秘书(Secretary)指:
1.政党之内的要职,最高者称为总书记。
2.写字楼及商业机构内的文员职位,专长是速记、打字、安排日程、会议、订机票、订酒店等。
3.香港决策局的最高级公务员职位。
美国联邦政府的部长英文名称亦为(总统的)部会秘书,如国务卿为Secretary of State、陆军部长为Secretary of Army,平时称为部长先生Mr.Secretary。
秘书的工作内容:
职能和职责的区别
职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征,解决的是秘书应当做什么的问题
职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能,它具有宏观性和概括性的特征,它不仅解决秘书工作做什么的问题,还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
【(一)秘书的职能】
1.辅助决策
(1) 辅助决策的含义:在决策过程中,在知识(包括理论源喊)、能力(包括技术)、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿,以提高决策的科学性和时效性。
(2) 辅助决策的特征:体现在以下几个方面:
辅助内容的综合性
辅助时间的经常性
辅助环节的全过程性
(3) 辅助决策的原则
超前原则
定位原则
信息原则
谏诤原则
(4) 辅助决策的过程
协助领导确定目标
协助领导设计方案
协助领导评优选优
协助领导实施反馈
2.协调关系
(1) 协调关系的含义:秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内,自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系,促进各项活动趋向同步化和和谐化,以实现组织目标的行为过程。
(2) 协调关系的特征
从属性
广泛性
间接性
(3) 协调关系的原则
政策指导
客观公正
平等协商
注重整体
灵活适度
(4) 协调关系的过程
摸清情况
找出症结
恰当协调
督促落实
检查反馈
3.处理信息
(1) 处理信息的含义:信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身,而是表征事物消息和信号中的内容。
(2) 处理信息的原则
及时性原则
保真性原则
适用性原则
预测性原则
(3) 处理信息的内容
历史信息
上级信息
内部信息
公众信息
社会信息
(4) 处理信息的过程
信息的收集
信息的加工
信息的传递
信息的反馈
信息的储存
4.办理事务
(1) 办理事务的含义:雹蠢野事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
(2) 办理事务的特征
综合性
服务性
繁琐性
突击性
(3) 办理事务的原则
被动中求主动
原则中求灵活
繁杂中求规范
(4) 办理事务的程序
自然程序
理论程序
指档则令程序
法定程序
技术程序
习惯程序
【(二)秘书的职责】
大致也有以下11个方面:
日常事务管理(办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理)
接待事务(来访接待、安排服务等)
会议事务(会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等)
行政事务
信访事务(群众的来信来访或顾客的投诉处理等)
调查研究事务(搜集信息,提供可行性的方案供领导选择)
文书档案事务(文书撰写、制作、处理和档案管理)
写作事务(各种文体的写作)
协调工作(政策、工作、地区、部门、人际关系等)
督察工作(督促、检查领导交办批办工作的落实情况)
其他领导临时交办的任务
帮老板处理日常行程,起居(买咖啡,买饭等),帮老板接电话等其实就跟管家差不多。
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