国家行政机关公文格式
GB/T 9704-1999
前 言
本标准根据国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》的有关规定对GB/T 9704－1988进行修订。
本标准相对GB/T 9704－1988作如下修订：
（1）将原标准名称《国家机关公文格式》改为《国家行政机关公文格式》；
（2）删去原标准中的引言部分；
（3）删去原标准中与公文格式规定无关的一些叙述性解释；
（4）对公文用纸的幅面尺寸作了较大调整，将国际标准A4型纸作为用纸纸型；删去国内16开型纸张的相应说明；
（5）对公文用纸的页边尺寸作了较大的调整；
（6）不设各标识域，而按公文眉首、主体和版记三部分各要素的顺序依次进行说明； （7）增加了公文用纸的主要技术指标；
（8）增加了印刷和装订要求；
（9）增加了每页正文行数和每行字数以及各种要素标识的字体和字号；
（10）增加了主要公文式样。
本标准中所用公文用语与《国家行政机关公文处理办法》中的用语一致。
本标准为第一次修订。
本标准由国务院办公厅提出。
本标准起草单位：中国标准研究中心、国务院办公厅秘书局。
本标准主要起草人：孟辛卯、房 庆、李志祥、刘碧松、范一乔、张荣静、李颖。
1 范围
本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印刷要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。
本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定执行。
2 引用标准
下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB 148－1977 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸
3定义
本标准采用下列定义。
3.1 字 Word 标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。
3.2 行 line 标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行。
4 公文用纸主要技术指标
公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2~80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85％~90％，横向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值为7.5~9.5。
5 公文用纸幅面及版面尺寸
5.1 公文用纸幅面尺寸
公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm，尺寸的允许偏差见GB/T 148。
5.2 公文页边与版心尺寸 公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm 公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm 版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）
6 公文中图文的颜色
未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。
7 排版规格与印制装订要求
7.1 排版规格
正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。
7.2 制版要求
版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。
7.3 印刷要求
双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色没墨应达到色谱所标Y80％，M80％。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。
7.4 装订要求
公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm~5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90°，无毛茬或缺损。
8 公文中各要素标识规则
本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
8.1 眉首
8.1.1 公文份数序号。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。
8.1.2 秘密等级和保密期限。如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
8.1.3 紧急程度。如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
8.1.4 发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
8.1.5 发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
8.1.6 签发人。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。
8.2 主体
8.2.1 公文标题。红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
8.2.2 主送机关。标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。
8.2.3 公文正文。主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。
8.2.4 附件。公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件（或带序号）。
8.2.5 成文时间。用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”；成文时间的标识位置见8.2.6。
8.2.6 公文生效标识
8.2.6.1 单一发文印章
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm~4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。
