诏书有一定的格式，起首句一定是「奉天承运皇帝，诏曰」，结尾语为「布告天下，咸使闻知」或「布告中外，咸使闻知」，中间则叙述诏告天下事件的内容。诏书由内阁拟稿，经大学士定稿进呈，皇帝批阅後，以墨笔楷书，由右至左直写，写在大幅黄纸上，中间及纸张接缝处钤「皇帝之宝」玺。制作完成後的诏书称为「诏黄」，以极其隆重而繁复的礼仪，送至天安门城楼上宣读，象征著布告天下。宣诏礼成，由礼部接诏，立即誊写或雕板印刷多份，由驿道分送各地，再由地方官员接诏、宣诏。誊写的诏书，称为「誊黄」，雕板印刷的诏书，称为「搨黄」。
注：“奉天承运皇帝”为一个词，奉天承运为皇帝的修饰定语。
注：以上为清代诏书格式，清代之前，不同的朝代有不同的格式，奉天承运皇帝诏曰的开头是从明朝才开始使用的。
古代的诏书又称为圣旨
当太监拿着皇帝的诏书（圣旨）到大臣家宣读的时候，大臣及家人、奴仆等都要跪下接旨。接完旨后还得念出“皇上万岁万岁万万岁”。
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