工作分析是HR的一项极重要功能，它与人力资源管理的许多活动都有关连。在学理上，工作设计、工作分析、及工作说明与工作规范均围绕着”工作”来进行，但以公司现况，在工作设计上较无法去改变，唯从工作分析上来评价一个工作职位的存在价值确实是可行的，甚而透过合理的分析更可达到工作丰富化与多样化之目的。其实工作分析提供了一个架构，去描述透过这样的分析工作可以让HR人员得到许多的相关讯息并将企业中各项工作之内容、责任、性质与员工所应具备的基条件，包括知识、能力等加以研究分析的过程。而有系统的的工作分析必须依下列项目来进行，通常称为「工作分析公式(job analysis formula)」，即：员工为什么要做？(目的；why)；员工要做什么？(内容；what);员工如何做？(方法；how)；所需技术如何？(程度；skill)。换言之，工作分析是一种在组织内所执行的管理活动，专注于收集、分析、整合工作相关信息，以提供组织规划与设计、人力资源管理及其它管理机能的基础。
一个公司的人力需求，在此一公司未具规模时，往往视老板的财力与公司业务拓展状况来订定，亦即无规则可循，而其需求可能仅是季节性或临时性之工作需求，而未经评估引进一群人，若公司财力与业务拓展许可或许仍能继续提供就业机会，若业务紧缩或经营环境变迁，则容易因此而造成裁员、资遣等现象，进而引发社会问题。但人力需求之多寡除经优质之工作设计外，完善的工作分析亦能除却找错人、多找人等经营上之不良进用情形。
工作分析的目的
工作分析的主要目的有以下各项，兹分别说明之：
一、组织规划
人力资源规划者在动态的环境中分析组织的人力需求，所以必须要获得广泛的信息。在组织内工作任务的分配状况可从工作分析中得到较详细的资料，根据这些资料可以作为利润分配时的准绳。另外在组织不断发展中，工作分析可作为预测工作变更上的基本资料，并且可让该职位上的员工或其主管预先进行准备因应改变后的相关工作。
二、工作评价
工作评价依赖工作分析以说明所有工作之需要条件与其职务，以说明工作间之相互关系；并指出哪一部门应包含何种类型之工作。如缺乏此等决定工作相对价值之事实资料，则评价人员单凭书面之定义，以从事于缜密的评价工作是不可能的。
三、召募征选
说明专业知识技能的标准，以及相关工作经验的要求，可以作为雇用该职位新进员工的考量标准，而且在招考新进人员时，用人单位可就工作分析当中所得到的职掌范围内所需之专业技能制作笔试、口试或实作测验试题，以测出应征者之实力，是否符合该职位之需求。
四、建立标准
工作分析可提供机构中所有工作之完整资料，对各项工作的描述都有清晰明确的全貌，故可指出错误或重复之工作程序，以发觉其工作程序所需改进之处。所以工作分析可谓为简化工作与改善程序之主要依据。
五、员工任用
人力资源部门在选拔或任用员工时，需藉工作分析之指导，才能了解那些职位需要哪些知识或技术，以及如何将适当的人才安排于适当的职位上。
六、职涯管理
在既定的工作架构及内容下，从“纵”方面去整合上工程及下工程的工作，以达到『工作丰富化』：而在既定的工作架构及内容下，从“横”方面去增列相关度较高的不同工作，以达到『工作多样化』；作为教育训练规划及训练需求调查的基准，以遴选出需要训练的员工，再依组织之需求及员工个人能力与兴趣，提供训练发展之机会，并作为员工职业生涯规划的重要参考资料。
七、训练
工作分析之说明，列出所需职务、责任与资格，在指示训练工作上有相当的价值。有效的训练计划需要有关工作的详细资料，它可提供有关准备和训练计画所应安排的资料，诸如训练课程之内容、所需训练之时间、训练人员之遴选等。
八、绩效评估：
绩效评估指的是将员工的实际绩效与组织的期望做一比较。而透过工作分析可以决定出绩效标准及来设定各项加权比重及绩效考核制度中的评量标准与公司经营总目标、员工个人调薪标准结合。
