市环保局档案管理制度
一、文书档案管理制度
档案人员岗位责任制
1、贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全各项制度。
2、热爱本职工作，具有较强的责任感和事业心，努力学习档案原理的基础理论和业务知识，不断提高业务水平。
3、负责收集、整理本局在工作活动中形成的各种文件材料，保证各种不同载体档案的完整齐全，及时立卷归档，并向档案移交，履行移交手续。
4、贯彻执行党和国家和保密、保卫制度，不得擅自扩大档案利用范围，不得擅自销毁档案材料，确保档案的安全。
5、对所属单位的档案工作进行业务指导、监督与检查。
6、认真完成领导交办的其它任务。
立卷归档制度
1、凡是反映本局工作活动，具有查考利用价值的文件材料均应整理归档，由档案室集中统一管理，任何部门或个人不得据为己有。
2、各科室形成的文件材料，在次年一季度内由各科室立卷归档，会计核算的文件材料由财会部门整理立卷，保管一年后向档案室移交；基建、设备及其它专门工作的文件材料在任务完成或告一段落后，由形成部门及时整理归档。
3、本局人员因公外出参观学习、参加会议的材料必须及时向局办公室移交。
4、凡归档的文件材料其制作材料必须易于长期保存，做到纸质优良、图像清晰、字迹工整、签字手续完备。禁止用圆珠笔、铅笔、彩色笔书写。
5、文件材料的归档，一般归档一份，重要的或使用频繁的可归档数份。
6、应归档的文件材料要收集齐全、完整，文件归档质量需符合有关规定。
7、各科室必须按时将应归档的档案全部移交档案室，编制移交目录，目录一式两份，档案室接收时，应清点核对，交接双方履行签字手续。
8、市环境监察大队、环境监测站必须将每年文件归档的目录移交局档案室备案。
档案保密、利用制度
1、本局保管的档案，主要供本局及下属单位利用，对外提供利用需经分管档案工作的领导批准。
2、档案室应严守保密规定，并根据档案的机密程度，严格掌握不同的利用范围。
3、本局人员只可利用其工作职能范围内的档案，如需利用工作职能范围外的档案，应经分管档案工作的领导批准。
4、外单位人员利用档案一律不予借出。
5、凡利用者都应按照规定填写《查、借阅档案登记簿》。
6、利用者必须十分爱护档案，不能拆卷、抽取撕页、污损或在文件上勾划、涂改，查阅档案时不许吸烟、喝水，借出的档案应妥善保管，及时归还，不得转借，更不得遗失，违者按有关法规追究责任。
7、档案室提供利用档案时，应根据需要附一张《档案利用效果登记表》，由利用者在利用工作结束后，如实填写，并及时交档案存查。
档案保管制度
1、档案室应根据保存档案、资料的数量，设置必须的库房和密集架，并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。
2、库房附近不得旋转易燃、易爆、易污染等物品，库房内不准堆放与档案、资料无关的杂物，并杜绝任何火种进入。非档案工作人员，未经许可不准进入库房。
3、库房内的密集架及档案排列有序，并编制存放索引。
4、档案室应根据档案防护要求，积极采取相应的措施，确保档案的安全。
5、定期对档案保管的状况进行全面检查，并作记录。发现问题及时向分管领导汇报。如遇特殊情况，及时检查，发现问题及时解决。
6、档案员调动工作时，应在离职前办好保管工作的交接手续。
档案统计与检查制度
1、档案室建立档案材料的收进簿、台帐档案移交材料登记簿。
2、定期检查清点库内存放数，做到帐物相符。
3、档案室每年向上级档案部门报档案材料的平减和变化情况。
4、档案人员如调动时应办理交接手续，如档案不符，不能调离原单位。
档案鉴定与销毁制度
1、档案工作人员，在日常工作中应注意熟悉自己保管的档案，定时对档案存毁提出意见。
2、销毁档案材料，应组织鉴定委员会或小组，根据市史志档案办审核批准的《归档文件材料保管期限表》对超过保管期限的档案材料，按其历史价值和使用时效加以严密的甑别，将应销毁的档案造具清单，批准后，始得进行。
3、盒案卷中如有多数无保存价值的文件，须拆开取出销毁，其应保存部分，由档案室整理后继续保存，不得仅根据案卷目录上案卷名称及卷上的保管期限判定存毁。
4、销毁档案材料时，应实行监销制，并由审批人、鉴定委员会或小组负责人、监毁人在销毁清单上签名。