当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；
当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。
8.2.6.2 联合行文印章
当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章之间不相交或相切，相距不超过3mm。
当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
8.2.6.3 特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
8.2.7 附注。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2号字加圆括号标识在成文时间下一行。
8.3 版记
8.3.1 主题词。主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。
8.3.2 抄送。公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。
8.3.3 印发机关和印发时间。位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文复印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
8.3.4 版记中的反线。版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。
8.3.5 版记的位置。版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。
9 页码
用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距离版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。
10 公文中表格
公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）就为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。
11 公文的特定格式
11.1 信函式格式
发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。发文机关名称及双线均印红色。两线之间各要素的标识方法从本标准相应要素说明。
函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。
公函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期等。
①标题 一般由发文机关、事由、文种或者事由、文种组成。一般发函为《关于**（事由）的函》；复函为《关于**（答复事项）的复函》。
②正文 一般包括三层：简要介绍背景情况；商洽、询问、答复的事项和问题；希望和要求，如："务希研究承复"，敬请大力支持为盼"等。
11.2 命令格式
命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识标识令号；令号下空2行标识正文；正文下一行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下一行右空2字标识成文时间。分送机关标识方法同抄送机关。其他要素从本标准相关要素说明。
11.3 会议纪要格式
会议纪要标识由“×××××会议纪要”组成。其标识位置同8.1.4，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准相关要素说明。
国家质量技术监督局1999－12－27批准发布，2000－01－01实施。
浅谈机关公文格式中常见的问题及对策
公文格式规范化，是办公自动化的客观要求，也是充分发挥公文作用，维护公文严肃性和权威性的必要条件。国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》对行政机关的公文格式规定了十分严格的标准，但在公文处理的实际工作中，仍然存在许多不规范的现象和问题。本文结合工作实际，针对实际工作中公文格式常出现的不规范现象进行了归纳分析，浅谈几点相应的对策。
一、关于公文要素
一般来讲，一份完整的公文都是由“眉首、主体、版记”三部分组成。置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首。眉首主要包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人几个要素。置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体。主体主要包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章几个要素。置于主题词以下的各要素统称版记。版记主要包括主题词、抄送、发文机关、印发时间、印制份数和页码几个要素。
二、关于不规范现象
（一）公文标题不规范
公文标题由发文机关名称、公文主题和文种组成。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。不规范的做法表现为：一是标题中未标明发文机关；二是滥用符号。标题中使用了多种标点符号，较多的是使用逗号、顿号和书名号等。公文标题中除法规、规章名称加书名号，特定称谓加引号外，一般不用标点符号。公文标题可分一行或多行居中排列。回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
（二）结构层次序数使用不规范
公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。具体设置多少个层次序数，要视文件的内容和篇幅来定。一般来讲，第一、二、三、四、……层次序数依次标识为：“一、”、“（一)”、 “1．”、“(1)”、……。一般来讲，层次序数不得跳级使用。
年份一般不能用缩写。如：2010年不应缩写为“一○年”或“10年”。 如年份用中文形式表示，如“二○一○年十月”，则中间的“○”不能写成 “0”、 “o”或“零”， 应该在电脑“插入”栏里“特殊符号”中选择 “○”。“十月”中的“十”不能写成“10”，而应写成“十”。
（三）标点符号使用不规范
