如何管理和协作团队？

虽然大多数公司都把协作列为头等重要的大事，但很多公司却未能制定和实施相应的战略，帮助团队从各种各样的沟通媒介中选择最合适的一个来支持和鼓励团队在项目上进行更好的沟通。有效沟通一实现，团队关系更和谐。在一个项目环境里，团队成员通常依靠或者仅仅局限于某种沟通方式，事实上其他方式可能会更加合适、更有说服力并且更加有效。
　　如果公司为项目团队建立一个多层次的沟通系统，针对不同需要提供不同的媒介，将可以提高生产率，有助于解决问题，降低关系紧张度，并且在参与人员之间建立更密切、更持久的关系。有哪些方法能建立有效的沟通系统加强团队协作呢?
　　首先，面对面沟通最有效
　　面对面沟通是最有效的沟通方式，因为双方不仅能了解言语的意思，而且能够了解肢体语言的含义，比如手势和面部表情。哈佛大学和哥伦比亚大学最近的一项研究表明，面对面的会议能多吸引38%的注意力。而且“亲自参加会议”本身也传递了一个有力的信息，表达了对项目、团队成员以及他们需要与之打交道的利益相关者的承诺。
　　面对面沟通是建立业务合作关系的最佳方法。在很多文化环境里，面对面沟通是做业务的唯一途径。
　　此外，在处理微妙的人际关系或传递复杂信息时，面对面沟通仍然是最合适的方式。比如，对于涉及到支出和收入之类比较敏感的薪资或合同谈判情况，双方在同一个房间协商将更容易取得进展。面对面沟通或者模拟的面对面互动有助于人们讨论复杂问题，在日益逼近最后期限的情况下迅速做出决策。如果不能面对面，还有六种沟通媒介可选择。
　　其次，还有六种沟通媒介
　　如果人们要进行远距离沟通，面对面的方式就不可行了，他们必须借助一个媒介来传递信息。有些沟通媒介，比如电子邮件和音频会议是一维的。其他媒介，比如插图书籍和报纸，在文字的基础上增加了照片、表格和插图，又增加了一维。还有一些媒介，比如视频会议、网络会议和信息流(streaming)是真正的多媒体方式，结合了声音、图像和文本，增强了用户的感受，增加了多层次的意义。今天，最常用的沟通方式包括：
　　电子邮件：电子邮件打破了时间和空间的限制，让工作时间或工作地点不同的人们能够有效地沟通。电子邮件让人们能够同时给几个人发送信息，并能发送电子文件、图片或文档等附件。但电子邮件的普及导致其被滥用，而且往往被用于不正当的目的。因为电子邮件几乎不包含人们的外貌特征和气质形象方面的信息，也不能传达微妙的手势或者非言语的暗示，它可能被误解或者曲解，导致矛盾产生。而面对面的沟通则没有这些问题。因此，许多研究人员和经理们建议，对有争议或者敏感的问题进行沟通时，应避免使用电子邮件。
　　即时讯息：即时讯息简称IM，是一种接近于实时进行的文字信息沟通，它可以在两个或更多用户之间进行。它和普通电子邮件的不同之处在于，它的信息沟通立即就完成，而且进行“对话沟通”相当简便。因为参与人员是“好友名单”上的，即时讯息有一种浓厚的社区气氛。在很多情况下，这种气氛有助于建立有效的沟通区域。用来发送没有争议的信息给一大群人，IM是行之有效的沟通方式。但它不适合所有的场合或者工作关系。两个工作联系不是很紧密的人对于这种亲密的实时聊天可能会感到尴尬，而两个试图解决难题的人可能会认为即时讯息的固有缺陷妨碍了解决问题的进程。
　　音频会议：电话方便快捷、使用简单，加上今天的语音邮件功能，在沟通方面具有很大的灵活性，即使另一方不能接听电话也没关系。和电子邮件或者即时讯息相比，音频会议最突出的优点是，与会者之间有了更加“实质性”的接触。在音频会议上，与会者可以通过改变语气、音调或者音量，使用停顿和语气词(嗯、呃)，来衔接话题，增加音频本身没有的弦外之音。不幸的是，音频会议最大的缺点是看不见与会人员。最近一个调查显示，在音频会议上只有23%的人在全神贯注地开会。总的说来，音频会议在一些商业应用上非常有效，但它也让与会者更容易做其他与会议不相干的事情。
　　带音频的网络会议：网络会议增加了一定的视频信息，能让与会者观看PowerPoint 演示，在主持人引导下浏览网络，或者和其他人沟通、讨论文件。网络会议和网络音频或者视频不同，与会者在参加远程会议的同时，可以通过浏览器共享文件。它是一种相对便宜和有效的团队协作技术，有不少独到之处，可以增强团队的会议体验。然而，网络会议和音频会议类似，与会人员是隐蔽的。所以，与会人员往往在会议过程中“忙私活”。如果要建立合作关系或者促进团队工作，网络会议和音频会议都不是理想的选择。
　　选择：权衡沟通成本与价值
　　显然，组织和团队拥有许多可以用在企业内外沟通与合作上的工具。当然，最大的难题是如何利用这些工具实现利益最大化，最终实现组织的沟通能力最大化。Wainhouse 研究公司的戴维斯(Andrew Davis)指出，企业前进的动力来自正确决策的能力，而决策能力的增强源于沟通，而沟通的改善依赖于全面应用一整套完善的工具和技术。
　　在考虑成本的基础上选择沟通的方式，不失为一个谨慎的方案。因为所有的组织都必须控制成本底线。但这并非就是最合适的，特别是当你要权衡某个方式的成本和全部沟通过程所创造的价值的时候。考试大收集整理
　　那么，你是怎么衡量价值的呢?在沟通过程中，某个沟通方式的价值取决于它包含的非言语信息的数量。事实上，研究人员认为，一条信息的50%到90%是通过暗示、信号或者符号来传达的。暗示是一个人发出的提醒，让另一个人开始特定的发言或者行动。信号是表达需要、感情和欲望的动作。而符号则在沟通中代表一件事情或者一个动作、一件东西、一个人或者地点。
　　在某个沟通方式里包含的非言语的沟通系统越多，使用者之间的沟通就越直接。换句话说，一个沟通方式越接近面对面沟通，其信息沟通也就越丰富。因此，视频会议的信息比电话更丰富，而电话则比即时讯息更丰富，即时讯息比电子邮件更丰富。
　　显然，组织必须权衡使用某种沟通方式的成本和其信息沟通的丰富程度。试图把每个会议都安排成面对面的互动沟通，其代价太高，无法操作;完全依靠电子邮件则会造成混乱且疏远关系。
　　有鉴于此，组织应该采取一个更加平衡的沟通计划，做到投入小、效果佳，而且与各种关系相适应。比如，刚建立的关系应该安排更多的面对面的交流，这些充满非言语信息的沟通，能够建立信任和融洽关系。关系稳定以后，其他沟通方式可以用来替代面对面的互动。然而，即使是牢固的关系如果长时间没有进行面对面的沟通，也会逐渐疏远。