5、经批准销毁之档案清单，由档案室长期保管。
二、会计档案管理制度
1、根据集中统一管理的原则，本机关全部会计档案集中于档案室统一管理。
2、会计档案的立卷、归档，应按不同保管期限分类、编号，做到案卷目录与档案“帐物相符”。
3、每年形成的会计档案，由财务部门按照归档的要求，负责整理立卷，装订成册。当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满后移交我档案室，并填写移交清单。
4、档案管理，要存放有序，查找方便，严防损毁、散失和泄密。
会计档案借阅制度
1、会计档案为本单位提供利用，但不得借出档案室，如有特殊情况，需经单位领导方可借出，但要限期归还。
2、外单位查阅档案，需持单位注明查找人员身份和查找内容的介绍信，经单位领导批准后，方可查阅。
3、借阅档案，妥卷保管以、加注、涂改、撕毁、翻印、拆卷、制取和转借他人。
4、档案归还时，必须清点核对无误，当面注销借据。如有缺损、遗失等情况，要及时报告领导，追究责任，严肃查处。
会计档案销毁制度
1、会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位档案部门提出销毁意见，同财务部门共同鉴定，严格审查编号。销毁会计档案的清册，需经本单位领导批准。对于其中未完成的债权、债务及今后有查找内容的原始凭证，应单独出，另行立卷，保管到债权债务及有关凭证处理完毕为止。
2、销毁会计档案时，应由档案部门、财务部门共同派员监销。
3、监销人员在销毁会计档案以前，应当认真进行清点、核对；销毁后在销毁清册上签名、盖章，并将监销情况报告本单位领导。
三、干部档案管理制度
干部人事档案管理人员职责
1、收集、鉴别和整理干部人事档案材料。
2、办理干部人事档案的查（借）阅、转递、统计等工作。
3、登记干部职务、工资的变动情况。
4、为有关部门提供干部的情况。
5、做好干部人事档案的安全、保密、保护等工作。
6、办理其他有关事项。
干部人事档案材料收集制度
1、严格按照《干部人事档案材料收集归档规定》及时收集干部人事档案材料。
2、收集的档案材料，必须是办理完毕的正式文件材料。材料必须真实、完整齐全、手续完备、文字清楚、对象明确，并写明承办单位或个人署名，有形成材料的日期。
3、认真做好收集材料登记工作。
4、经常有计划地收集、补充档案材料，做到一季度一小收，半年一大收，年终一总收。同时要在半个月内，将收到的材料归入档案袋内，每两年装订入卷归档一次。
5、档案材料必须统一使用16开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。
干部人事档案材料鉴别归档制度
1、根据干部人事档案工作有关文件的要求，对收集的档案材料进行认真仔细地鉴别审查。
2、对不属于干部人事档案内容的材料要及时转往有关部门，应退还本人的要及时退还本人。
3、对手续不完备或不规范的材料要及时退回材料形成部门补办手续。
4、经鉴别确需销毁的材料，进行详细登记并报请领导批准后，予以销毁。
5、鉴别登记后的干部人事档案材料要及时装入档案袋内，每两年装订入卷归档一次。
干部人事档案检查核对制度
1、在干部人事档案的接收、转出、借阅及日常工作中，要认真检查核对，发现差错，及时登记处理。
2、每月底要检查核对一次借出档案归还情况，逾期不还者，要及时催要。
3、每半年要全面检查核对一次干部人事档案管理情况，做到花名册上的姓名与档案柜里的档案一致、档案与档案袋、面和材料上的姓名一致、档案存放的位置与编号一致。
4、每年底按干部任免通知检查核对一次档案送交情况，对未交档案的要及时催要。
5、要做好干部人事档案的登记和统计工作。
干部人事档案转递制度
1、接到有关干部的任免、调动文件或领导指示后，要及时将档案转给新的主管单位。
2、转出的干部人事档案必须完整齐全，并按《干部档案工作条例》的要求，整理装订成册，一次性转出。
3、转递档案必须详细填写《干部人事档案转递通知单》，并与档案一道密封，加盖密封章。
4、转递档案必须通过机要交通转递或派党员干部专人送取，不准邮寄或交干部本人自带。
5、档案转出后，必须在档案花名册上注明何年何月转往何处，以备查考。
