几个方面来着手:
一:建立内部的信息共享机制:从你的描述来看,我估计你们存在一个内部信息不对称的情况,销售部门不能及时了解生产部门的实际生产能力和排产情况。
我想你们应该会有一个生产计划部门,没有部门的话也应该有相应的岗位;应该制定好生产计划,每次有订单下来,就应该及时的对生产计划进行补充或者修订;
这个生产计划最好是能详细一些,包含了整个生产流程的各个关键节点,比如下单的时间,原材料到位的时间,生产完成的时间,检验、包装等的时间、最后的出货时间;做个EXCEL表就可以比较清晰的体现出来目前工厂的产能和业务订单情况;
这个计划表可以定期的更新并共享给业务部门,让他们也了解目前工厂的产能;
当然,作为业务部门应该很清晰的知道最少的生产周期是多长时间,也有义务主动的了解目前的产能利用情况。
二、如果可能话,业务合同要经过生产副总确认以后才能签署,这样的话可以保证订单不会让生产部门无所适从;当然这样可能会引起业务部门的不满意;
但是从实际结果上看,无论是生产部门还是业务部门,他们的收入都是和业绩相关的,这个方向上二者的利益是一致的。
三、对业务流程进行优化,对于多数的生产企业来说,都存在着流程优化的空间,当然这个问题说起来就会比较复杂了,可以去看一些相关的书,我可以推荐2本,《精益思想》和《目标》(高德拉特些的那个),2本书的思想上有些不同,不过都不错。
如果企业的规模够大的话可以向相关公司咨询建立ERP系统,如果企业的规模较小,那就从制度上完善,建立相关责任人的奖惩制度,重新建立业务员的绩效考评和薪酬评价制度。
像你这样的企业不可能只有你一家吧,他们的交货期市多少呢?你应该把生产部和销售部叫到一起开会,结合市场上大家普遍的交货期约定一个两部门都能接受的交货期,既然其他企业都能以一个普通的交货期来拉到顾客,你们企业为什么一定要以缩短交货期来拉到客呢,这体现了你们业务员的水平不足。现阶段你们先定出一个标准的交货期,然后先减少客户。把现有的客户的货全部供应上。然后再扩大顾客量,以后就以这个标准交货期来实施,不得随意改变。