如何加强办公室电子档案和纸质档案的管理

如何加强办公室电子档案和纸质档案的管理
档案电子档案与传统档案管理工作现状，可知其中存在着一定的问题：
（1）档案管理工作流程有待进一步的优化与规范；
（2）档案管理人员专业水平有待提高，电子档案与传统档案管理工作创新性任重道远。同时，由于实际工作中档案管理机制不完善，加上其它因素的干扰，可能会造成档案流失或者档案信息保存不完整现象的出现；
（3）传统档案受到当前发展形势的影响，自身的应用范围受到了一定的制约，即纸质档案管理工作面临着较大的挑战。相对而言，电子档案由于受到计算机网络及各类信息技术的支持，实际的应用范围正在扩大。与此同时，为了更好的加深对传统档案与电子档案的深入理解，应了解二者的相关特征。传统档案的特征为：易识别、存储形式直观，但在长时间的保存中可能会丢失或者损害；电子档案的特征为：档案信息保存工作效率高、管理成本低、档案利用时可共享、对保存场地的面积要求低等。
电子档案与传统纸质档案在管理中的区别
归档方式方面有所差异
结合电子档案与传统纸质档案的特征及实际的应用概况，可知二者在归档方式方面有所差异。具体表现在：电子档案管理中由于采用了可靠的电子编码技术，能够进行快速的修改，且不会留下痕迹，其载体并不固定。实际操作中若采用了一些原始凭证的关键信息，可对档案进行修改。因此，电子档案归档中应注重数字签名、信息认证、身份认证及保密机制等技术措施的合理运用，确保文件在保存与处理的过程中不会出错，增强电子文件的真实可靠性，确保电子档案的法律凭证地位不受影响；相对而言，传统纸质档案归档方式较为简单。通过相关部门出具的证明，可对既有的档案材料进行修改，修改的过程中由于其为纸制品，缺乏严格的验证程序，材料的保密性要求并不高。
归档时间不同
当文件办理完成后，电子档案可随时进行归档，或在一定的时间内进行统一归档，文件形成后可在计算机网络及信息技术的支持下传送给档案部门，并需要通过电子数码签名的方式进行身份认证，最终由档案管理工作人员进行登记。在管理电子档案的过程中，需要进行访问限制，确保档案资源的高效利用。在这样的档案管理工作模式下，确保了档案的高效归档及完整性，避免了档案流失；传统纸质档案管理工作中需要相关部门进行统一整理，并定期对所有档案进行更新整理，管理中的流程性突出。
保管方式及分类、编目等方面的不同
电子档案与传统纸质档案在保管方式方面的区别有：电子档案中保存文件的可读性易受到文件载体、新存贮介质的影响，需要在计算机网络及信息技术的支持下进行操作完成。同时，档案部门接收到电子文件后应进行格式转换，确保电子档案的统一保存；传统纸质档案保管中需要对纸制品材料进行存储，管理中占用一定的空间，并需要严格控制存储环境，实际的管理工作难度大。电子档案与传统纸质档案在分类、编目等方面的不同表现在：电子档案文件比较特殊，需要档案部门接收到电子文件后进行唯一的文件编号，并给出相应的分类号与档案号，其中采用了全方位的检索工具，方便了用户查询，减轻了档案管理工作量；传统纸质档案管理中需要消耗大量的人力、物力资源，管理中可能会出现人为错误。

纸质档案与电子档案的管理：在纸质文件与电子文件并行的情况下，保证二者的协调统一是目前进行归档文件整理必须面对的问题。要实现二者的协调统一，首先要统筹规划公文处理和档案管理工作，在公文处理环节前置档案管理的部分要求，在档案管理环节继续采用文书处理阶段产生的相关信息，使二者成为一个有机整体；其次要结合本单位情况，确定是以纸质文件还是以电子文件整理为主，再依次确定整理的策略和方法，保证二者整理的协调一致。

