信息化社会的到来,正在推动着企业信息化建设的进
程。物流管理信息系统以其优化储备,减少占用,保证供应,
控制消耗,提高管理水平,提高经济效益等诸多优势,已经成
为企业实现信息化不可缺少的一个重要内容。
物流管理信息系统能够实时测定物流管理各项工作的
运行情况,准确而迅速地处理物流、商流过程中的全部信息,
正确适时地提供物资仓储、材料核算、消耗定额、物流统计等
方面的信息,利用历史数据预测未来,从全局出发辅助物流
管理人员进行决策,利用信息控制企业行为,帮助其实现规
划目标。实践初步表明,它已为企业带来了显而易见的经济
效益和社会效益。
但是,物流管理信息系统在实际运行过程中,运行质量
不高,主要存在数据录入质量不高、运行记录不详、工作规程
不严、维护力量不强、信息提供水平不高等问题,致使整个系
统的运行效率和经济效益达不到预期效果。针对上述问题,
需通过以下途径着手努力解决。
一、切实提高数据录入质量
物流管理信息系统是对物流信息进行收集、加工、存储、
传递、维护和使用的系统,无论是进行收发料登账处理、库存
动态分析,还是进行物资报表统计、消耗定额预测,都离不开
诸如收料单、发料单、退料单等原始凭证提供的原始数据的
信息处理。因此,作为整个系统进行信息处理的的第一个环
节,原始数据的录入质量如何,必将直接影响到系统的运行
质量,进而最终影响到各个部门的各级领导能否准确、快速、
高效地进行物流管理决策。一个错误数据的录入,必将导致
汇总数字的错误;一个数据录入的迟缓,必将影响整个工作
的及时完成,甚至可能使输出结果变得毫无价值;一个原始
数据的遗漏,必将带来最终结果的偏差。能否准确、及时、齐
备地将原始数据录入已经成为影响整个系统运行质量高低
的首要问题。
为此,首先必须要严格挑选和培训数据录入人员和校验
人员,要求他们不仅精通物流管理有关业务,而且必须具备
高度的工作责任心;其次,充分运用系统本身具备的数据录
入错误检查功能,熟练地进行录入错误的及时检查和纠正;
再次,建立数据录入人员和校验人员岗位责任制,分清责任,
奖罚分明。
二、详尽记录系统运行情况
对于物流管理信息系统的专门研究,目前还只是刚刚开
始,许多问题仍处于探讨之中。即使对一个企业而言,也需
要从实践中不断摸索和总结经验,从而进一步提高信息处理
水平。然而十分可惜的是,许多企业由于缺乏系统运行情况
的基本数据,而无法进行系统功能的评价和改进,进而影响
了整个系统的运行水平。的确,系统运行情况是评价和改进
系统的依据,是科学管理的基础,是十分重要和宝贵的资料。
收稿日期:2006 - 11 - 15
作者简介:张智海(1969 - ) ,男,山西太原人,太原铁路机械学校高级讲师,山西大学MBA 教育中心2005 级研究生,研究方
向:信息管理。
王中明(1968 - ) ,男,山西太原人,山西金中华科技投资有限公司副总经理,山西大学MBA 教育中心2005 级研究
生,研究方向:物流管理。
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在系统的运行过程中,无论是数据的情况,处理的效率,还是
意外情况的发生及处理,系统工作人员都必须及时、准确、完
整地记录下来。
首先,系统各类工作人员都应担负起记载运行信息的责
任,通过严格的制度和经常的教育,使所有工作人员都把记
录运行情况作为自己的重要任务,随工作随记录,减少中间
环节,避免失真;其次,尽量采用固定的表格或本册进行记
录,需要记录的内容要含义明确,用词确切,记录者容易填
写,节省时间;再次,把方便易行的人工记录与准确可靠的机
器记录两种方式配合起来使用,以便完整、准确地记录系统
运行的各种事件及相关数据。
三、严格遵循系统工作规程
系统工作规程指的是为保证整个系统正常运行而合理
使用系统的各种指导书、手册等资料,比如用户使用须知、输
入数据准备说明、信息中心运行细则等。可以想象,如果离
开了系统工作规程,系统工作人员将无法完成系统的任何一
项工作。比如,从基层或信息源收集上来的原始资料,应该