标点符号是辅助文字记录语言的符号，是书面语的有机组成部分，用来表示停顿、语气以及词语的性质和作用，文字材料中的序号、标点符号应正确使用。否则，所表现出的语气、词语性质和作用就会走样。
1.“第一、”、“第二、”或“首先、”、“其次、”等用顿号不规范，应该用逗号。
2.“一，”、“二，”、“三，”等用逗号不规范，应该用顿号；“1”、“2”、“3”和“A”、“B”、“C”后面用 “．”，不得使用“、”或“，”。
3.在用“一是”、“二是”、“三是”表示顺序或在“一方面”、“另一方面”之后，可以分别用逗号，也可以不用标点符号，直接连接下文。
4.序号如加括号，如：（一）（二）（三）（四）和⑴ ⑵ ⑶ ⑷，后面不再使用任何标点符号。例如：“（一）、”、“（一），”、“（一）．”等均属不规范用法。
5.有时在上述层次序数中需要加入“第一”、“第二”、……或者 “首先”、“其次”……,此时其后面一律使用“、”，不得使用“、”或者“．”。
6.冒号占一个字的位置，居左偏下（：），不得使用数学中的比例号（∶）。
（四）成文日期标识不规范
常出现的问题：一是标注位置太低或太高，以至于印章距正文太远或盖压正文；二是把拟文日期作为成文日期；三是把修改日期或送签日期作为成文日期；四是联合行文主办机关签发日期作为成文日期。
（五）印章加盖不规范
印章是公文制发机关对公文负责的凭证，必须规范使用。但常出现不规范现象：一是印章加盖不符合要求，有的歪斜，有的盖在正文上；二是印章未居中下压成文时间，盖印距正文太远。印章正确的加盖位置：印章上弧距正文2mm¬—4mm。
（六）公文的排版规格、字体及字号的使用不规范
常见的公文纸张一般采用标准的A4型或通用的16开型。对于字体及字号的使用，有的选择宋体小三号，有的选择楷体三号。公文的排版规格、字体及字号规范的做法是：
1.公文正文用一般每面排22行，每行排28个字。用3号仿宋字。
2.发文字号和“签发人”用3号仿宋字。“签发人”冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
3.主送机关、正文、附件、作者、日期一般采用3号仿宋体。
4.主标题(又称一级标题)为2号宋体加粗。
5.二级标题为3号黑体。值得注意的是：在属下还有两级以上标题的情况下，二级标题应该加粗；在属下只有一级标题的情况下则可不加粗。
6.三级标题为3号仿宋加粗。值得注意的是：在属下还有一级以上标题的情况下，则本级改为“3号楷体加粗”； 在属下没有标题的情况下，则用“3号仿宋加粗”。
（七）附件标注不规范
公文如有附件，在正文下空1行左空2字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.××××”）。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。附件的序号和名称前后标识必须一致。
不规范做法主要表现在：一是附件和正文间隔或大或小。二是把被批转、转发、印发和发布的内容，作为附件处理。三是附件说明与附件的标题不一致，有的附件标题缩写。四是附件说明的顺序与附件的顺序不一致，有的附件的序号使用汉语数字标识，附件名称后加标点符号。五是附件跟附注区分不清，在印发文件时不管是附件还是附注全当作附件，导致关系的确认错误。
（八）抄送机关标识域不规范
抄送机关是指除主送机关之外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称，不得将主送机关再标识到抄送机关栏。抄送机关在主题词下1行，左右各空1字，标识“抄送”后标全角冒号；抄送机关依上级机关、平行机关、下级机关次序排列，抄送机关间用逗号隔开，在最后一个抄送机关后标句号。抄送机关标识域用来标识除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。但有些机关公文已主送上级机关，又同时抄送该部门的领导。在抄送标识域内常出现“抄报”，顶格标识“抄送”，回行时与“抄送”对齐，最后一个名称后不加句号等不规范问题。
三、关于公文的行文原则
按行文方向划分，公文可分为上行文、下行文和平行文。“行文应当确有必要，注重效用。”是行文的基本原则，也是行文的出发点。确定行文一定要首先明确行文的目的和作用，要有的放矢，有针对性，使发出的公文产生预期的效用。改变那种“发文越多、文件的规格越高、工作就越重视”的误区，根据实际需要确定是否行文。行文的必要性是上行文、平行文、下行文都必须遵循的原则。上行文中，如果要制发请求解决问题的文件，要研究问题的本身是不是属于上级应当解决的；还要研究解决这个问题的可行性。制发平行文件，要注意明确职权，防止推诿扯皮。对下行文，一定要符合实际，有针对性。
四、关于公文不规范现象产生的原因与对策
（一）影响公文不规范的原因
1.思想认识不到位。一是公文办理人员对公文格式重要性的认识不够。二是公文处理人员在办理公文过程中责任心不强。
2.公文审核把关不严。公文处理程序不规范，未建立健全公文处理规章制度和规范化管理程序，特别是审核把关制度不够完善，致使公文制作不规范。实际工作中，各部门在制作公文时，由于忙于事务，常常忽视对公文格式的审核把关，在公文盖章时，办公室工作人员也没有认真审核，导致公文中出现不规范的问题。
3. 对公文格式要求掌握不够。目前，多数单位公文处理人员都未经过系统的培训和学习，对公文格式及公文处理要求掌握熟悉程度不够，在实践中，运用比较模糊。
（二）规范公文格式的对策
一是加强学习，提高认识。规范公文格式，防止格式的随意性，维护其规范的体式，对于进一步提高公文的处理水平，推动机关正常工作的开展，有着十分重要的意义。局机关各股室、各部门工作人员要要在思想上重视公文格式规范化工作，进一步加强学习、提高认识，增强做好公文格式规范化工作的自觉性。
二是健全制度，规范办文程序。建立行之有效的管理制度，是保证公文格式规范化的一个重要措施。在公文处理的各个环节都要把好关，从公文的拟稿、审核、签发、编号、校对、印制等都必须建立严格的制度和规范，明确各环节的权限和责任。要有严格的公文处理流程，实现公文处理工作的规范化、制度化和科学化。
三是加强学习，提高干部素质。全面提高干部素质是规范公文格式的一项基础性建设。要不断加强干部自身建设，注重理论学习，刻苦钻研，努力提高干部业务水平和工作能力，从事公文办理的人员要抱着高度负责的态度和精益求精的精神，增强事业心和责任感。
四是加强督查，保证公文质量。严格按照规定和要求，加强对公文格式规范化的管理和指导，制定严格的办文程序，在公文处理过程中强化审核监督，做到多级审核，层层把关。同时，要定期组织业务培训和学习交流，学习并借鉴好的经验和做法，开展研讨交流活动，不断提高公文处理人员的思想素质和业务水平。
那个部门，去那个部门办事
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