建筑施工企业印章管理作用何在？如何管理能避免不必要风险？

建筑施工企业印章管理风险

建筑公司分公司在没有征得公司同意的情况下，私刻公章，在外承揽工程，现在工程烂尾了，甲方也不知去向，拖欠钢筋材料款百余万，材料供应商把总公司给起诉了，现已经冻结公司账户，给公司造成损失，总公司最后决定注销分公司，为了预防后期同类事件再发生，有什么更好的印章管理办法么？

由于建筑行业项目众多，地点分散，在印章、文件管理上总公司并不能都事无巨细处理得当，因机构分散，沟通协调效率不高，印章管理鞭长莫及，不能实时对印章使用情况进行监控，从而为上述此类现象的发生埋下了隐患，直至最后东窗事发。

如何更加高效的管理建筑分公司印章呢？

随着物联网和现代化信息技术的发展，“联网”也不仅仅局限于通信设备，智能印章管理系统，利用物联网、现代化信息技术结合智能硬件终端设备,形成了以手机APP+云端服务器为核心的印章物联网管理平台。

（一）将实体印章安装至智能印章机当中，进行全密封性保管，真正做到人章分离，智能印章机更换印章采用授权解锁和机械解锁双人操作模式，在没有总公司授权的情况下分公司工作人员便不能私自将印章机中的公章取出、更换。

（二）在申请用章时建筑企业分公司、各项目部门可在印章物联网手机APP平台上进行提交申请，总公司审核授权通过后方可进行盖章操作，总公司在后台上同时可以限制盖章次数，杜绝用于与公司业务无关的文件，实现用印过程在线化、可监督、高效率的安全用章管理。

（三）用印历史全程留痕，盖章完成后智能印章机会对文件进行重新拍照上传至云端服务器当中，包含用章时间、用章地点、用章人员、用章文件等全部信息，至此总公司可随时查询、管控用章信息，便于事后追溯。

国际金融危机形势之下，企业面临的法律风险日趋复杂。但是仔细分析，企业管理中有6成以上上的法律纠纷皆来源于合同。因此，及时准确地识别施工合同管理中的法律风险，妥善保管和使用建筑施工企业的印章，就成为建筑施工企业有效规避风险、防范法律隐患的重要途径之一。

目前，建筑施工企业印章使用与管理现状主要有以下特征：

1、用章环节：

• 项目部尚未正式成立就已刻制公章并使用

• 项目部公章使用范围不清

• 项目部公章使用审批制度缺失

• 没有建立项目部公章使用登记档案

• 在空白介绍信、授权书等文书上加盖项目部公章

• 将项目部公章交给挂靠的企业或个人使用

• 加盖项目部公章的法律文书上无代表人、被授权人或负责人签字

• 在应由施工企业签订的合同、担保文件、承诺书上加盖项目部公章

2、管章环节：

• 缺乏项目部公章保管制度

• 现代信息管理手段利用不足

• 没有项目部公章回收、封存、销毁制度

• 项目部公章遗失、被盗、被抢、毁损后处置措施不够

针对以上企业印章管理现状，应当从以下几点出发做出改善，从而避免不必要的风险：

1、提升企业规范用章与管理意识

2、加强相关规范制度建设

3、加强项目部公章风险管理的培训工作，通过案例让企业员工认识到项目部公章管理不当可能导致的风险，以及制定项目部公章保管、使用管理制度的必要性

4、定期检查相关制度的执行情况，并予公布。

5、建立印章制作、使用、移交、存档、销毁的登记档案，为印章审计提供有效的凭证。

6、专人管章，用章过程需在专人监督之下进行

7、借助信息化技术使用和管理印章。将物理印章模式转变为电子印章模式，可改善印章使用效率问题，加强印章的权限控制。同时，在线化的用章审计数据为印章管理提供可靠凭证，避免了偷用盗用等问题事后难追责的问题。

此外，契约锁也在物理印章的使用中，增加使用管理与风险防控措施，提升电子印章与物理印章、电子文件与纸质文件的统一管控。通过多维度管理，使建筑施工企业避免在印章使用过程中产生不必要的隐患与风险。

加强企业印章规范化管理：
（一）完善管理制度
“制度是执行的基础”，因此，企业要建立健全企业印章管理制度，按照制度要求设立印章使用流程，对印章管理人员的责任和权利进行明确，保证管理制度的内容涉及印章管理的发放、使用、交接、外借、回收等各个环节。在印章刻制发放时，要保证印章需求属实并且理由充分；在印章使用时，要对用印文件进行检查，保证用印有登记、有审批；在印章进行交接时，要保证有备案留存；在印章外借时，要防范随意用印的风险，印章归还时，要对外出用印文件进行备存；在印章回收时，要对印章的完整性进行检查，与发放时的印章式样进行对比。此外，要将各类印章的适用范围进行明确，加强印章的规范化管理，避免印章混用的现象，让印章的管理有规可依、印章的使用有制可循，从管理的源头避免用印风险事件的发生。
（二）强化风险意识
首先，企业应大力加强对印章管理相关知识和印章涉及的管理风险的普及宣传，不仅要提高印章管理人员的管理能力和管理意识，同时也要加强企业管理层及其他员工对印章管理的重视程度，改变盖章只是一种形式、盖章不用负责任的想法，增强用印的风险意识，避免违规用印、错误用印、随意用印的行为，在企业内部形成合规、合法用印的意识与习惯。另外，企业应加强印章管理人员的责任意识，在日常的印章管理过程中，要根据管理制度的要求来进行管理，坚持管理原则，保证印章的存放安全、使用安全、交接安全。
（三）加强印章管理的督查
印章管理风险在企业的经营管理过程中属于潜在风险，但是风险一旦暴露，则一般会出现较大的问题。印章的管理内容比较细小、琐碎、重复，因此印章管理人员在管理时容易出现疏漏，但是小疏漏很可能造成大问题。为保持印章管理人员在管理过程中的警惕性，印章的归口管理部门应加强对印章管理的督查，发现问题及时整改，避免大风险的出现。
（四）加快电子印章的上线
在遵守有关法律法规的前提下，电子印章的使用具有和传统印章相同的法律效力。完成电子印章的上线，将电子用印与印章使用流程联通，在线上完成印章审批流程后，可自动加盖电子印章，这样就能避免提前用印、混乱用印、无审批用印、伪造用印的现象，实现印章的规范化使用。