同的自变量进行计算；

D、最后点击工具栏上的“图表向导”图标，在出现的各种图表格式图标中选择“X，Y散点图”，然后在出现的“X，Y散点图”类型中选择“无数据点平滑线散点图”；这时，可按住鼠标察看即将绘好的函数图像。另外，对于自变量仅为正值的函数，也可用“图表向导”中的“折线图”格式绘制

第一就是要打开页面操作，如果是一般的撰写文档的话就可以直接在上面输入信息即可。
第二就是在书写过程中碰到的问题
1、纠错，如果写错了直接按BACKSPACE键即可去掉。
2、如果想下一行就直接按ENTEA键即可。
3、排版的话就可以直接按住空格键直到达到自己的效果即可
4、保存的话直接在文档的左上方文件表格第二行第三个标志点击即可保存
5、保存的路径，当点击打开保存的路径会弹出来一个对话框，只要在对话框里找到我的电脑，然后看一下是想保存哪一个盘即可。
二、一下是只要懂了以后，将来就可以用的到的地方，
1. 减少设置格式的时间，将主要精力集中于撰写文档。Office Fluent 用户界面可在需要时提供相应的工具，使可轻松快速地设置文档的格式。现在，您可以在 Office Word 2007 中找到适当的功能来更有效地传达文档中的信息。使用“快速样式”和“文档主题”，您可以快速更改整个文档中文本、表格和图形的外观，使之符合您喜欢的样式或配色方案。
2. 借助 SmartArt 图示和新的制图工具更有效地传达信息。新的 SmartArt 图示和新的制图引擎可以帮助您使用三维形状、透明度、投影以及其他效果创建外观精美的内容
3. 使用构建基块快速构建文档。Office Word 2007 中的构建基块可用于通过常用的或预定义的内容（如免责声明文本、重要引述、提要栏、封面以及其他类型的内容）构建文档。这样就可以避免花费不必要的时间在各文档间重新创建或复制粘贴这些内容；还有助于确保在组织内创建的所有文档的一致性。
4. 直接从 Office Word 2007 另存为 PDF 或 XPS。Office Word 2007 提供了与他人共享文档的功能。无需增加第三方工具，就可以将 Word 文档转换为可移植文档格式 (PDF) 或 XML 文件规范 (XPS) 格式，从而有助于确保与使用任何平台的用户进行广泛交流。1
5. 直接从 Office Word 2007 中发布和维护博客。现在，您可以直接从 Office Word 2007 发布博客。您可以将 Office Word 2007 配置为直接链接到您的博客网站，使用丰富的 Word 体验来创建包含图像、表格和高级文本格式设置功能的博客。
6. 使用 Office Word 2007 和 Microsoft Office SharePoint Server 2007 控制文档审阅过程。通过 Office SharePoint Server 2007 中内置的工作流服务，您可以在 Office Word 2007 中启动和跟踪文档的审阅和批准过程，帮助加速整个组织的审阅周期，而无需强制用户学习新工具。
7. 将文档与业务信息连接。使用新的文档控件和数据绑定创建动态智能文档，这种文档可以通过连接到后端系统进行自我更新。组织可以利用新的 XML 集成功能来部署智能模板，以协助用户创建高度结构化的文档。
8. 删除文档中的修订、批注和隐藏文本。使用文档检查器检测并删除不需要的批注、隐藏文本或个人身份信息，以帮助确保在发布文档时不会泄露敏感信息。
9. 使用三窗格审阅面板比较和合并文档。使用 Office Word 2007 可以轻松地找出对文档所做的更改。它通过一个新的三窗格审阅面板来帮助您查看文档的两个版本，并清楚地标出删除、插入和移动的文本。
10. 减小文件大小并提高恢复受损文件的能力。新的 Ecma Office Open XML 格式可使文件大小显著减小，同时可提高恢复受损文件的能力。