为什么是备忘录，是一种文体吗？

备忘录是在外交实践中指国家间或外交代表机关之间使用的外交文书，实际上是一种口头通知或谈话记录。用于说明某一问题在事实上或法律方面的细节，或明确外交会谈中的谈话内容；陈述、补充自己的观点、或反驳对方的观点。交涉中为使对方便于记忆谈话内容或避免误解，既可将谈话内容预先准备妥当，谈后面交对方，也可在事后送交。可作为照会的附件，也可单独使用。其郑重性仅次于照会。

备忘录用第三人称写成起首和结尾，不用致敬语，开头就叙述事实。面交的备忘录无抬头和落款，也无编号（送交的有），但有发文日期、地点。说帖、非文件、工作文件，也属于备忘录。

备忘录是一种录以备忘的公文。在公文函件中，它的等级是比较低的，主要用来提醒、督促对方，或就某个问题提出自己的意见或看法。在业务上，它一般用来补充正式文件的不足。它的内容可以分为以下几项：

书端（Heading）；

收文人的姓名、头衔、地址（Addressee's Name， Title， Address）；

称呼（Salutation）；

事因（Subject）；

正文（Body） ；

结束语（Complimentary Close）；

署名（Signature）。

备忘录——注意事项

书端部分包括发文机关的名称、地址、发文日期，有的还包括电报挂号、电传号、电话号码等。许多机关有自己特制的信笺，在写书端时，其格式和标点符号的使用与一般信件的相同。收文人（或收文单位）的姓名、头衔、地址一项写在左上角编号处的下面，其格式与书信的写法相同。

称呼从左边顶格写起，对一般机关、团体的负责人一般用 Dear Sir， 对政府官员可用 Sir.

“事因”一项目前采用得较少。它可放在称呼语之前，也可放在其后，前面可加 Re或Docket， Subject.如果此项写在称呼语之前，多从左边的顶格写起；若放在称呼语之后，一般写在信笺正中。它多采用不完整的句子，只需很少几个词，甚至一个词，目的在于使收文人对文中的主要内容一目了然，便于及时处理。

正文、结束语和署名等项与一般信件的格式相同。

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