办公室文档管理

汉拓易安全文档管理加密系统（DMP）-文档生命周期管理/版本控制/关联管理/动态水印/分散存储/统一平台/审批流程/知识管理/智慧资源/文档加密

 我们公司刚刚设计出来的新产品，怎么其他公司也推出了同样的产品呢？
 技术人员的流动，是否会带来图纸文件的“流动”呢？
 我们花了几十万买的图纸，怎么隔壁公司的图纸和我们的一样呢？
 我们的光驱、软驱、USB接口都封掉了，可是图纸怎么还是传了出去？
 你有拿错文件版本进行设计或生产吗？
 烦恼机密文件或设计图档在发布、阅览、打印过程被不当取得吗？
 缺乏有效机制鼓励员工为企业贡献和分享他们的经验和知识?
 如何保证手头的文档总是最新的版本？
 如何将文档很好的分类存放，方便浏览？
 如何有效与客户、供应商、合作伙伴等外部企业进行文档共享、团队协作？

随着信息的不断发展。公司的商业信息也因为竞争的激烈，利润的减少而变得越来越重要。人员的流动性导致商业信息的流失。公司的设计图纸，新产品的研发资料。流失到竞争对手的公司。对公司直接造成的巨大损失。他们将技术文档、设计图纸等机密删除，或者恶意破坏掉。不光企业员工如此，各大企业也使出了浑身解树来抢占市场份额，恶意挖人、企业窃密等事件时有发生。
在认识到企业泄密给企业带来的严重危害之后，企业应该怎么避免人员离职带来的资产流失，从而造成的经济损失呢？
“我们公司封锁了所有的USB端口，为什么我们的企业机密还是外泄了？其实，在当前的防护措施中，很多企业都采用了“堵”的方式来防止企业机密的外泄。大家一般都认为，只要我堵住了所有的数据传输端口，我们的数据就是安全的。有的企业甚至还采用了比较极端的做法，对员工的上网行为进行监控，不允许员工使用QQ、MSN、SKP 等即时聊天工具。但还是会流失机密的资料。
有某塑胶厂的研发部经理，后来另起炉灶，在公司附近新开一个设计中心。产品和原公司做的一模一样。再加上以前的客户关系。无形中又给原公司造成一定的压力。如此真实案例。目前并不在少。甚至有些大的公司，已经因为机密外泄而对簿公堂。名誉和经济双重方面的损失。
企业机密保护应以数据为本
当今时代，企业的信息机密早已换化成了具体的数字载体，例如，研发图纸、Office 文档、源代码、财务报表、客户资料，等等。可以说，对这些企业机密的保护属于一种 “危机投资”，防患于未然显得十分重要。如果等到事故发生之后，企业老总才认识到其投资价值，显然为时已晚。尤其是在当今国际环境恶劣的情况下，企业更应当发挥其战略眼光，采用即时有效的防护措施来确保这些企业机密的安全。
汉拓易安全文档管理加密系统（DMP）是一款针对企业文档管理，文档加密需求研制开发的一套电子文档、图纸管理与保密相结合的一套完整的解决方案，它能轻松帮你杜绝文档管理混乱，误操作造成文档丢失，使文档管理更轻松更快捷；完全透明地对受保护文档自动进行保护，用户在企业内部使用时不影响操作者原有操作习惯，保密环境建立简单、管理方便。是企业机密文档防外泄、图纸安全、数据保密管理理想的解决方案。
在防泄密方面。有自己的防护圈。可以共享给合作伙伴和客户。做到离线和在线的阅读使用。针对于外出人员。可以设定不同的电脑。浏览的次数和上网时间来做防护。所有文件在离开防护圈以后。显示都是乱码。改变了以前常说的。文件只要能读取就能拷贝。能拷贝就能带走的局面。
对于信息的管理这块，可以做到不同格式文件间的管理与沟通，包括文件签核与应用。解决领导经常出差在外的签核问题，更能做到全方位文件分享与保护，异地文件沟通与管理，是一款专业高效的管理与加密软件。

汉拓易安全文档加密管理系统针对企业知识文件保护安全策略，结合信息安全顾问规划符合 ISO27001 / BS7799信息安全规范的解决方案，同时兼顾企业知识的管理与保护。支持多语言（中文简体/中文繁体/英文）

汉拓(DMP)能够有效做到：
文档生命周期管理
 支持无限的内容格式.
 签入签出属性
 版本控制
 浏览和注释
 全文检索
 高级检索
 权限控制(控制文档只读，内容复制/拷贝，抓屏、打印权限)
 日志记录和11种详细报表。
 生命周期视图
 2D/3D（Autocad/Pro-E/Solidworks/UG/Catia等）图档在线浏览。
 内部员工因为离职等原因，把秘密文件拷贝带走，或通过网络向外传递，窃取公司商业机密；
 网络骇客通过网络攻击等非法手段取得访问权限，并把文件复制带走；
 员工没有保密观念造成无意识地泄露，如使电子文档传给了没有阅读权限的阅读者，
 成秘密信息公开；
 计算机病毒自动发送电子文档；
 各类存储设备（如笔记本电脑、U盘、光盘、移动硬盘）等遗失；
 旧设备报废，但没有对设备进行有效的数据擦除处理；
 文件存放管理混乱分散不集中，文件查找检索困难，管理难度大；
 文件审核授权没有统一的流程规范；
 文档管理成本高，人员、纸张、打印耗材、存储空间占用率高；
 知识管理欠缺，缺乏企业知识文化传承机制。

你可以试试致得E6文档管理软件，可以给部门设置编码，并且可以为文档自定义自动编号，可按年份，月份，部门编码等相关属性自由组合。通知通告可以通过系统直接完成，是未来企业管理趋势。系统还支持ISO文控管理体系，是非常适合企业文档管理的软件。

买些那种蓝色的塑料的档案盒，按文件类型填标签分别为：收文、发文、会议记录及工作动态、其他等，你单位发出的文件，如通知、通告等，统一放在发文盒，接收的文件，统一放在收文盒，会议记录等材料放会议记录盒，无法分类的或者无关紧要的可以放其他里；如果按部门分类的话，就每个部门设置一个收文和一个发文文件盒，会议记录和其他各一个盒，所有部门的都统一放置。上面如果同类的盒一个不够用，可以设置多个，标明一、二、三...即可！另外，要有一个文件登记本，格式为时间（年、月、日）、文件编号、文件字号、发文单位、文件名称、备注。收文和发文各一本，分开记录既可以了。
质量认证你可以参考这个网址：
http://baike.baidu.com/view/458486.htm