秘书处工作计划

管理学院10-11学年上年度秘书处工作计划

“春去夏来，生如夏花”这一句话是上一届学生会主席留下来的，大一届的光辉已成为历史，而第二届的辉煌将由我们来缔造。我们为的是自身与管理学院的发展，只有让“襄樊学院管理学院”这八个字更值钱，我们才能够更值钱。而要达到这一目标，靠的是我们管理学院的每一个人的努力，当然在这之中作为学生干部的我们更要做好。而这就要求我们学生干部要对自己有一个清晰的定位，明确的目标。只有这样我们才能不走错路，不走弯路，更好的为我们管理学院的发展做出一份力，也能推动我们自身的发展！
秘书处依照学生会本学期的工作宗旨及发展方向，配合管理学院工作，完成既定任务并组织一定的学生活动，引导学生发展，倡导大学生学习与能力共同提高，关心社会，丰富大学生生活，为管理学院学生会的发展作出自己力所能及的事。为了统一战略，统一战线，我们两个秘书处长决定写一份，结合我们两个人思想的工作计划，让我们在日后的合作能够更加的流畅，也为秘书的发展方向更加的清晰，明确。

战略计划：
“内强素质”——秘书处的工作是繁杂的，并且我们秘书处主要的工作阵地是学生事务办公室，而就要求我们制定一个符合我们实际情况的《学生干部值班制度》，《管理学院学生会财产、财务管理制度》，《办公室管理制度》。并且我们要学会与老师沟通，毕竟我们是离老师最近的学生干部。这就要求我们秘书处不管是从思想、体力、魄力，还是为人处世都要达到别人达不到的境地，只有做最好的自己，做到别人有称赞你的理由。我们会用法家的思想来做好一切分内工作。让我们办事沉稳，没有纰漏，这才是我们对自己的要求。把工作做的更加的规范化、制度化、程序化。
“外拓发展”——在完善分内工作之余，我们秘书处同时也在寻求更加大的突破。虽说的有点大，但它也有自己的意思：对内，我们要强调自身，不断的完善自我。对外，我们用的是儒家的思想，用儒家的“礼治”去对待老师、学长、同学。遇到事情，我们当然是不仁不让，用最有思想的自己去对待每一件事情。，建设一个学习型的秘书处。未遇先预的去做好每一件事。在默默的为学生会服务的过程中，我们也要不间断的宣传秘书处，不仅要让管理学院学生会知道秘书处的重要性；更要让全校知道管理学院学生会秘书处的工作是值得的称赞的，是值得拿出来表扬�1�7�1�7，更是值得别人学习的。我们到打造的是襄樊学院最强秘书处。这是我想要看到的效果，更是我想要得到的结果。
秘书处属主席团成员，其部门职能有其特殊性。重要的工作即为完成主席团与各部门的上传下达工作，及时将主席团的决策传达给各部、分配各部工作， 同时要将各部门情况及时反映给主席团、及协调活动中各部任务，以备主席团及时做出工作调整。秘书处的枢纽工作关系到整个学生会的运转，极为重要，在上一届的工作中，秘书处在学习中不断的成长，在成长中不断的学习，使学生会的工作顺利进行。第二届作为秘书长的我们也要继续传承上一届的优秀作风。以及在原有的基础上开拓创新。打造出我们第二届秘书处的特色。在平时的日常工作中。我们要和其他院的秘书长多接触，多交流，力求在思想、工作上的到更好的启发。同时也可以了解到别的院系都做了些什么？时刻掌握着他们的动向，这样也发挥了秘书处收集信息的职能，了解他们的第一手资料，知道别的院系的动态这就叫知己知彼，百战不殆。为自己秘书处下年度的发展作出具体的计划，要知道一个周密的战术计划是非常重要的，也是我们开展工作的引航灯，为以后秘书处的发展指引了方向。
我们第二届管理学院团委学生会秘书处在上一届秘书处的指导思想下，开拓创新，具有新的工作团队理念。如果说，管理学院学生会是一台电脑，那么我们就能把我们的秘书处比作这台电脑的“CPU”。管理学院大量的学生事务信息在这里汇聚，分析，分类，下达。而针对这“CPU”这三个字母，我们具有新的战略思想和创新。
C（创造性的）：为各部门创建邮箱、网络硬盘，存放部门资料，以便各部门下载。
P（精通的）：除了会电脑办公程序之外，部分助理学会简单的电脑、打印机维修，拥有一技之长。
U（团结的）：每次例会，提交“无记名”意见。虽然在工作实行分工责任制，但在思想上时刻统一。
第二届管理学院学生会秘书处将是一个富有创造性，精通事务，具有团结精神的团队。

