什么是一阶二阶三、四阶文件？

一阶文件是：手册—描述整个公司的体系，要符合标准第4.2.2条要求就可以了。小单位，就用一份质量管理手册，把下面程序文件都放进去了。大单位可能质量手册有全球总公司的，地区的，什么大中华的，中国的，上海的……。还有针对某产品编制一份质量手册都可以的。

二阶文件是：程序—描述整个公司各个职能之间相互联系的那些活动的途径。也就是明确各个职能之间的分工和接口。譬如设计合同评审程序、开发程序、采购程序、制造程序、不合格品控制程序、售后服务程序等。这些程序由一个职能主管，其他职能配合来完成。用程序中明确各个职能做什么，谁先做什么，谁后做什么，要求达到什么水平，在什么地方完成，也就是回答Who、What、Where、When，小单位也就把如何做How也写进去。大的单位，或者对一些经常重复发生的活动叫“作业”，单独编制第三阶的文件如下。
三阶文件是：作业作业指导书—只描述如何做。包括用什么设备、工具、对什么进行加工、要求达到什么程度，测量什么内容，合格后交付到哪里？……凡是这个岗位中对质量有影响的各个因素都用文字写下来。通过培训，合格上岗。

作业指导书是一个三阶文件的总称。具体的名堂多得很。譬如，有的把每个岗位上有的叫操作指导书，针对每个岗位编写一份。有的因为内容很少，也就针对几个连续在一起的岗位编写一份。把工作记录也做在上面，叫移交单。也有叫派工单等等。
有的把常常用的作业标准化后叫“标准作业”SOP。总之 ，叫什么都可以。您们原来用什么，只要满足要求，不要去改动了。

4）把记录、外来标准资料、法规文件等作为第四届文件加以管理。这些文件的特点是没有版次控制的要求。

3、记录用的空白表单，上面可以写上指导如何操作的内容，应当作为文件控制，相当于作业指导书。特别是各个职能有关的，譬如不合格品控制用的表单，设计得好，就是一份作业指导书。

一阶文件：质量体系文件来描述整个公司的体系

二阶文件：部门职责于运作流程

三阶文件：作业指导书

四阶文件：表单

一阶文件是：手册—描述整个公司的体系。

二阶文件是：程序—描述整个公司各个职能之间相互联系的那些活动的途径。也就是明确各个职能之间的分工和接口。譬如设计合同评审程序、开发程序、采购程序、制造程序、不合格品控制程序、售后服务程序等。

三阶文件是：作业作业指导书—只描述如何做。包括用什么设备、工具、对什么进行加工、要求达到什么程度，测量什么内容，合格后交付到哪里？……凡是这个岗位中对质量有影响的各个因素都用文字写下来。