如何使用excel打印学生成绩单

创建空成绩单 在介绍制作过程之前先说明一下，为了便于说明问题，这里使用的Excel样例工作表命名为“学生成绩表”，内容在《利用Access制作学生成绩单》的基础上作了些小改动：第1行为项目名称，具体的学生信息从第2行开始，将学号、姓名和各科目的内容改为相应项目名称加编号的形式，如图1所示，这样可以非常直观地看出是否出现差错，实际使用时只需要替换为对应的真实内容即可。 准备好原始数据后，制作每个学生成绩表的工作说到底就是将“学生成绩表”工作表中的每一行内容转换为每行一项的单独表格，具体操作过程这样来进行： 在工作簿中插入一个空白工作表，下面的工作都在这个工作表中进行。这个工作表的表名可自定，并不影响结果，这里就用Excel的命名“Sheet1”吧。第一步先合并A1和B1两个单元格，填入表头，这里要填的是汉字“学生成绩单”，也可根据实际需要变动。然后在A2单元格填入第一项的名称，为了保证通用性和方便性，这里不直接填汉字“学号”，而是填入公式“=OFFSET(学生成绩表!$A$1,0,MOD(ROW(),11)-2)”，让Excel去取“学生成绩表”中A1单元格的内容。解释一下这里用到的三个函数：ROW()返回当前单元格的行号，MOD函数返回两个参数相除后的余数，OFFSET函数的作用是以指定的引用为参照系，通过给定的偏移量得到新的引用，此处以“学生成绩表”工作表的A1单元格为固定参照系，所以使用了绝对地址的写法“$A$1”，由于项目名称都是在第1行，所以相对于A1单元格的行偏移都为0，而列偏移需要根据所处位置而定，如图2所示，每个学生的成绩单内容共10行，加上相邻两张表之间的一个空行，共11行，所以使用MOD函数将所在行号对11求余数，再减2是为了补偿因加入表头等原因造成的偏移。 填好A2单元格后再在B2单元格中填入公式“=OFFSET(学生成绩表!$A$1,INT(ROW()/11)+1,MOD(ROW(),11)-2)”。这个公式与A2单元格的很相似，说明一下不同之处：INT函数在多种计算机编程语言中都一样，作用是将数值向下取整为最接近的整数，使用“ROW()/11”的原因在于如前所述每个学生占用11行，这里根据所在行号去取对应的内容，由于第1行的存在，别忘记加1。 复制粘贴学生成绩 剩下的主要工作就是简单的复制、粘贴了，这里使用Excel的“填充柄”较为方便。由于曾遇到一些用户并不了解Excel中神通广大的“填充柄”功能，所以在此介绍一下：“填充柄”就是位于选定区域右下角的小黑方块，当鼠标指向“填充柄”时，鼠标的指针变更为黑十字形，此时按住鼠标左键，拖动鼠标经过需要填充数据的单元格区域，然后释放鼠标左键即可快捷地完成复制，比经典的复制、粘贴操作更方便。如果找不到“填充柄”，请在“工具”菜单中单击“选项”，在“编辑”选项卡中检查“单元格拖放功能”复选框是否被选中，如未选中则单击选中它。 在复制之前先选中A2和B2单元格并使用“格式”工具栏中的“边框”将单元格的框线选好以便连同单元格的框线格式一起复制，然后用填充柄一直拖至第10行，这样A2至B10单元格就填好了。前面公式中多次出现了数字11，第11行是作为空行使用的，不填内容，注意用“填充柄”复制时不要复制到这一行。 现在，单元格A1至B11之间的区域就是第一个学生成绩单的内容，选中这个区域，注意别漏了第11行，再用“填充柄”往下拖动，复制是以每个学生11行为单位进行的，“学生成绩表”中有多少学生就拖多少行，如果拖多了，多出来的成绩单内容是空白，删除即可。 打印成绩单 成绩单做好后下一个问题是打印。为了节约用纸，常要求在一张纸上并排打印多列内容然后裁开。