九、其它：
工作经过详细分析后，还有许多其它的效用，如有助于工作权责权范围的划定；改善劳资关系，避免员工双方无方因工作内容定义不清晰而产生的抱怨及争议。此外，工作分析亦有助于人力资源研究与管理、工作环境不适、人事经费、转调与升迁等问题都有莫大的助益。
工作分析的方法
一、重大事件法：是由熟悉工作的专家去找出工作中对绩效有重大影响的行为
二、面谈式：可以采个人、小组的方式来进行，其进行的原则为：
(一)与主管密切配合
(二)与被面谈者尽速建立融洽的气氛
(三)准备完整的问题表格
(四)要求对方依工作重要性程度依序列出
(五)收集妥后之资料让任职者及其上司阅览，以利补修。
三、工作条件法：是研究工作者本身的信息，由SME去定义工作所需的知识、技能、态度、及个人特质。并将每种要素分为四种尺度，让员工在从事一项新工作时知道所必须具备的技能是什么，以及应该接受的训练有那些。
四、能力需求量表：强调个人特质胜过工作特质，但和工作事件方法不一样，因为量表并不是标准化的格式。这种方法使用一系列的行为锚定量表去测量去衡量在37种能力指数中，某工作需要的多寡。此方法提供给工作者一个标准化的信息。
五、工作存量法：是由SME设计一张任务列表，然后依照每个任务所需花费的时间多寡、相对的重要性。去给予比重，这些比重是由计算机分析得知。
六、职位分析问卷：包含194项目，代表工作的行为、条件、特征，可将宽广多样的工作一般化。分为六大内容:信息输入：工作者在何处与如何得到工作必要的信息;心里过程：在工作中推论、决策、计画、处理信息过程;工作输出：在工作中物质的活动，使用工具装置;与他人关系：在工作中与他人的关系。…工作内容：物质的与社会的内容;其它特征：与上述提过的活动、条件、特征不同，但与工作有关。
七、范围试验研究：是由SME找出工作中达到绩效所需的KSAOs，再由重要性或所需花费的时间去评定它。
八、功能性的工作分析：以一个标准化的格式去搜集工作的细部信息，然后依照工作的功能等级或功能导向去评定它。
九、门槛特质分析：分为三种，第一为需求及工作分析(DATA)说明工作任务，第二标准工作特质(STA)说明所需特质，最后是技术职能分析(TCA)说明所需技术。
工作分析的步骤
1.决定用途：
(1)非计量性适合编写职位说明书
(2)计量性-可比较各工作的数值以利薪酬高低考虑
2.收集背景资料：就现有组织图、流程图及职位说明书了解所欲分析工作的各种关系
3.选择代表性的职位
4.收集各种工作分析的资料
5.让任职者与其上司认可收集到的资料
6.编写职位（工作）说明书
通常工作分析会产出两种信息：工作说明书、工作规范
工作说明书与工作规范最大的不同，在于工作说明书是以「工作」为主角，而工作规范是以担任某工作的「员工」为主角。
一、工作说明书：是一个工作有关任务、职责、与责任的窗体，它描绘出某特定工作内的任务、责任、工作情况与活动，为工作分析后的书面摘要。
典型的工作说明书内容常包括工作基本资料(名称、类别、部门、日期)、工作摘要(目 标、角色)、直属主管、监督范围、工作职责(每日、定期、不定期)等，有些工作说明书会把工作规范(Job specification)的内容一并纳入。
二、工作规范：员工在执行工作上所需具备的知识、技术、能力、和其它特征的清单，工作规范是工做分析的另一项成果，有时与工作说明书并不分开；主要包括工作行为中被认为非常重要之个人特质，针对『什么样的人适合此工作』而写，乃人员甄选的基础，内容以工作所需的知识、技术、能力为主。
