转 如何制作财务报表

如何真实、准确、完整地制作出财务报表，是我们会计人员，特别是刚刚上任的会计人员必须掌握的技能。针对目前公司实际情况，在这里主要讲述如何制作--资产负债表与损益表(或称利润表)(以下把两表统称为财务报表)。要真实、准确、完整地制作出财务报表至少要弄清：1、报表数据从哪里获得，即报表的编制依据，2、对报表各数据的真实性、准确性、完整性的检查与确认，3、具体在实际工作中的制作步骤。下面就针对此三点进行展开叙述。一、财务报表的编制依据。首先把这点提出来，有的会计可能不以为然，可是在实际工作中，我们自己在制作财务报表时，常常会遇到如下情况：1、当出现财务系统中货币资金期末余额与公司货币资金日报表期末余额不一致时，在填制资产负债表中的货币资金期末余额时，填哪一个?2、当出现财务系统中库存商品期末余额与进销存系统中库存商品期末余额不一致时，在填制资产负债表中的库存商品期末余额时，填哪一个?。等等。对出现上面的情况时，我们有的会计人员心中就很为难，不知填前者，还是填后者。实际上，这涉及到财务报表的编制依据问题。不管是资产负债表，还是损益表都是财务报表，其所填制的数据理所当然出自财务系统。在我们砂威公司里，由于业务相对简单(没有投资与筹资业务)，都可以依据财务系统中总账科目的相关余额来填制资产负债表，依据财务系统中总账科目的相关发生额填制损益表。至于财务系统中相关数据与货币资金日报表相对应的数据不一致，与进销存中相对应的数据不一致等等的问题怎样解决，就是下面要讲的第二个问题。二、财务系统中总账余额与发生额的检查与确认俗话说，有比较才有鉴别，要想对财务系统中数据进行检查与确认，就得找参照物比较。通常在实际工作中，我们依据导出试算平衡表的数据来与相关数据或事项进行比较，来判断我们的会计核算工作是否准确，真实，完整。由于总账数据来自于明细账数据，若明细账数据正确，总账数据也一定正确，因此，我们先要检查与确认明细账数据的正确性。下面就依据导出的二级科目试算平衡表，逐一对各二级科目需要检查与确认的事项作一说明。1、现金与银行存款。比较试算平衡表中现金与银行存款期末余额与货币资金日报表期末余额是否一致(平时出纳要保证现金与银行存款实有数与货币资金日报表期末数、手工账余额一致，每月会计也将两次参与此项盘点)。若不一致，两者中肯定有一方或双方有错，既然有错误嫌疑，就得马上查找与核对。通常的办法是先向以前追溯查找(逆向查找)两者之间余额一致时的时间点，最好是距期末时间最近一次两者余额一致时的时间点，找到此时间点后，再依此时间点起向后核对(顺向查找)两者之间的明细发生额，就会找出导致产生不一致的根源，有时有一处错误，有时有多处错误，逐个改正，两者期末余额就会一致。在这里要多说一点，上面所说的这种比较不限于每月做报表时，平时就可以核对，早发现问题就可以早解决，避免把问题拖到月底，影响制作财务报表的进度。实际上，如果真的出现多处错误，月底就得加班加点地去查找原因，将会把自己搞得疲惫不堪，得不偿失。2、应收账款及坏账准备。比较试算平衡表中应收账款期末余额与货币资金日报表期末余额、进销存系统中应收账款期末余额三者是否一致。若不一致，追溯查找，找出原因，予以更正。核对好应收款期末余额后，再计算坏账准备与应收账款期末余额之比是否为千分之五，若不是此比例，则要补记账凭证计提或冲减坏账准备。 3、其他应收款。此项中要关注房租或电话押金，押金单据是否保管完好，如公司有刚搬家或刚换电话，要关注以前押金是否收回，新增押金会计核算是否正确。若公司有送货的车辆，加油充值卡余额是否与账上余额一致也要核对一下。公司员工借款是否存在发工资时漏扣情况，有欠款而员工早已离开公司的情况是否存在。4、库存商品与在途商品。月底时，我们一定要检查是否存在采购退货单已开出并且货物也已发出，而货还未到达收货方(即在途商品)，此时，会计要根据托运单与采购退货单填制记账凭证，记入在途商品科目；下月初直接根据收货方签字回传单据冲减在途商品科目即可。若不进行如上会计处理，在比较试算平衡表中库存商品期末余额与进销存系统中库存商品期末余额时肯定会发生不一致的情况。如若在途商品已经进行了正确的会计处理，两者仍然存在差异时，怎么办?