只汇报结果，不讲述过程
如果参会人员较多，每个成员只需要汇报自己工作的结果，不需要讲述完成任务的方法和具体过程。这样，一方面足够管理层和相关人员了解到项目的进展情况，另一方面也节省了所有参会者的时间开销。如果管理层或者相关人员对一些结果有异议，就可以私下找到对应的人员去详细咨询和讨论，而无须占用所有参会者的公共时间。一般汇报方式如下：
“解决掉2个bug，分别是A和B”
“联系了3个客户，2个客户有意向，1个表示不需要”
“销售目标完成了85%，下个月预计可以全部完成”
“项目的版本5.2.1于昨天下午上线，下一版还在功能测试阶段”
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2
开会之前明确主题和要解决的问题
只有明确主题和要解决的问题，参会人员才能集中精力于核心的问题，而不会出现跑题，溜号，散漫的问题。一旦发现话题出现偏移，会议主持者要及时帮助参会人员明确本次例会的目的，节省掉无关话题所浪费的时间。
要解决的问题必须是可以执行的，不可以是模糊的或者空洞的。比如，“开发一个网站”，“写一本小说”，此类任务过于庞大，是无法在一次例会上分配给具体的人员，或者讨论出明确细节的。因此，大任务的拆解工作应该在会前由具体人员完成，然后拿到会上汇报和接受反馈即可。
所有浪费时间的工作都可以在会前或者会后完成，会上不做长时间的思考和查阅资料的琐事。
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3
权责明确，设置follow机制
会议上提出的所有问题，最后都要分配给具体的工作人员。一个重点需要注意：务必和具体执行人员确认是否能够接受此任务，如果能够接受就在会议摘要上记录人员和任务的对应关系。否则，就要更换其他人员，千万不要武断地把任务直接分配给一个不知情人员或者无法完成任务的人员，这样容易造成任务的失控和失败。
follow机制指的是，所有分配过的任务都需要有存储和记录，这样管理层和相关人员可以跟踪任务执行情况，任务负责人员，任务预计完成时间等。
一般权责的记录方式是：
小明，测试本周新上线的功能并完成测试报告，本周五下班前完成，组长follow
小强，开发邮件模块，2周时间，组长follow
小伟，按照UI组的新设计修改代码，1个月时间，架构师和组长follow
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4
准确的会议记录，存储并共享
每次会议都要有详细的会议记录，以便后续查看，追踪任务完成情况，总结经验等。一般需要记录的内容有：本次会议的主题，开会日期和地点，参会的人员，会上每个人的发言内容，会上对上一阶段任务完成情况的总结，会上决定的下一阶段的任务，任务和人员的对应表。
会议记录由参会人员负责整理，并在会后邮件发送给参会的每一个成员，以及相关的未参会成员。或者，建立一个公共的存储空间，用于存放和会议相关的所有资料，并赋予相关成员访问权限。
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5
控制时长
很多会议之所以让人厌烦的原因是：过于冗长。一些参与人员已经汇报完毕还需要耗费时间听其他过于细节的讨论，甚至是争执，浪费了工作的时间和休息的时间。长期低效的会议会消磨成员的心智，造成团队的涣散，丧失信心。因此，会议主持人员要及时发现浪费例会时间的事件，并避免类似事件频繁的发生。一般简单的例会要控制在半个小时以内，小团队的例会时间则要更少至15分钟左右。
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6
准确，全面，精炼地描述你的想法
项目之所以需要开会而不是私下沟通，主要目的是为了成员之间共享信息，同步项目进度。这样，所有成员可以明确彼此正在进行的工作以及完成情况，有利于成员之间的协同工作和任务衔接。因此，要尽量把重要的，核心的内容毫无遗漏的传达给参会的人员，这样就不会在后期出现因为沟通过少导致的任务衔接困难。
