外贸制单的基本要求是什么?详细一些,谢谢

2024-12-16 14:04:05
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  制单是进出口人按信用证、合同和其他有关要求,并根据货物的实际交易数量及运输情况,缮制各种单据的工作过程。
  一 、单证一致
  单证一致,即要求信用证的条款必须在单据上体现,信用证的要求必须在单据上已经照办。
  (一)开证行开证后信用证条款没有修改,则应按信用证条款制单。其内容包括:
  ( 1) 同一商品品名,不同信用证会有不同的翻译方法,制单时须按信用证的规定填写。
  对信用证规定的商品品名制单时应全文照写,不应随意增加或删减字符(尤其是在制发票时,名称应严格相符)。
  在包装规格上,不可随意折算改称。
  卖方出具的各种单据的名称、份数、出证机关、特殊语句等均应与信用证一致。
  (二)开证行开证后,若对信用证主要条款做了多次修改,须将原证规定与后来的修改作为制单的依据,特别是对在原证描写基础上补充修改的情形,应仔细分辨有关条款的完整规定。
  (三) 制单时应注意来证中对单据与货物有无特殊的规定。
  二 、单单一致
  单单一致,即各种单据之间必须相互一致,不能彼此矛盾。
  (一) 各种单据签发日期应保持合理, 符合逻辑性及国际惯例。
  1.汇票是根据发票开立的,所以汇票日期应等于或晚于发票日期,且不能先于提单日期,以符合先发货后收款的一般交易原则。
  2.商业发票的日期一般可早于、等于或晚于提单日期,但必须在交单日期内。海关发票的签发日期不应迟于提单日期;形式发票日期应先于装运日期;领事发票的日期不得迟于汇票和提单日期,以满足其提出办理进口手续或出口报价的需要。
  3.提单日期不得迟于信用证装运期,也不得早于规定的最早装运期。
  4.保险单日期一般应早于或等于提单日期。
  5.装箱单、重量单日期应等于或略迟于发票日期,但不得早于发票日期。
  6.一般产地证日期不应迟于提单日期,普惠制产地证书号码和日期须按正式商业发票填写,签证当局签署日期和出口商签署日期不得早于发票日期。
  7.为确定货物经检验合格后才装船,商检证书日期不应晚于提单日期,但也不能过分早于提单。
  8.出口许可证日期应早于或等于提单日期。
  9.受益人证明或声明往往在装船后出具。因此,其日期应等于或晚于提单日期。
  10.船公司证明证实船籍、船龄、航程的日期应早于或等于提单日期;运费收据日期也应早于或等于提单日期。
  (二)出口单据的缮制一般以发票为基础展开。海关发票、产地证、投保单及相关需要的托运单、报关单等单证一般是按发票内容缮制的。各单据的填制内容除提单用概括性的商品统称外,须在措词和用语方面保持一致。
  三、单货一致
  单货一致,即指单据上记载的内容应与实际货物内容一致。虽然信用证业务是单据业务,银行仅凭单据付款,而不管货物的实际交付情况,但信用证是依据买卖合同开立的,单货不一致,则极易造成所交货物与合同不相符合,从而导致违约情况的发生。另一方面,单货不一致也会在报关、检验时遇到麻烦。
  四、及时缮制单据
  制单工作具有很强的时间性。及时性包含两方面含义:
  (一)各种单据的出单日期应及时、合理。每一种单据都有一个适当、合理的签发日期。例如,海运提单的签发日期通常就是装运日期,这个日期不能迟于信用证规定的装运期。而按国际惯例,保险单、检验检疫证书的签发日期则不能晚于提单签发日期。采用FOB或CFR贸易术语成交,应在装船时或装船完毕后立即发送装运通知。
  (二)全套单据的交单日期应及时。在信用证支付方式下,一般都规定有装运后限制交单议付日期。若未规定,按《UCP500》的规定,最多不得迟于装运后21天交单。
  五、出口单据工作程序
  (一)核算。在制单前,须将单证中很多需要计算的数据,如货物的尺码、毛重、净重、发票的单价、总价、中间商的佣金等等,逐项认真加以核算。
  (二)备单。根据信用证要求把本批出口货物所需要各种空白单据,按需要的份数逐一配妥备用,既可以防止某一单据的漏制,又能提高制单工作效率。
  (三)制单。完成了上述工作以后,即可以着手制单。制单一般可先从发票和装箱单开始,因为发票记载的内容比较全面,它是一切单证的中心。发票制妥后,就可以参照发票的内容缮制其他单证。
  (四)审单。单据制妥后,要求制单人员自审一遍,如有差错立即更正,以保证迅速有效地向银行交单。
  六、单据的自审
  (一)审单的目的。确保“安全、及时收汇”。
  (二)审单的依据。在信用证方式下,依据是信用证条款。在托收方式下,依据是买卖合同。
  (三)审单的要求。审单不是简单的文字核对,要从安全收汇和整个合同的全面履行出发,即要考虑单证本身的正确性,又要涉及单证更改过程中涉及到的一系列具体问题。审单的基本要求为:
  (1)单据齐全。
  (2)各种单据份数符合合同和信用证要求,内容和签章完整。
  (3)各种单据的名称和内容与信用证相符。
  (4)各种单据之间内容相互一致。
  (5)各种单证的签发日期没有矛盾。
  (四) 审单的方法。
  外贸单位制单后,向银行交单前,为保证一次成功议付,应先行审单。审单时应将审单记录表、全套单据、信用证从右向左放置在案桌上,中间的单据按汇票、商业发票、保险单、提单从上至下依次排好。
  为取得事半功倍的效果,审单时常采用纵横审计法:即先将信用证(包括修改条款)从头到尾阅读一遍,每涉及一种单据,立即与那一种单据核对,以达到单证一致(横审)。审完的单据反转放置在桌子中间未审单据前面,待全套单据审完,未被审完的单据即为多余的单据予以剔除。横审完毕后,再以发票为中心,与其他单据挨个核对,特别注意各单据签发日期的合理性及共有项目的一致性,确保“单单一致”(纵审)。审核过程中,每发现一个不符点,应立即记录在审单记录表上,并在记录文字后面写上“改”、“加”、“补”等字。待改妥单据后,在这些字上画圈表示不再有此不符点。当全部字画圈后,单据全部改妥相符,就可以交单议付了。

