如何提高公文写作水平

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（一）什么样的公文才算好公文
正如一个人要表里如一一样，一篇好公文也应该是内容与形式的有机统一体。我们所追求的是要用好的形式来表达好的内容。我觉得好的公文应当做到“四有”。
一要有思想。 孔子说：“言之无文，行而不远”。意思是说没思想的文章，就没有生命力，就不会流传久远。有思想、有内容、有尝试。文章思想来源于学习、观察、思考和提炼，照抄照搬、东拼西凑的文章是没有思想的，即使有也不是自己的思想。还有一些人循规蹈矩有余，求实创新不足，没有出处的话一句都不敢写，生怕越雷池半步，结果洋洋万言，没有一句是自己的。有些文章乍一看洋洋洒洒，细读却空洞无物，没有一句是实用、管用的。
二要有美感。 大家可能认为美感是文学作品的专利，对公文的印象则是刻板枯燥，与美无关。公文可以美，需要美，也应该美。在保证公文实用性的前提下，注重可读性，在追求内容真实表达的前提下，追求美，不但不会影响其实用功能，而且会相得益彰，“实”、“美”双全，使公文更能打动人心，收到更好的效果。许多国家级水平的文章，如党的全会报告、人大报告等，都是对帐工整，既含意深刻，又朗朗上口。写出了美感。
三要有亮点。 一处驰名的景区，绝佳处往往只是其中一两个景点；一篇洋洋洒洒的文章，绝妙处也常常只是一两句话。一篇文章里有一两处创新出彩的点睛之笔、精妙之语，就会起到画龙点睛的作用，甚至可能流芳千古。这方面的例子很多，范仲淹《岳阳楼记》中的“先天下之忧而忧，后天下之乐而乐”，毛泽东的“虚心使人进步，骄傲使人落后”（这是中共“八大”开幕词中脍炙人口的名言。毛泽东主席宣读这篇 2000 来字的开幕词时，曾被 34 次热烈的掌声所打断。据说，毛泽东对文稿的撰拟只是提了简单的要求，时任秘书的田家英只用了一个通宵就写出了初稿，并获得了毛泽东的认可。正是因为田家英深刻领会并准确表达了毛主席的意图，开幕词才获得了巨大的成功。文秘人员在讲话稿写作中应怎样捕捉领导思想的火花，深层次探究写作意图？只有苦练自身悟性，摸准领导思想脉搏，并发挥主观能动性，才能写出切中主题、让领导满意的讲话稿）。邓小平的“发展才是硬道理”等等，这些名言佳句，都深深地刻在了我们的心上，有的甚至成了座佑铭。
四要有规范。 公文是一种特殊的文体，有它自身的规范要求。一是有规范的程序，二是有规范的格式，三是有规范的语言，四是有独特的风格。写公文必须遵循这些原则要求，符合规范。这些内容将在下面专门涉及到。
“有思想、有美感、有亮点、有规范”这四个有是好公文的四个较高的标准，希望大家以后在阅读和制作公文，特别是讲话材料时用这四个标准来对照一下。
（二）写公文需要具备哪些基本功
基本功就是应具备的基本素养。素养的形成与提高，受基础条件制约，更取决于写作实践的磨炼。公文写作的基本功可概括为“四要”。
一要勤学习。 “熟读唐诗三百首，不会作诗也会偷”，季羡林说：“古今中外没有哪一位大作家是靠秘诀成名成家的，要想写好文章，只能从多读多练中来。”对机关工作人员来说，知识结构最好是“ T ”字型的，“－”代表博，就是知识面要宽；“ I ”代表专，就是对所从事的行业要有更深的、专业的研究。不能说白话。学习的渠道很多，除读书、看报、上网外，要特别注重研读范文，厚积薄发，先模仿，再赶上，后超越。
二要重积累。 从某种意义上说，写文章就是写材料。不详尽地占有材料，不认真进行调查研究，是很难写出好文章的，如同没有钢筋水泥建不成高楼大厦一样，功夫在文外，积累在平时。要抓住各种机会，留心观察，仔细揣摩，善于透过现象抓住事物的本质。有时与领导、同事、朋友交流，可能别人的一句话就会启发你的思维。正所谓“事事留心皆学问，生活无处不文章”。另外，好记性不如烂笔头，要养成作笔记的习惯，建好自己的资料库。平时注重积累，用时便可信手拈来。
三要善思考。 “学而不思则罔”。我们作为机关工作人员不仅需要善于学习，更需要善于思考和理性思辨。看问题一定要坚持辩证的、发展的观点，一定要站在领导的角度和战略的、全局的高度。公文写作也需要在广读博览、留心观察、敏锐思考的基础上，把大量的材料通过大脑加工，提炼出自己的见解，这就是“蚕食桑，而吐者丝，非桑也 ; 蜂采花，而酿者蜜，非花也”的道理。
四要肯吃苦。 “取法乎上，仅得其中；取法乎中，仅得其下。”一个人追求的目标越高，他的进步就越大。公文写作，首先要树立精品意识。接到写作任务时，要用高标准要求自己，把看家本领拿出来，甚至是超水平发挥，不能有交差应付的思想。其次要多写多练。只有量变积累到一定程度才会发生质变。只读不写，写作水平是难以提高的，即使脑子里有东西笔下也表达不出来。古人云：“天下之事，以难而废者十之一，以惰而废者十之九”。公文写作要不怕吃苦、不怕受累。我的体会是，从一定意义上讲，公文写作水平是逼出来的、压出来的、磨出来的。
我相信，只要我们勤学习、重积累、善思考、肯吃苦，就能写出符合要求的公文来。
（三）怎样写出好的公文