　　广东省2009年普通高等学校招生工作规定
　　2009年04月08日 来源：广东教育考试院
　　为切实加强广东省普通高等学校（以下简称高等学校）招生工作管理，保证招生工作顺利进行，确保招生工作公平、公正，根据教育部《2009年普通高等学校招生工作规定》及《广东省实施普通高中新课程实验的普通高考改革方案》的有关精神，结合广东省实际，制定本规定。
　　一、报 名
　　1．符合下列条件的户籍在广东省的居民，具备报名资格：
　　⑴ 遵守中华人民共和国宪法和法律；
　　⑵ 高级中等教育学校毕业或具有同等学力；
　　⑶ 身体健康。
　　2．在广东定居的外国侨民，符合上述条件，并持广东省公安机关填发的《外国人永久居留证》或《外侨居留证》的，可在居住所在地县（市、区）招生办公室、考试中心指定的报名点（站）报名。
　　3．属于引进人才，持有《广东省居住证》有效期在3年（含以上）的境内人员的子女，取得广东省高中毕业学历，符合《广东省引进人才实行〈广东省居住证〉暂行办法》（粤府〔2003〕81号）规定的，可以在广东省报名参加高考。
　　4．高中阶段户口从省外迁入（须于高考报名时间截止前迁入）广东省，符合《关于进一步加强高中阶段学生学籍、户籍管理，严格普通高考报考资格审查的通知》（粤招〔2007〕23号）规定的，可以在广东省报名参加高考。
　　5．参加普通高校招生非统一考试的考生（包括：保送生、部分外语语种[非英语]、运动训练及民族传统体育专业考生、职教师资、第二学位学士、残障生、示范性高职院校单独招生等单考单招考生），必须参加高考报名。
　　6．下列人员不得报名：
　　⑴ 具有国家承认学历的高等学校的在校生；
　　⑵ 应届毕业生之外的高级中等教育学校的在校生；
　　⑶ 在上一年度统考中因违纪作弊严重，受到下一年度不得报名参加全国高考处理的考生；
　　⑷ 因触犯刑律已被有关部门采取强制措施或正在服刑者。
　　7．考生原则上须在省教育考试院规定的报名时间内到户籍所在地市、县（市、区）招生办公室报名。报名时，所有考生必须签订《考生诚信考试承诺书》。
　　凡户籍在广东省的考生不得在外省借考，非本省户籍的考生不得在广东省借考。考生需在省内异地报名参加考试的，须经借考地地级市招生办公室批准。在高中阶段户口由省外迁入广东省的考生须在户口所在地报名参加高考。
　　8．考生报考后，须建立电子档案和纸质档案。电子档案内容包括考生报名信息、体检信息、志愿信息、高中毕业成绩、高考成绩信息、考生参加高等学校招生考试的诚信记录，以及综合素质评价信息或高中毕业鉴定等。纸质档案包括：考生本人签名确认的报名表、报考学校志愿表、体检表以及其他相关的证明材料。电子档案内的报名信息是考生考试、被高等学校录取入学后学籍管理以及高等学校发放毕业证书的依据，考生应对其真实性、准确性负责。因考生本人填报的信息错漏造成无法考试、录取和高等教育毕业证电子注册的，其责任由考生本人负责。考生报名时，应使用户口簿上的现用姓名(需与身份证同姓名)报名，并以此作为考试、录取的依据。考生电子档案一经确认，任何人不得擅自更改。考生纸质档案由县（市、区）招生办公室或市招生办公室指定中学统一管理。被录取考生凭高校录取通知书到县（市、区）招生办公室或市招生办公室指定中学领取档案，并于报到时自带到录取院校注册。未注册报到、未录取的考生档案于12月31日前退回考生原所在中学或单位。
　　9．各报名点要认真做好各类考生的资格审查工作，严格执行省招生委员会、省教育厅、省公安厅联合下发的《关于进一步加强高中阶段学生学籍、户籍管理，严格普通高考报考资格审查的通知》（粤招〔2007〕23号），严禁“非正常高考移民人员”报名。
　　10．报考高等职业院校的中等职业学校(含中专学校、职业中学、技工学校)的应届毕业生凭就读学校证明报名，入学时由招生学校审核毕业证原件。往届生凭毕业证书报名，并递交毕业证复印件。

档案管理是一门学问，需要很多专业知识，有机会可以参加档案管理员的职称培训班，可以找到办法。不管什么档案，都需要专人保管，分类管理，建立档案目录，查询索引，按照时间顺序分类保管，总的原则是方便查找，保证文档安全，不丢失，不泄密。电子档案管理更方便，但是注意不要随便联网，使用U盘，安装杀毒软件并及时升级。