格式状态即报表格式设计工作，在此状态下进行有关格式的设计操作，如表尺寸、行高、列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字及定义报表的单元公式、审核公式及舍位平衡公式。此状态下只能看到报表的格式，并且不能进行数据的录入、计算等操作。
数据状态即报表数据处理工作，在此状态下可输入数据的录入、增加或删除表页、审核舍位平衡、制作图形、汇总、合并报表等。可以看到报表的全部内容包括数据及格式，但不能对报表的格式进行修改。
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