1）主管单位审批：填写主管单位的“因公出国（境）审批表”两式一份，和出国（境）请示一份交到主管单位外事部门或国际合作与交流处。（请示应有签发人，出访目的，出访国家，出访人数，时间，在外停留期，费用来源等；出访人员名单应有姓名、性别、年龄、身份证号码、单位、职务、对外身份；同时附上邀请信复印件和翻译件各一份，出访人员身份证复印件等）。
（2）地市级外事办公室出国管理处审批室审批：有主管单位负责人签字的审批表一份和请示文件两份办理任务审批。
（3）地市级组织部、上级单位组织部办理政审批件：正处级干部以上人员需填写备案表一式四份，正处以下人员填写“因公出国人员审查表”一式两份由上级单位负责政审。
（4）地市级外事办公室出国管理处护签室办理护照（通行证）：任务批件原件、政审批件（或备案表）、身份证原件及复印件、照片每人二张、申请出国护照事项表或赴港澳签注事项表、填写小卡片（办通行证要邀请信原件）。
（5）地市级外事办公室出国管理处护签室办理签证：邀请函原件、申请出国签证事项表、所赴国家签证申请表、有持证人签名的护照、照片两张。
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