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7
主题无关人员，不需要参会
为了节省所有开会人员宝贵的工作时间和休息时间，只有和本次主题相关的工作人员才需要参会。哪怕是本组成员，只要主题和他当前的任务没有关系，就无须要求他参与该次会议。
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在开例会的时候大家不只是要分析每天的工作情况，还可以适当加上一些故事。就比如在一家餐饮店里面，管理者在讲完一天的工作要求之外，又长了一个关于大雁的故事。他说，有一只大雁捡了四粒种子，一粒种子投向了草原，一粒种子投向了森林，还有一粒投向了没有人的荒山里面，另一粒投向了干涸的沙漠。等过了一段时间之后，它又飞回到了原来的草原里面想去寻找那颗种子，请问它看到了什么？
说完之后，下面的员工都积极主动了起来。一位员工说，那里种子肯定找不到了。管理者就接着说，对，春雨过后，种子长出来的植物已经直接融入到了草原里面，和其他草一样茂盛。后来大雁又高兴地飞向了荒山里，看到了一株小草，后来他又去到了沙漠，只看到了满眼的黄山，根本看不到种子。等到好几年之后，他路过黄山的时候，却发现他当初扔种子的地方长起了参天的大树。他接着又说，这个故事到底说明了什么？
员工听了之后兴致大发，就在下面讨论起来了，每个人都积极踊跃发表了自己的意见。管理员又接着说大家说的都有道理，但它真正要表达的是，一个员工要想成功，就要选择一个好的集体，所以要热爱自己的集体。
这样的例会不仅能够激发员工的兴趣，让他们积极踊跃地参与进来，并且还能够为他们讲述一个深刻的道理。这样的效果肯定要比普通例会好很多。
在开会前，首先要缕清自己的思路。要想到我要讲哪些问题？哪些问题是重点要讨论的？我要讲的问题的顺序是什么？
1、前期准备：
通常自己要列一个会议提纲，可以手写，也可以word简写。如果对于大家不是很清楚的事情，文档要准备的详细一些。
把重点要讨论的问题，列出来。最好进行问题的分类。
主要的问题可以通过框图等方式，直观的目的是让大家能在最短的时间内了解你的思路。
开会前，最好通过邮件将你要讲的及相关文档，发到参会人的邮箱。如有可能，则最好提示哪些人重点思考那些问题。
2、会议
会议期间对每个问题，要有会议纪要，对项目会议来讲这个很重要。会议纪要要及时整理成电子文档（Meeting Minutes）. 备查或者后续者了解项目情况，或作为确定某件事情的依据。之所以无法用会议纪要进行记载，一定是因为讨论者没有按照一定的讨论顺序，漫无目的的讨论。
主持者要把握会议的进展。
要把项目的来龙去脉用简短通俗的语言描绘清楚。
问题讨论后，达成一致意见，一定不要来回讨论，以免浪费时间。
不要谈与本次会议无关的东西。
避免陷入细节。
该拍板的时候一定要拍板。
不要有急噪的情绪，认为自己懂了，别人为什么没有懂，一定是你自己没有描述清楚。
要知道，很多项目讨论几次，也是比较正常的事情。欲速则不达。凡事，要有平和的心态对待讨论。
可以表扬一下昨天表现好的同事，向主管汇报昨天工作，向下级布置今天的工作任务，询问他们有什么需要你来帮忙的地方，反馈一些昨天工作的情况等。
如果是餐厅的话，大概这些
1.今天的供货情况，比如什么什么菜原料没了，今天不能卖
（不然客人点了你说没有就抓瞎了）
2.什么什么菜需要极力推荐的，顺便统一一下宣传时候的口码
（有些菜是半成品，保质期不是很长，需要尽快卖出去，统一口码是怕A服务员说X鱼是海鱼，B服务员却说是河鱼，这样更麻烦）
3.今天或者本周的优惠是哪些
4.昨天工作中发现的问题，需要注意的事项
（当然不能劈头盖脸的骂，就事论事，也不要把出现的问题全都归咎到某一个人身上）
5.分配任务或者岗位
（这样省的人多的时候，有的区域四五个人，有的区域就俩人，当然分岗不是死的，如果实在忙不过来可以来回帮忙）
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