写文章如同建房，首先是确定功能，其次是科学设计，再次是精心施工，最后是认真装修。
一要定主题。 即“确定功能”。要准确领会领导意图，认真动脑思考，把文章要表达什么思想、解决什么问题等搞清楚。主题是一篇文章的灵魂和统领，一经确定，材料就要围绕它来选取，层次布局就要依据它来设计，不能下笔千言，离题万里。就象一首曲子要有主旋律，其他旋律都要围绕主旋律来展开，为主旋律服务。确定主题有四个要求。 一要深刻 。什么叫“深刻”？能“见人所未见，发人所未发”，写出“ 人人心中皆有，人人笔下俱无 ”的意思来，这就叫做“深刻”了。 二要新颖。 这应该是一条基本的要求。“删繁就简三秋树，领异标新二月花”。主干突出，轮廓鲜明，“领异标新”，很新鲜，和别人不一样，“文章切忌随人后”。有新“意”，有新“材料”，新“角度”，为之“上品”；少新“意”，但“构思”新，有新“材料”，差强人意，是为“中品”；既无新“意”，又无新“例”，语言也差，就连“下品”也够不上了。 三是集中 。主题必须单一、明确。“主”就是主要的、中心的东西。都“重要”就都不重要了，多“中心”就没有中心了。思想可以丰富，主题必须集中。但主题却只能有一个，它要统率其它那些思想，驾驭其它那些思想，把它们都管束和笼罩起来。 四是简洁 。言简意赅，简约明了，高度概括。不要下笔千言，离题万里。
二是列提纲。 即“科学设计”。老舍说：“尽管我们只写两三千字，也须先写提纲，有了提纲，心里就有底，写起来就顺理成章了；先麻烦点，后来可省事。”季羡林说：“散文不散，看似随意，实则精心构思。”写公文一定得有提纲，没有提纲，随想随写，随写随想，容易造成条理不清、层次混乱，或遗漏了某些重要内容，或颠倒了材料的次序，或发生节外生枝的情况，或出现详略不当的毛病。只有按照提纲写出来的文章才显得要点突出、层次分明、条理清楚、逻辑严密，才能做到有主有次、有详有略，动起笔来才得心应手。
三是装材料。 即“精心施工”。文章的主体框架确定后，就要用翔实、有说服力的材料和准确、精炼、生动的语言把内容表现出来，既要使内容充实，又要不显得臃肿。要善于用简短的篇幅容纳丰富的内容，用浅显的语言表达深刻的道理，用清新的文风增强表达的效果，不写空话、大话、套话、废话，多写实话、新话、短话、管用的话，多一点开门见山，少一点穿靴戴帽，做到惜墨如金。
四是细推敲。 即“认真装修”。“文章不厌百回改”， 修改是成文过程的必经阶段，反复修改可使认识由浅而深、材料由粗而精、结构由疏而密、语言由繁而简，对提高写作质量大有益处。王安石《泊船瓜洲》中的“春风又绿江南岸”，其中的“绿”字，初稿为“到”，后来改为“过”，又改为“入”、“满”等十几个字，最后才敲定为“绿”。一字之改，境界全出，成为千古绝句。一篇好公文也需要从字到词、从词到段，乃至全文主题、结构等进行反复修改，追求妥帖完美，有时还需要开门纳谏，集思广益，博采众长，只有这样才能酿造出精品佳作。
公文写作虽有其法，但无秘诀，也无捷径。如果说有，那就是多看、多学，多思、多悟，多写、多改，功到自然成。
第二部分机关公文的格式和要求

机关公文包括规范公文和应用公文两类，下面我们分别进行探讨和交流。
一、规范公文的格式
根据《国家行政机关公文处理办法》规定，公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
一份完整的公文，我们通常把它分为文头、主文、文尾三部分。这里，我们逐项予以说明：
（一）文头部分。 位于公文首页上端，一般约占 A4 型公文纸的 1/3 或 2/5 面积。注意：发文字号的年份要用阿拉伯数字完整填写，不能把“ 2011 ”写成“ 11 ”，让人引起误解；括号要用六角括号“〔〕”，而不是“（）”或“ [ ] ”；机密以上的公文要印文件份数序号；一般上行文需要标注签发人姓名。
这里，大家要注意请示的格式： 一是 上报公文的发文机关标识上边缘至版心上边缘为 80mm ，留出的空白供上级机关批示文件使用。 二是 上报公文需要标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空 1 字，签发人姓名居右空 1 字；签发人用 3 号仿宋字，签发人后标全角冒号，冒号后用 3 号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第 1 行，其他签发人姓名从第 2 行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。
（二）主文部分。 从标题一直到印章，都属于主文部分，是公文最重要的部分。请大家注意的内容有：
1．标题。 红色反线下空 2 行，用 2 号小标宋体字（比正文大一号字），可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，不能把词组、名称人为地分行。 除法律法规外，一般不加书名号，不加标点符号。