  制单过程中需要注意的事项:
  举个例子,如下:

  .场地号若为宁波海关报关寻宁波海关“在输单结束后保存单子后会产生宁波关区的报关单号码014xxxxxx,若为北仑海关报关报就寻北仑海关”(默认值),保存单子后会产生北仑关区的报关单号码044xxxxxx.
  2.申报编号在输单的时候是不用输入的,报关号会在保存后产生,只有在修改或调用以前的单子时才输入号码,回车后会跳出该单的信息。
  3.备案号是输手册号码或免表号码的,输入后会跳出手册信息。
  4.出口口岸不论是哪里报关,只要是从北仑口岸出口的就输“北仑”(3104)。
  5.合同号出口通常不用输入合同号,只有当输入手册等单子时,计算机自动跳出的合同号可以不加修改,让其保留。
  6.出口日期不用输入。
  7.申报日期不用输入,计算机会自动产生。
  8.经营单位输入出口单位的10位数编码,若10位数编码没有,也可以输入中文,但要绝对准确,不然在其后的方框内不能跳出10位数编码。
  9.提运单号输入提单号码,要仔细,因为计算机是不会校对提单号的,字母数字又长,报关员校对时也较难对出。
  10.发货单位通常和经营单位一样,可以跳过(因为在输10位数编码的时候,它会一同跳出),当货主有明确指明时输货主指定的单位名称。
  11.货源地会根据发货单位的10位数编码自动跳,如果是在浙江省内的,可以不改,如果是在浙江省外的,输浙江其他(33909),或者货主有明确指明的按货主要求输。
  12.运输工具输江海运输(2)
  13.船名航次输三联单上的船名,通常没有空格,/用来区分船名和航次,航次通常没有V.这个在货主制作的报关单上出现时,通常表示航次(Vessle)的缩写。输完后回车,不要多按,只按一下,看计算机是否会跳过。若跳过了,说明输入的信息没问题,若计算机提示船名航次错,要仔细检查是否输错,如果确实按三联单上的一样但还跳不过,也是有可能的(计算机内还没有该船的信息),在拉出后的报关单上注一笔以提示报关员。
  14.申报单位输我司代码。
  15.贸易方式一般贸易(110),其他的贸易方式通常是按手册等计算机会自动跳出,不用修改,跳过就行了。
  16.指运港输目的港,如果目的港跳不出(说明不是法定港口),输入该港口所在的国家代码。不确定是否为法定港口或国家时可以在输单网站首页上查询。