战术计划：
一、秘书处基本工作
1、 学生会的管理秘书处负责很大一部分。在学生会的领导班子确立后，要使部门职能细化，分工明确，并对协助各部门进行干部培养，使学生会成为具有战斗力的整体。
2、 日常学生会的事务管理。学生会经过微调，会议制度也做了更改，由原来的大会制度改为现在的小会制度，各分管副主席对自己分管的部门进行管理，会议记录交秘书处整理及归档。各部门的工作成绩进行装订成册，便于展示与归档。
3、 物品及财务管理。学生会的活动经费及物品多由秘书处备案管理。有部门要举办活动时，须向秘书处提交经费预算，经秘书处审批后方可领取经费。学生会物品不经秘书处批准不得擅自挪用。
对于管理工作，秘书处认真负责并得到主席团认可。以上三点上一届秘书处的基本工作。基本上在以后的工作中我们互继续延续着三个基本点，并在日后的工作中不断的完善。
而在我们第二届的秘书处（1）我们先是和兄弟助学班学生会秘书处一起对原有的值班制度进行改革，进一步明确值班制度。以及秘书处在办公室的运作。（值班制度见附件一）
（2）进一步对办公室内的财产进行登记，以及为学生会各部门文件进行整理，为各部门分配一定的资源为他们日后再文档储存整理，提供方便。同样也为秘书处日后的工作效率起到一个推动的作用。
（3）继续创新我们上一届所留下来的特别关注宣传栏，特别关注宣传栏在上一届的呈现中，所得到一个不错的成绩。而在我们这一届将继续为我们广大的同学提供最新的学生会工作动态。
（4）这一届将着重完善特别行政助理的职能。我们会主要从三个方面来完善他们。分别是监督、反馈、再反馈。有特别行政助理监督反馈上来的消息，我们秘书处将会进一步整理，要跟老师回报的及时汇报。让其他老师，同学对活动以及工作的进展有一个清晰地了解。

二、秘书处亮点工作
1、 现在又多了一项管理工作，就是对自己部门招的助理进行管理，这是一项很艰巨的任务。既要分配任务给他们，也要时常关心他们，让他们了解秘书处是一个很好融合的部门，也是一个能提升自己能力的地方，让他们能很愿意在秘书处工作，这是一项艰巨但很有意义的任务。我们的目标是招8个助理，要对他们进行不同能力的培养，如：做财务管理、财产保管、会议记录、制表格、会议主持等等。视他们的才能而定，让他们人尽其才，物有所值，也为秘书处和管理学院以后的发展打下坚实的基础。

2、以秘书处的思想为指导，让特别行政助理正式上岗。特别行政助理主要负责上交文件、安排的任务等等，实施监督与督促，制定处具体的工作方案与计划。在上报到秘书处存档，由秘书处做统一调整。
由于综合我们两个秘书处长的思想，我们秘书处在日后的工作中将会在继承原来的基础上创新。我们注重的是细节的创新，为的是提高我们的效率，节约资源。具体的工作创新将在日后的工作中凸显出来。

三、秘书处日后将会极力协助各部开展活动
各部举办活动秘书处均参加筹划及具体实施，以便进行调解帮助，同时，了解活动的具体情况及干事表现，做好备案工作。对今后的活动，秘书处的计划是:以后所有的部门的活动策划书必须经过秘书处的审阅并存档一份，以便以后查找之用；