2．主送机关 。普发性下行文主送机关较多，一般使用泛称（各县区、各单位）。上行文的主送机关一般是一个。请示、批复、意见、函的主送机关只能是一个。没有特指主送机关的公布性公文，如公告、通告等，不写主送机关。
3．正文 。内容较多时，分层序码的规范顺序是：“一”、“（一）”、“ 1.注意，这里序号后面一般不用顿号，顿号表示句子内部最小的停顿，常用在并列的词或词组之间 ”、“（ 1 ）”、“ ①”。
4附件。 公文如有附件，在正文下空 1 行左空 2 字用 3 号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件： 1. ××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第 1 行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第 1 行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。
5．成文时间。 以领导人签发日期为准，联合行文以最后机关领导人签发日期为准。同时要用汉字而不能用阿拉伯数字。“零”写为“ O ”（ 0 的打法智能 ABC ，二○○一，二 00 一）。
6．印章。 务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。成文时间右空 4 字；加盖印章应上距正文 2mm-4mm ，端正、居中下压成文时间，印章用红色。
联合行文印章。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空 7 字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过 3mm 。
当联合行文需加盖 3 个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多 3 个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空 2 字标识成文时间。
特殊情况说明。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
（三）文尾部分。 这一部分内容虽然不多，却是我们容易忽视的地方。
1．主题词 。是经过规范处理的用来标引公文主题内容的词，主要作用是便于电脑存储和文件检索。按规定，公文应当依据国务院办公厅秘书局印发的《国务院公文主题词表》标注主题词，实际情况是县级以下机关的公文，对标注主题词未做硬性要求，但上行文要按上级机关要求标注。
具体标注中应注意掌握选词原则。一份文件主题词不能超过 5 个。顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文种的词。各主题词之间空 1 格，不加标点。如《国务院关于整顿会计工作秩序进一步提高会计工作质量的通知》，就要先标类别词“财政”，再标类属词“会计”，最后标文种“通知”。另外，主题词表中没有的词，我们叫“自由词”，在必须标注时，应在该词后加“△”符号。如《关于张 XX 等 4 名同志任职的通知》，其主题词为：干部任免 张 XX 等△ 通知。
2 ．附注 。主要用于说明其他项目不便说明的事项。可以解释名词术语，可以说明发至级别。请示应注明联系人姓名和电话。附注应加括号，位置居左空 2 格，在成文时间下一行。
3 ．版记。 版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心。 版记的位置 ，应置于公文最后一页（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。
（四）公文排版规格。 《办法》规定，公文用纸采用 A4 型纸，幅面尺寸为： 210mm × 297mm 。公文页边与版心尺寸：
公文用纸天头 ( 上白边 ) 为： 37mm ± 1mm
公文用纸订口 ( 左白边 ) 为： 28mm ± 1mm
版心尺寸为： 156mm × 225mm( 不含页码 )
排版规格： 一级大标题用 2 号加黑宋体（小标宋、华文中宋），正文用 3 号仿宋体字，文中二级小标题可用 3 号黑体字，三级标题用 3 号加黑楷体。一般每面排 22 行，每行排 28 个字。
页码。 用 4 号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条 4 号一字线，一字线距版心下边缘 7mm 。单页码居右空 1 字，双页码居左空 1 字。空白页和空白以后的页不标识页码。
二、常用规范公文
《国家行政机关公文处理办法》规定，我国现行行政公文主要有 13 种。分别是命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。这 13 种公文都是规范性公文。其中我们最常用的有 通知、报告、请示、函和会议纪要 。下面结合我局实际，主要探讨一下这几种最常用的公文。