一个偷懒的办法是将上面所得的工作表有效内容选中，复制，在Word中粘贴，通过Word“格式”菜单的“分栏”功能设置所需要的栏数，再调整好页边距等数值以保证成绩单的内容不被断开，就可以实现一页纸上打印多列内容了。这个办法的缺点是使用两种软件有点儿繁琐，而且Word的分栏打印是先纵向后横向的，不太符合我们的习惯，故暂且不推荐采用。 还是用Excel来解决吧。理解了上面的公式，无非就是做些改动罢了。以图3所示每张纸打印4列成绩单为例。由于无论每张纸打印多少列成绩单，项目名称总是在“学生成绩表”的第一行不变，所以A1单元格的公式不变。注意B2单元格的公式发生了变化，新的公式为“=OFFSET(学生成绩表!$A$1,INT(ROW()/11)*4+INT(COLUMN()/3)+1,MOD(ROW(),11)-2)”，多出了“INT(COLUMN()/3)”部分，其中COLUMN()函数与ROW()函数相对，返回当前单元格的列号。除以3是因为成绩单有2列，加上中间的一个空列，就是3了。乘以4是与每张纸打印4列成绩单对应的，如要打印8列成绩单，则应改为乘以8，以此类推。整行或整列复制时Excel在行首或列首显示“填充柄”。每张纸打印4列成绩单需将A至C列的内容复制到L列，方法就是选中A至C列后用“填充柄”向右拖。完成整个复制工作时在复制顺序上向下和向右两个方向并没有先后，只要足量复制别遗漏即可。 现在，已经得到了图3那样的成绩单了。调整一下页边距等打印参数就可以进行打印了。 公式编写是关键 本文介绍的方法关键点在于公式的编写，理解公式后可改动公式以适应需求变化。A2单元格的公式始终是“=OFFSET(学生成绩表!$A$1,0,MOD(ROW(),11)-2)”，来看看B2单元格中的公式：每张纸打印1列成绩单时的公式（以下简称为“公式1”）为“=OFFSET(学生成绩表!$A$1,INT(ROW()/11)+1,MOD(ROW(),11)-2)”，每张纸打印4列成绩单时的公式（以下简称为“公式2”）为“=OFFSET(学生成绩表!$A$1,INT(ROW()/11)*4+INT(COLUMN()/3)+1,MOD(ROW(),11)-2)”，成绩单列数为其他数时相应修改公式中的“4”即可。可以看出公式1是公式2的特例。 能够实现引用功能的Excel函数除了OFFSET之外还有INDEX和INDIRECT，如公式2可以改为“=INDEX(学生成绩表!$1:$65536,INT(ROW()/11)*4+INT(COLUMN()/3)+2,MOD(ROW(),11)-1)”或“=INDIRECT("学生成绩表!R" && INT(ROW()/11)*4+INT(COLUMN()/3)+2 && "C" && MOD(ROW(),11)-1,FALSE)”，请注意由于OFFSET函数使用的是偏移量而INDEX和INDIRECT函数使用的是指定行、列，因此调整加减的数值相差为1，推荐采用OFFSET函数。 以上方法不管每张纸打印几列成绩单，“学生成绩表”和存有学生成绩单的工作表“Sheet1”两个工作表是保存在同一个Excel工作簿文件中的，便于查找、使用、保存和管理。此方法还有一个好处就是如果需要修改“学生成绩表”工作表的内容，不管其表名、项目名称还是数据，相应的变动会即时在学生成绩单的工作表中自动完成，无需手工在两个工作表之间手工同步修改（当然前述采用INDIRECT函数时更改工作表“学生成绩表”表名的特殊情形除外），这一点是将Excel中的数据导入Word、Access等软件的方法所不可比拟的。 因此，将前一学期已做好的Excel文件复制打开后只需要在“学生成绩表”工作表中填入本学期的数据就可以打印出学生成绩单了。

格式-单元格-边框！