如何做协会秘书长

秘书长是由社团理事会选举产生的，处在社团工作中的关键地位，社团作用的发挥、活动的好坏、形象的树立，在一定程度上与秘书长的工作分不开。秘书长一职的设立不是为照顾情绪，也不是主管单位、挂靠单位安置、分流多余人员的场所，它是一个实实在在做事的职位，在社团中具有举足轻重的地位和作用，有人把秘书长比作部队的参谋长，这只说对了三分之一，从社团实践看，他还应是政治部主任和后勤部长，是三职合一。社团赋予秘书长职责，秘书长应有怎样的权力，关系到秘书长正确履职，合法合理用权，放开手脚开展工作。

主持、管理办理机构，办事机构是直属于社团的具体工作部门。因社团与其成员之间是一种双向选择的关系，成员分散，这使得社团要设立秘书处、财务部、联络部、宣传部、培训部等办事机构，处理社团日常事务。秘书长要管理好这些部门，指导、监督部门负责人有效开展工作，为部门运转创造条件，运用奖励手段激励全体工作人员服务会员、服务社会。通过秘书长的努力，办事机构作为一台机器的各个部件，应是分工明确，配合协调，运转有序，是不可缺少的子系统，秘书长管理办事机构的目标应该是：高效、精干、实用、协作。

负责处理日常事务工作。社团的重大事项由代表大会、理事会、常务理事会决定，会后的贯彻落实和闭会期间的日常事务工作就由秘书长组织实施。秘书长既要参与决策，更是一个实干家，对内对外事务均由秘书长承担。业务主管单位、登记管理机关也主要通过秘书长了解社团的工作，掌握社团动向。秘书长工作繁忙程序由此可见，所以秘书长必须由专职人员来承担，非此社团难以有出色的业绩。

提名副秘书长、其他机构主要负责人。副秘书长是秘书长的助手，协助秘书长工作，社团办事机构、分支机构、实体的负责人都是社团的业务骨干，承担一定的职责，负责某项工作。这些人员选择的如何，对社团工作效率和开拓发展至关重要。秘书长选择、提名这些负责人要搞五湖四海，出以公心，认真考察，知人善任，用其所长，使每个人在最佳位置上发挥作用。

协调分支机构、实体机构开展工作。分支机构是隶属社团的分科性组织，实体机构是社团出资举办的经济组织和非营利组织。社团要扩大业务，筹集经费，设立上述组织机构就势在必行。这些机构是以社团的存在为基础，为社团活动提供服务，尤其是分支机构不能独立在社会上开展活动，必须无条件隶属于社团。秘书长要与这些机构发生密切关系，关注他们的工作，了解负责人的表现，协调他们之间的关系，为他们开展工作创造条件，如经费的支持，活动的安排，任务的下达，都需要秘书长做大量的工作。

聘用办事机构工作人员，决定其负责人。社团办事机构需要一些工作人员来承担具体业务，如文秘人员、会计、出纳、驾驶员等，由秘书长物色人选，签订用人合同，选聘优秀分子上岗，开展思想教育，业务培训，提高他们的素质，公正评价其表现，大胆提拔，晋升其中的佼佼者。如果这些工作人员是专职的，还要向民政部门申请社团编制，解决他们的“名分”问题，他们的工资、保险和福利待遇，参照事业单位的有关规定执行。通过对秘书长工作职责的明确，体现了秘书长作为社团运行的“磨心”作用，秘书长对内担负社团内部事务组织落实、管理，对外进行联系、交往，处于社团“中枢地位”，是社团里里外外一把手，名符其实的总管。实践上述工作，仅由秘书长一人唱“独角戏”是不行的，要由若干副秘书长协助完成，通过分工合作，支持秘书长履好职，管好家，使社团运行机制通畅、高效。

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做协会秘书长要做好组织指责与核心作用、综合指责与协调作用、服务职责与示范作用。还要具备较好的政治素质、业务素质、个人修养。

（一）组织职责与核心作用。组织职责体现在：日常工作、年度工作计划的组织、实施、落实与目标的实现；内部机构与分支实体机构的力量组合；办事机构及各部门的组织发展，包括人员配备、业务开拓、组织建设诸方面。核心作用体现在：对全局要心中有数，有思路并有能力组织各方力量推进协会工作不断发展，其核心作用的发挥直接影响到协会工作的质量与水平。

（二）综合职责与协调作用。综合职责体现在：要善于处理好五个方面的工作关系，即一是组织办事机构实施工作与年度计划要对理事会负责，处理好与理事长及理事会的关系。二是组织实施日常工作中要处理好办事机构内部各方面的关系。三是组织处理好与各分支机构、代管机构与实体机构之间的工作关系。四是处理好协会与上级、相关部门之间的工作关系以及社会各方面的关系。五是处理好与各会员单位及会员的关系。

（三）服务职责与示范作用。服务职责主要体现在：一是当好参谋。在组织实施工作中不能仅作执行者，更要善于不断提出建设性的意见与建议，为理事长、理事会当好参谋，以不断改进工作，提高水平。二是当好助手。秘书长组织办事机构工作要对理事会负责，也要对理事长负责，要当好理事长的助手，要经常汇报沟通，听取理事长们的意见，并汇总提练，合理部分要付诸实施，一定要摆正和处理好与理事长和各位副理事长之间的关系，发挥集体的作用。三是当好服务员。秘书长就是最好的服务员，了解情况，关系面广，为各分支机构、为会员、为上级机关、相关部门等提供信息等最便捷。所以，不要把自己当领导，要不辞辛苦，心甘情愿地为各方面履行好服务。

示范作用体现在：对外展示协会的良好形象，对内起到模范带头作用，以自己诚信服务的言行和业绩，引领团队不断提升服务力。