律师事务所行政主管如何切实履行好职责,促进律师事务所规范化建设?

1.收案环节
要求任何法律事务都必须以律师事务所的名义与委托人签订委托代理合同或委托代理协议。不得以承办律师本人的名义或其他名义与委托人签订合同或协议;律师助理及实习律师不得独立办案，不得单独接收案件同当事人讨论案件及收费；律师承办法律事务，除法律咨询、代书之外，都必须签订书面委托合同或协议。委托协议（合同）是开展法律服务的前提和基础，只有签署委托协议（合同）并交费后才能出具其他法律文书，这是最起码的前提和要求。
律师事务所承办的所有法律事务，都必须在《律师事务所收结案登记表》中登记并履行北京市司法局及本律师事务所规定的审批手续进一步规范律师承办法律事务的手续。
2.接案环节
进行利益冲突的审查：承办律师在与当事人商讨代理事务阶段，必须将代理意向、对方当事人和委托人的基本情况以及有可能涉及的第三人的基本情况弄清，并与行政主管共同进行利益冲突的审查，在核实确认没有利益冲突的情况下，才能建立委托代理关系。
行政主管对委托合同（协议）以及律师专用法律文书按案件性质统一编号登记使用保管，做到一案（事）一卷，一案一号，并设立符合本所条件和案卷内容的归档检索方式，便于律师及时查档。原则上不得将空白合同、有关法律手续、文书等交律师个人使用。
行政主管在办理其他法律手续时应与委托合同（协议）内容认真核对，核对无误后认真对应填写法律手续，并编号登记，本所与当事人签订委托合同（协议）或顾问合同，统一使用“中同民、刑、顾字（200×）第×号”编目，具体序号按文件形成时间的先后顺序排列，某一案件需要多次发文的，其后续文件的编目，在原编目的第×号之后加分序号，禁止出具空白法律手续。
承办律师不得收取委托人在委托合同约定之外的任何财物。
3.收费环节
委托人按照委托合同或协议支付的报酬和费用，由律师事务所派财务专人统一收取，并向委托人开具发票。律师个人不得代为收取律师费用（特殊情况下，律师个人代收费用时应向事务所主任报告并在收费后3日内上交事务所）。承办律师不得以个人名义向委托人收取费用，不得向委托人开具收据、收条，同时严格禁止交费前出具法律文书。
在收费环节出现合同（协议）签订人与付款人不一致，委托人要求开具发票的单位与合同签订人或付款人不一致的情况。必须要求合同（协议）签订人与委托人写出共同的说明，说明款项的来源及责任的承担。
涉及退费或部分退费情况。必须由律师和委托人签署相关协议，写明原由，报主任或合伙人批示方可办理相关手续。
所开具的发票均需留存复印件。由付款人签署收到发票原件的声明并于案卷中存档。
4.归档环节。
律师承办业务形成的案卷材料应在结案后一个月内归档。业务档案管理员应指导律师（或助理）按有关规定程序整理、装订案卷，不符合要求的，档案管理员应退还立卷人，全部合格后，办理移交手续。办公室每月底清查核对结案情况，并核对收费到位情况。若没有收费到位，承办律师和办公室应及时向主任报告，研究解决方案。
律师的业务档案由律师事务所统一保管，律师调离律师事务所不得将案卷带走。
律师调离律师事务所时，尚未办结的业务，可由事务所、当事人、委托人三方签订终止委托协议，然后承办律师将未结案的案件带进新调入的律师事务所。凡以原律师事务所名义签订合同的，案卷复印件由原律师事务所保管，律师在结案后将案卷交回原律师事务所。
财务管理方面，遵照国家法律法规的规定聘用专门的会计和出纳人员，分别管理财务章、公章和人名章。制定了严格的管理规定，由事务所统一收取服务费用、办案费用并进行登记，给委托人出具正规的票据,严禁律师个人持有或者管理发票，杜绝此程序中律师执业风险的产生。
当然，制度的制订与执行只是行政工作的一部分，作为行政人员，还应该做到：①对平常的工作加以全面、客观、慎重的分析汇总，为合伙人作出决策提供切实可行的依据;②做好律师和合伙人之间的上传下达工作，起到桥梁作用;③协助合伙人协调律师事务所各种对内和对外关系的处理，确保有序运转；④完成事务所合伙人交办的其他工作。行政工作无大小，中小型所的行政主管既要做好行政工作，也要做好管理工作，
凡事在合伙人之前想到、做到，才是一位称职的行政主管。