1、首先要有严谨的工作作风，对于自己所管理的资料要确保完整、有效；2、要做好资料的发放、受控状态、作废、借阅等各种记录，确保每份或每种资料的状态或去向一目了然；3、要及时整理资料，保密资料、普通文件、技术资料等不同种类的资料要分开管理；4、按照日期对资料进行存档；5、发放受控文件的同时销毁或回收已经作废的资料，确保文件的“唯一有效性”；6、对于重要的资料需要要电子版备份，并定期或及时更新其目录及备份。