由审核人员经过审查之后,才能交录入人员录入,数据录入
之后再由其他审核人员进行验收,才能进入正式文件或数据
库。如果数据输入工作不是这样严格地进行,数据一旦出现
了错误或遗漏,必将给整个系统造成损害。看起来系统工作
规程尽管繁琐,然而对于维持系统的正常运行,却是非常必
要的。然而,在实际运行过程中,系统的工作规程竟然有的
缺这少那,无章可循,有的流于形式,概不执行,从而造成重
要数据丢失,工作过程中断,甚至系统崩溃,导致系统运行工
作混乱,损失惨重。
为此,必须首先建立和健全系统工作规程,该建立的建
立,该补充的补充,做到有章可循;其次,组织所有系统工作
人员认真学习相关的工作规程,培养自觉遵循科学、规范的
工作规程完成各项操作工作的良好习惯;再次,严格系统工
作规程执行制度,分清责任,奖罚分明。
四、大力加强系统维护力量
物流管理信息系统作为一个大型软件,具有“样品即产
品”的特点。它不能像其他产品那样,先制造一个模型或样
品,在试用中发现问题,然后再生产正式的产品。它只能在
运行中边用边改。当系统的外界发生诸如操作系统版本改
变、数据库语言的发展等变化时,当系统运行中发现开发或
测试阶段未出现的诸如各子系统接口出现矛盾、数据的不同
组合使程序出错等故障或错误时,当系统进行诸如管理业务
扩充或程序大小上的精减等扩充功能或改善性能、提高处理
效率时,都需要对系统进行必要的维护。因此,在整个系统
运行阶段,系统维护是消耗时间最多、工作量最大的一项重
要的工作。但是,在系统实际运行过程中,由于系统维护力
量薄弱,总是不能及时应对外界环境的变化、使用者新的需
求以及计算机技术的迅猛发展,致使系统运行质量大打折
扣。大力加强系统维护力量已经迫在眉睫。
系统维护包括对程序、数据文件、代码等软件数据的维
护和对系统所使用的硬件设备的维护。因此,加强系统维护
力量,一方面,必须定岗定编,专职专责,分别配备系统专职
的软件维护人员和硬件维护人员;另一方面,加大投资,通过
选送院校学习、短期强化训练、在岗轮训等方式,对系统维护
人员进行强化培训,使得软件维护人员能够熟练地掌握计算
机操作技术,具备较强的程序设计能力,并且熟悉系统的逻
辑功能和数据流程,而硬件维护人员则能够对系统设备进行
科学保养,定期检修,排除一般性的硬件故障。
五、全面提高系统信息提供水平
如果一个物流管理信息系统收集或加工了许多有用的
信息,只是存在计算机里,而没有方便有效的手段向需要这
些信息的使用者提供,那么,它的价值还是零。作为一个完
整的物流管理信息系统,决不能忽视这个实现信息价值的关
键环节———信息提供。信息提供指的是根据不同的信息需
要,对加工处理后的数据,以不同的形式和格式输出,一种是
供用户直接用的信息,如报表、图表、某些数据等,另一种是
供计算机进一步处理的信息,以磁盘文件形式输出。物流管
理信息系统的目的就是为各级物流管理人员提供准确、系
统、快速、实用的信息支持,辅助物流管理人员完成各项工
作。但是,在系统实际运行过程中,常常出现系统不能及时
全面地向有关部门或人员提供有效的信息支持,或是提供的
信息与需求不相符,或是提供的信息使用者无法方便使用等
问题,致使信息使用价值减低,系统运行质量下降。
为此,首先,系统信息提供人员必须熟知系统所能够提
供信息的内容、格式、时间、次数、流通量、服务对象等情况,
做到心中有数,有的放矢;其次,针对不同部门不同管理人员
的不同信息需求,分别提供内容和细度不同的信息支持;再
次,提供信息不能只是原封不动的结果罗列,应该以尽量符
合使用习惯的表格、图表等方式提供给使用者,易读易懂,直
观醒目;最后,要根据实际发展变化的需要,逐步改进信息提
供的输出手段和内容,不断满足来自各方新的信息需求。
除以上所述外,影响物流管理信息系统运行质量的因素
还有很多。只要我们不断摸索,善于总结,物流管理信息系
统的运行就会更可靠、更高效。
(责任编辑 张炳君)
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