6、对接收的干部人事档案进行认真检查核对，确认无误后，在回执上签名盖章立即退回。若发现缺少材料，应在回执上写明。逾期一个月未退回执的，转出单位应写信催问，以防丢失。
7、对接收的干部人事档案，须认真登记、编号，及时入库。
8、干部调配、任免工作等部门应将干部变动情况及时通知干部人事档案管理部门，并建立必要的联系制度。
干部人事档案查（借）阅制度
1、查（借）阅干部人事档案时，应有两名中共党员，并填写《查（借）阅干部人事档案审批表》，办理审批手续。
2、任何人不得查（借）阅本人及其亲属的档案。
3、查（借）阅干部人事档案的同志必须严守纪律。只准查（借）阅有关部分，不得翻阅全部档案。
4、查（借）阅干部人事档案时，要爱护档案，注意保持档案整洁，严禁在材料上圈划、涂改、不准折叠、拆换、抽出、增添和损坏档案内容。
5、未经批准，查（借）阅干部人事档案的单位或个人不得擅自摘抄、拍摄、复制档案内容。
6、查（借）阅的干部人事档案必须保证绝对安全。要严格保密，妥善保存，不准转借，不准从中抽走档案材料，不准交无关人员和干部本人翻阅，不得泄露或擅自向外公布档案内容，违犯者应视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。
7、未办理借档手续的不得借用干部人事档案，借用档案的时间，一般不超过15天。如超过借用期限仍未使用完毕时，借用单位应及时向干部人事档案管理部门说明需延期使用的理由，经同意后方可续借，续期一般不超过7天。逾期不还者，要查明原因，对无故越期者要进行批评教育。
8、严禁在阅档时喝水、吸烟，谨防损坏档案。
9、档案出库时，要先清点后付出，收回档案时要先清点后归位。
干部人事档案保管保密制度
1、干部人事档案管理部门要设置专门的档案库房、查阅室和办公室，不得在库房内阅档或办公。
2、库房内要配备空调、除湿机、灭火器、温湿度计、防腐剂等设施，达到防火、防盗、防潮、防高温、防光、防蛀等“六防”要求。
3、干部人事档案必须存放在铁质档案柜内。
4、无关人员不得进入档案库房。
5、库房内严禁吸烟。库房和档案柜要保持清洁，不准堆放杂物。
6、要经常检查档案的保管和保护工作，针对存在问题提出建议，改进工作。
7、档案工作人员要严格遵守党和国家的保密制度，不准向无关人员谈论档案内容，不准用电话索问或提供干部的全面情况和涉及政治历史或其它重要问题的档案材料。
8、档案工作人员不准携带干部人事档案材料进入公共场所，个人不得私自保存他人的档案材料。对利用档案材料营私舞弊的，要视情节轻重，予以严肃处理。对违犯《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。
档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。我们的档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案培训、档案软件定制、档案智能化管理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。
这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。
档案管理制度
第一条 档案是党和国家的宝贵财富，是历史的真实记录，一切国家机关、社会团体、企事业单位都应义不容辞地按照《档案法》的规定保护、管理好档案。
第二条 本单位在工作中形成的各种门类和载体的档案，必须按《档案法》的规定实行专人、专室、专柜集中统一管理。
第三条 档案室要安装铁门、铁窗，配备消防设备，做好“九防”（即防虫、防霉、防光、防鼠、防潮、防光、防盗、防高温、防有害气体）工作，逐步实现现代化科学管理。
第四条 档案室保管的全部档案要按规定进行分类、编号、排列、便于保管利用。
第五条 档案室应建立档案统计台帐，对档案的收进、移出、保管、利用、鉴定、销毁等情况进行登记统计。
第六条 发现档案有损坏、丢失、被盗或其他危害档案安全的迹象时，应及时向单位领导和档案行政管理部门报告，并积极采取补救、防范措施。
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