关于活动中的经费使用情况，秘书处也有知情的权利，并要对活动经费的使用情况进行登记，为以后查找提供方便。秘书处会做一个活动经费使用制度，以便各部门的参考。秘书处本来就是一收集信息的部门，要了解学生会各方面的信息，为老师们的决定及主席团的决策提供重要的资料，所以今后的活动信息需上报秘书处。

四、秘书处应树立学生会成员良好的工作形象
由于我们学生会是为了服务广大同学而存在的，再加上我们秘书处的工作阵地主要是学生事务办公室，我们平时面对的是老师，来访者以及来找我们学生会帮忙的同学。所以说我们学生干部平时的形象，对人接物的礼仪是非常重要的。我们主要会从以下方面改进:
1、抓好学生干部在日常生活中的言行举止问题。
2、抓好业务素质，做到公正严明、不以公谋私。
3、搞好学院领导和学生干部及同学的关系以便日后工作顺利进行。
以上是我部本学期的大体工作计划，在工作的具体实施中我们将遇到很多的困难，但我们坚信我们会排除万难，尽最大的努力把工作做得最好，同时请院领导及各位老师给予监督和支持，使我们的工作更加完美。

注：具体制度附在后面

管理学院学生联合会秘书处
何世添 夏思佳
2010年5月29日

附1：
管理学院学生联合会例会制度

管理学院学生会是最具影响力和号召力的学生组织，也是最具规范性和纪律性的学生组织。其规范性和纪律性从例会中已得到了充分的体现。构建和谐团队、提高团队战斗力、及时传达上级思想、到位落实工作任务、有效促进学生会全体成员的沟通与交流、加强能力培养与学习，都与例会息息相关、不可分割。所以，召开例会是十分重要的。为使例会开得成功、开得恰到好处，真正做到“自我教育、自我管理、自我服务”、“外树形象、内强素质”，进一步做到校学生会管理的规范化和科学化。组织经过商讨决定了以下例会制度：
一、主席团会议
1.主席团会议由主席主持召开，原则上在每周全体成员常规例会前一个小时召开一次，如遇特殊情况将提前或推迟召开，根据特殊情况灵活增删召开的次数，会议地点为办公室（如有特殊情况则另行通知），参加者为校学生会主席团所有成员。
2.主席团各成员应该在会议上总结前段时间的工作并提出下一阶段的工作计划。
3.主席团会议负责讨论并决定各种方案以及制度、表彰和批评名单等 事项。
4.主席应负责在必要时通知指导老师参加主席团会议（注:或另外抽 时间与指导老师进行工作汇报与商讨，每两周至少一次）。
5.会议内容必须由所有主席团成员共同记录。
6.如无特殊情况，所有主席团成员不得迟到、早退和缺席。如有特殊情况必须向主席进行请假。
7.会议期间应把手机调为振动或静音状态，避免影响会议的进程。

二、部长会议
1.部长会议由主席主持召开，如有特殊情况学生会主席可委托副主席主持会议。
2.部长会议原则上在每周全体成员常规例会前半个小时召开一次，如有特殊情况将提前或推迟召开，根据特殊情况灵活增删召开的次数，会议地点为办公室（如有特殊情况则另行通知），参加者为校学生会所有主席团成员和部长。
3.部长会议负责讨论学生会各种方案以及制度、近期内一些重要的工作事宜。另外，就近期在工作、学习以及生活上的一些感受与体验进行交流分享。
4.主席团就学校上级下达的工作和学生会近期需要开展的工作进行合理分配与布置。
5.会议内容必须由所有到会人员共同记录。
6.如无特殊情况，所有主席团成员以及部长不得迟到、早退和缺席。如有特殊情况必须提前三个小时进行请假（部长必须向分管主席或主席进行请假，副主席必须向主席进行请假）。
7.会议期间应把手机调为振动或静音状态，避免影响会议的进程。

