急求工程项目资料管理制度

文件和资料的管理
1、由项目部办公室负责管理性文件的收发、传阅、编制清单归类保存。
由项目技术负责人负责施工图、技术核定单、变更通知单的收发，负责编制目录，分发清单，所有施工图的持有人应对图纸的修改，变更及时标识。
2、所有文件资料由文件批准人决定发放范围和份数，文件发放人应填写《文件和资料发放登记表》，按发放范围和数量发放文件，并做好编号及登记。
3、文件领用人在收到文件和资料时，应在文件发放的表格上登记签字。
4、在发放过程中，文件使用部门应及时撤出作废/失效文件。
5、当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应向文件发放部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件、编号不变，文件发放部门应将原破损文件收回处理。
6、文件使用人文件丢失后，应向文件发放部门办理补领手续，在补领申请时必须作出书面说明，文件发放部门在补发文件时应重新进行分发编号，并注明作废。
7、在用有效文件控制清单
项目部办公室负责编制管理性《有效文件控制清单》，项目工程部负责编制技术性《有效文件控制清单》，以识别和管理在用有效文件及现行修订状态。
8、文件和资料的更改
a.当文件和资料需要更改时，应由圆斗文件更改人或更改部门填写《文件和资料更改申请表》，说明更改的理由依据和更改内容，如更改涉及其它部门时，应重新会审。
b.文件更改原则上应由原审批人审批，当原审批人不在或需指定其它人员审批时，则该人应得到相应的授权书和文件审批岩罩所需的有关背景资料。
c.经更改审批的文件，由审批人填写《文件和资料更改通知单》，并发至有关部门。
d.文件持有人根据《文件和资料更改通知单》的指令，直接在文件的相应处进行更改，但应确保内容的正确、清晰，并将《文件更改通知单》附于文件后或收回原文件，并做好发放登记。
e.文件更改后，文件更改部门应将更改内容审批件存档备查。
f.文件更改应做好记录和标识。
9、橘枣磨作废的文件应加盖“作盖”印章，已作废、失效的文件应在文件的使用场合中撤出。
10、文件和资料的保管
a.文件和资料持有人应妥善保管好所用的文件资料，防止丢失、损坏，若损坏丢失应向主管领导报告，批准后按二.5和二.6办理。
b.文件资料的存档按公司档案管理办法规定办理。
c.文件管理人在调离岗位或存档时，必须移交全部文件，并作好文件移交记录。
11、文件和资料的使用控制
a.文件和资料需要时，由需要人填写《文件和资料复印审批表》，应经主管部门或部门负责人批准，规定复印的份数、编号，发放应做好记录和登记。
b.需要临时借阅文件的人员应填写《文件和资料借阅申请单》，经文件管理部门负责人批准后方可借阅，借阅后必须及时归还，文件一般情况下不外借，如确需外借，需经主管领导批准。
12、记录
文件和资料发放登记表
文件和资料收到登记表
文件和资料更改申请表
文件和资料更改通知单
文件和资料复印审批表
文件和资料存档（移交）记录
文件和资料补领审批表
有效文件控制清单
文件和资料借阅申请单

9.3.3 产品（材料）采购的控制
1、根据采购对最终产品的质量影响程度，对采购材料进行分类。
A类（重要）：属主要及大宗量产品，直接影响最终产品质量的产品，应在合格分承包方名单中采购。
B类（普通）：除上述产品以外的产品，允许在市场直接采购。
2、 分承包方的评价
a.采购前，必须进行分承包方的评价。
b.分承包方评价由办事处组织进行评价，由项目经理、质量员、材料员参加。
c.评价内容：
①对分承包方类似产品生产过程和服务的以往业绩进行评审。
②对提供的样品质量进行鉴定。
③是否具备生产许可证或产品使用许可证。
④生产能力及能否履行合同能力的调查。
⑤必要时对分承包方质量体系评价。
⑥企业信誉。
⑦价格水平。
d.根据评价结果，由项目部编制合格分承包方名单报办事处主任批准，确定合格分承包方名单，并作好《分承包方评价记录》，在《合格分承包方名单》中实施采购。
3、对合格分承包方的控制
根据采购产品对工程质量的影响程度，对合格分承包方实施控制：控制方法是：
a.每年一次对合格分承包方进行复评，发现不合格，限期整改。
b.对合格分承包方产品进行跟踪验证，一次不合格进行退货，调换并警告，再次不合格撤换合格分承包方。
4、采购文件
①采购产品的技术标准
采购产品的技术标准必须满足设计及有关规定要求，必要时由总公司工程部提供。
②采购计划
a.采购计划由项目经理部负责编制。
b.采购计划由办事处主任负责批准。
c.采购计划的内容：产品的名称、数量、质量要求、生产厂家、采购日期及交货验收方式等。
③采购合同
必要时，采购前应签订采购合同，采购合同由项目经理或其授权人负责签订，签订前必须经办事处主任批准。
采购合同的内容包括：产品名称、规格型号、质量要求、价格付款方式、交付时间、交付验收方式以及有任意一方无法履行合同时解决争议的方法等，必要时，可增加质量保证要求，包括适用的质量体系、标准名称、版本号。
5、采购的实施
①由项目部材料员按批准的采购文件，在合格分承包方名单中进行采购。
②当生产急需，需在合格分承包方名单之外采购时，应由项目部提出申请，经办事处主任批准后，方可在合格分承包方名单之外的单位采购，采购产品必须符合采购文件要求，再对分承包方进行追补评价，评价内容见9.2.3.2 条款。
③因特殊原因需修改采购合同时，由材料员负责应及时与分承包方联系，协商解决合同变更后的有关事宜，并形成记录。
6、采购产品的验证
①在分承包方货源处的验证
当需要在分承包方货源处进行采购产品验证时，项目部应在采购合同中规定验证的安排及产品放行的方式。
②当顾客要求对分承包方产品进行验证时，本公司提供必要的条件，使顾客能在项目部或分承包方货源处对采购产品进行验证，但顾客的验证，本公司不能作为分承包方对质量控制的有效依据。
顾客的验证不能替代本公司的验证，既不能免除本公司提供合格产品的责任，也不能排除其后顾客的拒收。
7、记录
分承包方评价记录。
合格分承包方名单。
合格分承包方不合格品记录。
产品采购计划表。