工作说明书是在描述工作，而工作规范则是在描述工作所需之人员资格，工作规范主要是以指导如何招募和选用人员；目前大部份为简化计，工作说明书与工作规范两者多予合并，工作规范乃成为工作说明书中职位担任人员之所需资格条件之一项。
从工作分析谈人力需求，其有正面之意义，人力资源部门在做各项精确预估人力需求时应以明确有效的资料或统计或报告来支撑，在幕僚作业工作较无法量化情形下唯有靠详尽的工作分析才能订出需求人力与所需人力规格，所以，我们应体认人力需求应建立在科学化的分析技巧上，而不应植基在凭直觉的经营模式，因为需求人数一确定，随之而来的则是每月固定的用人费用(包含：招募、训练及其它庶务性费用与薪资)，所以，一份好的工作分析有助于一个公司透过人力资源管理运作与本身公司政策搭配来提升人力素质(包含：人力需求制定、同仁效率、同仁对公司向心力等)，当然公司之工作分析亦应随时空移转而随时更新，更新之同时本身即具有工作重新定位与工作重分配之效果，藉此来平衡内部组织气氛；人力资源之良窳将是未来竞争之决胜武器与最佳竞争利器，人力资源部门更应调适自我在策略性人力资源管理与作业性人力资源管理上之比重，以公司政策为导向，以长期远光为公司培育继起之人才，而不应拘泥于行政作业之束缚，十倍速时代的来临告诉我们，无法赶上时代进步脚步的公司将为时代所淘汰，面对公司未来人需求，人力资源单位更应妥为规划与因应，塑造出最佳与最具竞争力的团队将是我们非常重要的使命。
如果写论文的话凑合借鉴一下，都是书里的东西。
美国的amco钢铁公司，以往在聘用新的钢铁工人后，通常在从事永久性的职务前，会把这些新进人员暂时放在一般的劳工群中。由于新聘用的可能会被安排从事一般劳工群中的任何一项工作，所以每个求职者在被雇用时必须符合各种工作的要求。这种做法为amco公司带来了一个难题，因为公司并不晓得一般劳工群中每项工作的特定资格，所以也就无法评估工作申请者是否能符合刚开始进来后第一份暂时性工作的专业要求。万一雇用不适合的人员担任此一职务，amco就会面临生产力下降或意外灾害增加的可能。
为了解决这个问题，amco于是制定了一般劳工群中，每一项工作需要的必备条件，再依这些条件对工作申请进行筛选。只有那些通过每一项考试的申请者，才会被视为完全合格而被录用。
工作分析在这个选取的过程中扮演着关键性的角色，每一项在一般的劳工群中的工作，都经由公司人力资源专业人的分析，目的在于分析与每项工作有关的活动和任务，以便决定能够胜任该项工作的人员所需要的条件（例如力气、平衡感、灵活度等）。人力资源专业人员首先是藉由观察工人的执行工作，再征询其督导者来获得这些所需要的资讯，最后经筛确定需要施行哪些测验以便测量这些工作技巧。
为了确定这些测验的价值或结果，amco把这些测验项目先在现有的员工中施行，然后再将测验高分者与低分者与其工作绩效进行比较。amco发现测试成绩好的人，其实际的工作绩效要比测验成绩差的人好很多，测验成绩高者完成的工作几乎是成绩差者的两倍。这个发现让amco公司能够在测验的过程中，评估工作申请者未来能够提供的生产力。后来该公司的实践表明，通过测验的每位员工每年可以为公司增加4900美元的价值，也就是说，一个经由测验挑选出来的工人，可以预期比没有过经过考试的人每年多生产4900美元的产品。而amco公司每年大约要雇用2000人的新进钢铁工人，或者可以这样说，因为经由这项测验，每年为公司增加了约1000万美元的产品价值。
这项测验计划所带来的成功，要归功于这些测验中测量了一些重要的工作技能，而工作分析为这些测量所得的信息奠下了根基。也可以说，藉由工作分析最少可以得到下面的效果：
1． 为招募及甄选人打下基础
一项招募或甄选人才的计划，目的在于找出并聘用最合适的应征者，工作分析的信息能够确定出甄选的标准。这些标准，包括能成功执行该项工作所需要的知识、技巧与能力。找到合适的人，这叫适用适才，可以让工作者发挥更大的潜能。针对不同的职种，藉由工作分析，人力资源专业人员也可以设计不同的甄选工具，如面试题目，需经过哪些考试等。