三、全体成员常规例会
1.会议由主席主持召开，如有特殊情况学生会主席可委托副主席或办公室主任主持会议。
2.学生会例会需本着短小精悍，讲求效率的原则，对学生会重大问题进行讨论，总结上周工作，布置近期主要工作以及安排其他事务。（注：若各部门需要在例会上“就工作的需要向其他部门提出人力资源协助请求”或“进行跨部门工作人员安排”等，必须在例会开始之前三个小时或以上向主席团提出申请。）
3.例会主要分为常规环节、学习环节和轻松环节。例会大概流程为：
①办公室对各部门进行考勤点名；
②例会开始，全体宣读宗旨；
③各部门汇报部门上周工作总结及下周工作计划，最后由学生会主席作学生会上周工作总结以及安排下周工作开展；
④心得交流，经验分享，学习与提高；
⑤轻松环节与温馨时刻。
4.全体例会原则上每周日晚上6：30开始，8：00结束。过程一个半小时之内。绝对准时开始例会，也绝不拖延例会。
5.无特殊情况，不得取消例会；有特殊情况，可临时召开会议。例会地点为办公室。根据特殊情况可灵活变动例会的时间与地点并提前进行通知。
6.例会参加者为学生会全体成员。如无特殊情况，不得迟到、早退与缺席。
有特殊情况者必须提前三个小时或以上进行请假（副部长必须向部长进行请假，部长必须向分管副主席或主席进行请假，副主席必须向主席进行请假）。
7.到会的所有人员都必须做好会议记录；办公室需认真做好会议记录并及时总结重要事宜，并在会后上交给主席。
8.会议期间应把手机调为振动或静音状态，避免影响例会的进程。

（以上各方面为基本的例会制度，在日后的实施中还有不足，希望那广大学生干部提出改进意见，让我们学生干部的工作做得更好）

管理学院学生联合会秘书处

附2：
管理学院学生事务办公室值日制度

办公室是管理学院学生会工作的主要场所，为使办公室值日工作井然有序，能真正及时解决和处理问题，现对办公室值日工作作如下规定：
1) 团结友爱，言行文明，互助帮助，微笑服务，注意仪表，着装整齐，不穿拖鞋、背心进入办公室，不得从事与学生会事务无关的活动；
2) 保持办公室整洁美观，不得在办公室内吸烟、喝酒、吐痰、乱丢垃圾；
3) 不得在办公室内大声喧闹，不得从事打牌、下棋等娱乐活动；
4) 办公室的一切财物归管理学院学生会所有，要爱护公共财物，不得损毁电话、电脑、资料柜、办公桌等办公室财产，不能擅自拿走办公用品；
5) 值日人员职责：
1. 按时值日，须佩带工作证，请使用普通话；
2. 打扫卫生，保持办公室整洁；
3. 主动热情接待来访者，做好来访登记表的纪录，协调各方面工作；
4. 遇到突发事件不能处理时，应及时请示部长或主席团；
5. 收集和分类保存好上交的文件资料，并做好相关的登记；
6. 值班人员不得无故缺席、迟到或早退。如有特殊情况的须提前向办公室请假；如值班过程中有特殊情况不能继续值班的，找到替代人后方可离开。
6) 接听电话注意事项：详见（办公室电话使用制度）
7) 离开办公室时应关好电灯和风扇，锁好电话，摆放好桌椅，关闭电脑，切断电源，并关好门窗；
8) 办公室是管理学院学生会工作的主要场所，任何人不得私自使用，在不影响学生会正常工作的情况下，各院系学生组织及其他社团、单位借用学生会办公室者，须经学生会办公室批准，且必须做好登记，办公室钥匙需妥善保管，严禁私自配置或转借，违者严肃处理；
9) 违反上述制度者，由办公室给予口头警告，情节严重者在例会作出批评并责令其在例会上作出检讨；
10) 以上各项制度，由办公室负责监督执行。

管理学院学生联合会秘书处