9.3.4 顾客（业主）提供产品（材料设备）的控制
1、由项目部根据施工承包合同规定，列出顾客提供的产品清单，上报办事处，便于从总体上进行控制，清单包括：产品名称、规格型号、数量及供货日期等。
2、验证
⑴顾客提供产品的验证
①顾客提供的产品由各项目部的材料员会同质量员负责验证，验证方法按《检验和试验控制程序》执行，验证包括：
a.提供产品清单或相当于清单式样的票据。
b.对特定的产品必须双方共同看样，必要时由质监、监理或设计部门参加，共同认可。
②如果顾客提供的产品经验证达不到规定要求时，本公司可采取：
a.拒收；
b.经本公司总工程师或副总工程师批准后让步接收，并作好记录标识。
③若发现顾客提供产品缺少、损坏，不适用的情况报告项目经理，由项目部编写《顾客提供产品的丢失、损坏或不适用情况记录》，并及时与顾客联系处理。
⑵所有的验证都必须做好记录。
验收的依据：施工合同和验收规范。
本公司的验证不能免除顾客提供可接受产品的责任。
⑶贮存和维护
①顾客提供的产品经验证合格后按《搬运和贮存控制程序》及《防护和交付控制程序》进行实施。
②在贮存过程中，发现顾客提供的产品丢失、损坏和不适用等情况，应做好记录，向项目经理报告和与顾客联系，同时采取措施或处理。
4、记录
顾客提供产品清单。
顾客提供产品的丢失、损坏或不适用情况记录。

9.3.5 产品标识和可追溯性
1、产品的标识
①进场产品的标识。
进场产品应带有标识，其内容为：
经销单位、生产厂家、名称、数量、规格型号、试验报告、质保单或合格证、生产日期等。
合格物料入库后，仓库管理员应在入库登记册与登记卡上注明产品的标识，内容包括产地、名称、数量、规格（型号）、进货日期等。
②施工过程标识（分部分项工程）。
必要时形成分部分项工程由施工员打上标识。
标识的内容包括：工序名称组成分项工程各道工序操作者姓名、施工日期、质量等级，并作好相应记录。
③对于不能作标识的，记录可作为标识。
2、成品标识：
本公司基本上存在成品标识，但为了某种需要，必要时可对建筑工程进行标识，内容包括：建设单位、施工单位、设计单位、（质监、监理单位）、施工日期、质量等级等。
所有标识应设置在相应的醒目位置，并加以保护。
标识在施工、搬运贮存过程中消失时，应重新标识，一旦无法确认时，由操作者报告仓库保管员或施工员，经过校验确认后，再进行重新标识。
3、进场产品标识由仓库管理员加以保护，分部分项工程标识由质量员和施工员共同负责保护。
4、所有的记录由项目部资料员妥善保存，以便查阅，具体按《质量记录的控制程序》进行实施。
5、标识用的印章、代码、标牌等由材料员、仓库保管员负责保管。
6、可追溯性
当合同和内容管理要求对产品或过程有实施追溯要求时，应对每批产品或每个过程作唯一性标识，在标识上注明追溯终点和起点，并作好记录。
当需要追溯时，由项目部施工员具体负责实施。