最好即时查找出来，若自己一时不能查出，新的公司制度规定在资产负债表下方标注：进销存系统库存商品期末余额-财务系统库存商品期末余额=两者差额。标注出来，这只是暂时的办法，下月初，对于大额差异，会计要安排专门时间进行查找原因，自己不能找出原因的，要向总部财务部反映以求问题得到解决。对于百拾元的差异，可以每季度末向总部申请给予调平。5、固定资产与累计折旧。此项中主要关注当月有无固定资产增减变化，以及累计折旧是否计提(在实际工作中通常会遗漏计提折旧)。另外对于成立较早的公司还要关注累计折旧是否已提足，对累计折旧已提足的固定资产将不再计提折旧。 6、待摊费用与低值易耗品。待摊费用要关注有没有最近新增的项目，别忘了摊销；同时也要关注待摊费用明细项中有没有贷方余额，若有贷方余额应调查本期是有新增待摊费用而漏记或误记其他科目，还是多摊销所致，找出原因后马上改正。如账上有低值易耗品余额，别忘记按公司制度规定在半年后摊完剩余的50%金额。7、应付账款。此项核对工作主要在平时与客户定期对账，发现问题及时解决。在做报表时，主要是关注应付账款有没有借方余额，若有，是数据录入错误，还是有其他合理的原因；有没有长期挂账的余额，如有要及时申请处理。8、内部往来。此项总部都会在平时与各公司定期的核对，有问题一般平时要及时解决，做报表时主要关注在销售助理和出纳处有没有须要对方公司回传的单据，及时跟踪处理。9、待处理财产损溢与其他应付款。待处理财产损溢主要关注有无长期(超过三个月)余额，如有要及时申请处理；其他应付款科目通常情况下各公司不用核算此科目。10 主营业务收入。主要核对试算平衡表中主营业务收入本期发生额与货币资金日报表期末累计金额、进销存系统中本期销售金额三者是否一致。11、主营业务成本。在这里须要注意的是从进销存系统中导出销售成本后，不得再以月底日期进行采购单与销售单的输入，最好先进行进销存系统结账后再导出销售成本。12、经营费用。此项主要检查各明细费用项目是否均记入，有无遗漏，如房租费是否摊销了，折旧费用是否计提了；各明细费用项目金额是否合理等等，这是再次复核各项业务是否处理完毕的重要步骤。在这里还要着重向大家说明：如有银行存款利息与调减坏账准备业务发生时，其会计分录输入电脑有一点特殊性。当本期有银行存款利息业务时，我们做正确的分录，借：银行存款，贷：经营费用-财务费用；当本期有调减坏账准备业务时，我们做正确的分录，借：坏账准备，贷：经营费用-计提坏账准备；将上述分录输入电脑时，我们要注意在输入经营费用贷方分录时，要用红字输入到经营费用借方。要这样输入是为了下面电脑自动结转损益时须要选择结转方向有关。这样输入还有一个好处就是，在我们检查试算平衡表中经营费用各明细项目时，在结转损益前本期发生额栏中只有借方金额，没有贷方金额。如有，请改为借方红字。13、营业外收入与支出。一般看试算平衡表中营业外收入与支出明细项目发生额在本期是否确实发生过。有时在将凭证录入电脑时因各种原因影响会输错科目，在实际工作中也曾遇到过将费用错输入过来了。14、应付工资。这里把应付工资科目放到最后来说明，是因为业务员奖金的计提涉及到利润，只有在检查与确认好上面各项目后，才能最终确定下来未提业务员奖金前的利润数据。当把未提业务员奖金前的利润数据确定后，大家就可以按照公司管理制度中的办法进行会计处理。三、实际工作中制作财务报表步骤一般制作财务报表要经过：A、记账凭证的审核，登账；B、对二级科目试算平衡表明细项目进行检查与核对，即本文第二点的详细叙述说明；C、针对B 步骤发现的问题进行改正或补充处理后，再经过A、B 步骤。D、检查与核对确认无误后，进行损益结转并登账。在进行电脑损益自动结转时，电脑会显示两个选择项供你选择：a、损益科目结转金额始终以正数表示；b、损益科目结转方向与会计科目中定义的余额方向相反。是选a 还是b，取决于我们的会计人员在处理如银行存款利息一类业务输入电脑时，费用科目是输入在借方还是贷方。在上面对经营费用项目进行检查核对时，我们已要求大家用红字输入在借方，因此，我们就可以选择b。E、导出总分类账，根据总分类账相关期末余额编制资产负债表，根据总分类账相关本期发生额编制损益表。经过上面的说明，我相信大家对制作财务报表应该有一个全面的了解，当然，实际情况要复杂些，这里只是提出了一个制作财务报表的思路而已。