怎么填写仪器设备技术档案

一个单位的档案应该首先从分类开始，档案的整理就是不断地分类和编号。单位整理档案应该从当地的国家档案馆购买，而不应该从什么计量协会购买。所有单位的档案均需使用有各级各类的国家档案馆监制的档案用品，如档案盒、档案袋、档案目录（如：设备档案文件目录、设备档案案卷目录、科技档案分类目录、设备档案总目录等），没有听说过什么“档案簿”。

以下是设备档案分类、组卷的整理要点，分别叙述如下：

一、单位所有档案的分类
首先应该编写一个单位档案的分类标准。即你们单位的档案分为几个一级大类几个二级类别和三、四级类别。如一级类档案，可以分为文书类档案（指单位日常工作产生的文字性档案）、科技类档案、财会类档案、声像类档案等。科技类档案的二级类里，可以分为设备仪器类档案、科研课题档案、产品类档案、基建工程档案。设备仪器类档案的三级类里可以按设备使用性质分类。如计算机（台式机、笔记本、上网本）、办公设备（会议桌、办公桌、书柜、档案柜、办公座椅等）等等
一般来说，三级或四级类就可以组成卷了。

二、设备档案分类方法（可以选择适合你们单位的一种进行分类）
1. “使用性质——型号”分类法
2. “工序——型号”分类法
3. “车间——使用性质”分类法
4. “使用性质”分类法
5. 不分类直接组卷

三、组卷要求
（一）组卷的含义：组卷，就是把一组有联系的文件，以卷、册、袋、盒等形式组合在一起，使它能够表达一个相对独立的概念，以便于保管、保密和利用。
（二）组卷具体要求
1. 一卷就是一组有密切联系的文件，而不是杂乱无章地随意堆积。
2. 每一卷都表达一个相对独立的概念，不要一个概念（案卷标题）多个卷，卷与卷之间应当从题名到内容都是全异的关系。
3. 卷厚适度。一般不超过40mm。
4. 案卷内不应有重份文件。
5. 价值（保管期限）大体相同。设备档案的保管期限一般为长期或定期。要根据设备仪器的使用寿命来定。

四、设备档案组卷方法
（1）大型设备按结构组卷：即按设备的组件、部件、零件等不同可分拆的组成部分组卷。
（2）普通设备仪器按单台组卷：即1台1卷。
（3）小型设备仪器可酌情合并组卷：即2—3台组1卷。

五、卷内文件排列
（一）概念
卷内文件排列，就是按照文件的形成规律和必然联系，系统的、有规则的进行排放，固定每份文件在卷内的恰当位置。
（二）设备文件排列方法
设备仪器档案的组卷：按依据性材料、设备开箱验收、设备安装调试、设备运行维修、随机图样或图纸、说明书等。随机图样如果是大张的图纸，可以单独组卷。
（三）卷内文字材料可参考文书档案排列：
1. 整体上按时间（工作程序进度）。
2. 正文在前、底稿在后。
3. 正文在前、附件在后。
4. 批复在前、请示在后。
5. 原件在前、复印件在后。
6. 装订成本、印刷成册的材料一般不用拆散重新排列。

六、设备档案标题拟写方法
型号+设备仪器名称+文件名称

例：XX型B超仪订货合同、合格证、说明书、开箱单
型号 名称 文件名称

七、卷内文件目录填写

序号 文件编号 责任者 文件材料题名 日期 页号 备注
1 SB－1 XX科 XX型B超仪订货合同 20140506 1
（SB是设备的首字母）（这里不能画出线段，所以只写出文字）
1. 序号：即顺序号。序号的给定是以一份文件或一张图纸为单位。
（1）其中打印件与底稿，主件与附件，原件与复印件均为一份文件，给一个顺序号。
（2）请示与批复视为2份文件，各编各的号（若批复不另行文，只在原请示件上批示意见的，仍做为一份文件，编一个号，但需要在题名填写时体现出批示）。
2. 文件编号
（1）文件编号：如，请示、批复，文件编号填写发文号。
（2）图纸编号：填图号，例“建施-1”，“结施01”“水施03” ，。
（3）许可证：填证号。
3. 责任者：
（1）以落款盖章或签名为准，填写文件的直接形成单位和个人；
（2）有两个以上责任者时，尽量都填上，太多时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。
（3）竣工图的责任者填写竣工图章上的施工单位。
（4）责任者可填写规范通用的简称。
4. 文件材料题名：即文件标题或图纸的全称。
5. 日期：文件或图纸的形成日期。格式为20020612（8位数）。
6. 页号：填每份文件的首尾号。
说明：（1）图纸有图样目录时，仍要编制《卷内文件目录》，原图纸目录要作为卷内一份文件编页号登入目录；若该套图纸需要组成几卷，图纸目录放在第一卷内。
（2）卷内文件目录排在卷内文件首页之前。
八、填写卷内备考表
（一）说明
包括以下内容：
1、标明卷内文件的件数与页数；
2、说明卷内文件残缺破损情况（无者不写）；
3、填写立卷人、检查人姓名及日期，日期为立卷的完成时间。
（二）互见号
填写反映同一内容而载体不同另行保管的档案的档号，该档号后应注明载体形式并用括号括起。
九、填写案卷封面
1.档号：后面讲。
2.档案馆号：不填。
3.案卷题名：填写已拟写好的案卷题名。
4.立卷单位：哪个单位组卷就填哪个单位
5.起止日期：填写卷内文件形成的起止日期，只填年、月。
6.保管期限：①填写划定的永久、长期、短期；②卷内档案材料有两种以上保管期限时，应从长划定。
7.密级：根据已划定的密级填、没有则不填，特殊情况请示有关领导再填。

十、案卷装订
（一）拆掉金属物。
（二）科技档案可采用装订和不装订两种形式。
1. 装订方法：
（1）用棉线三孔一线（8字装订法）
（2）图纸折叠。
①按A4图纸大小折叠成手风琴式；
②内的图纸左侧要留出装订边30mm；
②折叠图纸时注意正面朝内，图签外露，以保护图纸免受磨损并便于查看利用。
（3）图纸装订要加垫纸板并包脊背。
2. 装订（不装订）：
（1）卷内文字材料，要以份（件）为单位，用线装订。
（2）卷内图纸要折叠成手风琴式A4大小的统一幅面，不留装订边。
（3）卷内的每一件文字材料和每一张图纸，均在右上角空白处加盖档号章，式样为：

档 号 序 号
SB3-1 1-001
（这里不能画出线段，所以只写出文字）
3、对破损、小于A4规格的文字材料要修复与托裱，装订线外有字迹的要加边。

十一、编制检案工具
科技档案常用的是《科技档案分类目录》、《总目录》。
（一）《科技档案分类目录》式样如下：

序号 档号 案卷标题 立卷单位 日期 期限 张(页)数 备注
XX SB3-1 计算机类档案 设备处 20140506 短期 150
（这里不能画出线段，所以只写出文字）
（二）《档案总目录》
1. 打破大类中二级类目及以下类目（即小类）的类别界限，以归档时间的先后作为登记入册的前后顺序。
2. 以打破年度的大流水号为登记的顺序号。
谢谢采纳为满意答案。