2． 为培训计划打下基础
企业藉由工作分来甄选合适员工，也可藉由测验的资讯来评估训练需求，并且用来发展或计划员工必须的或现有能力的工作项目，在工作执行的过程中，再通过绩效评估，考察哪些人员未能很好地完成工作，其工作能力在哪些方面存在缺陷，是否可以经由训练来提高其工作技能。
3．为绩效评估打下基础
工作分析就是对每一项工作列出详细的工作责任、工作内容或工作行为，根据这些责任、内容或行为，可以发展为绩效评价项目，并在每一阶段由协调设定每一项目的目标。
在缺乏工作分析的企业里，绩效的评核缺乏适当的依据，往往是任上级主管直觉或喜恶作判断，那是不可靠的。
4．为薪酬的核定打下础
薪资的给予，基本上是根据每一项工作对公司的相对价值及重要性来决定的。通过工作分析可以判断该项工作对企业的价值或重要性，也可以藉由执行这些工作项目所需的资格条件，依资格所需的知识、技巧与能力，作为核定薪酬的依据。
5．为公司的内部沟通打下基础
不同的工作项目，对不同的人来说其认知的标准不一样，诸如对工作内容、负责的范围、与其他部门之间的关系，每个人的理解不同，在一个没有明确标准的环境里，认知标准不同是造成不愿沟通或沟通困难最大的主因。
藉由工作分析，可以明确制定职能分掌，并在企业共同目标的指引下，协调以达成各部门的工作目标。
6．可以改善离职率
在大多数的企业里，为企业服务时间在半年以内的离职员工通常要占所有离职员工的50%以上。这些人到企业就职以后在短短的时间就另谋他就，对企业的招募人员增加了甚大的工作负荷。根据美国的统计资料，招募一个新进人员所产生的费用大约是该员工一年薪水的1/3。在国内的甚多企业，我们很容易发现，因为人员不断流行，所以不时地招募新人，又因为不时地在招募新人，招募作业就显得草率，人员的教育、训练也谈不上。如此反复循环，互为因果，又谈何竞争呢？
这种人员短期的流失，除了企业少部分在试用期间判断不能胜任其职而终止试用外，大部分均是就业人员因不适应而离职。这些人为何不适应呢？其原因不外乎：
（1）招募者过度的推销
一些企业为了吸引人才，往往在招募时，提出过多甚至不切实际的好处，而把企业的缺点尽可能地隐瞒。这些带着梦想而来的人，经过一段时间后，很快会对未来产生怀疑。在"早也要走，晚也要走"的心理下，大部分的人会决定不如早一点走。
（2）企业的过度要求
有很多的情况是这样的：企业因缺乏工作分析，对于需求的职位，缺乏用人的评价基准，在甄选的过程中也就无法作正确的判断。如此录用的人，在知识、技能与性格方面能否担负企业赋予的责任，就像赌博一样难以预料。既然是赌总是有赢、有输。假如再加上企业对员工有一些能力之外的要求，也会使员工因双方期望差异太大而弃冠而去。
藉由工作分析，可以使各功能部门分工更加明确，也可以使每个岗位的权责、工作内容更加明确，在人员甄选的过程中有所依据。在我们企业辅导的案例中，能够把工作分析做得很好的只是少数，这些少数的企业，通常是竞争的优胜者，也是能够维持优势竞争力的企业。
这十年来，国内的经济高速发展，人力需求也跟着加快，除了基层员工的招募还不致于困难外，包括管理、技术性的优秀人才已越来越难觅得。企业应意识到，缺乏优秀的人才，很难创造或维持优势竞争力。但是要雇用到一位优秀的员工，除企业开支会增加外，聘用到的人，其资格条件可能与其担任的职务会有相当的差距。这些都是现实的情况。也就是说丰沛、高品质人力的时代将逐渐远去，这也企业不得不面对的现实。
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