（一）通知
对我们局来说，通知是使用得最多的一种公文。大多是下行文，有一定的指挥、指导性和广泛性。大多数类型的通知对受文对象总是有所要求，提出需要执行或办理的事项。通知还有明显的时间性，有些通知，如会议通知，只是在指定的一段时间里有效。大部分都遵循的要求是：依据—目的—文种承启语—事项—要求。
按《办法》通知可以分为批转和转发性通知，传达、要求执行、周知性通知及人事任免通知三种。一些同志在使用通知时存在这样几个问题： 一是标题繁琐。 比如出现几个“关于”或“通知的通知”等情况； 二是转发和批转性 通知的按语部分文字过多或态度不明确； 三是要求执行 或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依据的事由。因此，我们在拟制通知时应当注意以下几点：
标题。 一般由发文机关、事由和文种三部分组成，只使用一个介词“关于”再加事由和通知即可。如：《河南省人民政府关于印发河南省降低农业税税率实施方案的通知》。在起草层层转发的通知时，要尽量把标题写得简明些。可以采取两种办法解决： 一是 对各个转发通知都提出了具体要求的，可以综合改写为一个新的“通知”，贯穿全部内容或主要精神。 二是 对非政策性文件，几个转发通知又无新要求的，可以减少中间层次，直接转发。如：关于转发市财政局“关于转发省财政厅‘关于转发财政部《关于批转＜××日报＞发行工作会议纪要的通知》的通知’的通知”，如果改写为：××市财政局关于转发财政部批转××日报发行工作会议纪要的通知，就简明多了。 三是 直接翻印，打上“驻马店市财政局翻印”标识。当然对有秘级要求的，不能翻印。
2．批转和转发性通知。 这类通知是针对被批转或转发的公文而发的，通知成了主件，原公文成了附件，正件、附件一起，组成了批转性或转发性通知。（这类通知，我们这一级用得较少，党委、政府和有权限的上级部门用得较多）。正文包括两个部分：转发对象和批注意见。转发对象要写明被批转、转发的公文名称及原发文单位。批注意见要写明对所转发公文的态度、意见和执行要求。批转性通知的批语和转发性通知的按语，可长可短，应看具体情况而定。有的照批照转，只极为简要地表明态度、作出评价、提出要求。如：“省建设厅、省财政厅《关于进一步规范住房公积金管理的意见》已经省政府常务会议研究通过，现转发给你们，请认真贯彻执行。”有的强调重点，在写明态度、评价和要求之后，再结合实际情况，对所转发公文的重要意义或者某一方面的精神，突出加以强调，以引起重视。有的补充完善，对所转发的公文除作出基本肯定外，还就其本身不够完善的地方作些补充、说明。但一般情况下，批语和按语不易过多，以免与转发、批转文件内容重复。
要根据转发公文的不同情况，恰当使用习惯用语。如表态的“同意”、“原则同意”、“基本同意”等词语；提出要求希望的 “请认真贯彻执行”、“请研究执行”、“请参照执行”、“供参考”、“请研究试行”等词语。
3 ．要求执行和周知性通知的引言部分。一定要写清楚行文的缘由、意义、目的和所依据的法律、法规、政策。
4 ．任免通知。除法定机关的主要领导人外，其他任免一般采用“通知”。任免通知正文只写明经某级组织决定，任命（或免去）某人担任某项职务即可。有的还写明任期和待遇。
（二）报告
报告种类多种多样，大致可分为工作报告、情况报告、答复报告、报送文件的报告（如《关于上报年度会计报表的报告》）等。
1 ．工作报告。 这是用于汇报工作进程、总结工作经验、反映工作问题、提出工作意见的报告。这类报告是报告中应用最为广泛的一种。它的正文，一般包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、今后意见等几部分。格式上，每一部分可标出序数分项写，或列出小标题来写。根据需要，工作报告可以写成综合性的，也可以写成专题性的。综合性的工作报告，它是不同阶段、不同范围的全面工作总结或汇报。可以是各方面的综合工作，或者一个系统、一个部门的全面工作。
专题性的工作报告强调专一性 ，它是就某一项或某一方面的工作向上级机关所作的报告。它可分为总结经验的专题工作报告和研究工作的专题工作报告。前一类就是呈报上级的专题工作总结，它不需要答复，后一类通常是就落实、开展、加强、发展、改进、改革某项工作向上级作的专题报告。它不一定在工作结束后才写，常常是在工作进程中，待工作告一段落时写好，待上级答复、批转。
2 ．情况报告。 这是对工作中的重大情况、特殊情况、新情况进行调查了解后，向上级作出的报告。它不需要答复、主要是让上级了解、掌握情况，以便根据情况采取措施，指导工作。向上级提出工作建议的报告，也属这一类。
3 ．答复报告。 这是答复上级机关的查询、提问或汇报执行上级机关某项指示、意见的结果的报告。正文包括答复依据、答复事项两部分，写法比较自由。有的先写依据，后答复；有的边写依据，边答复。如《市财政局关于市水利局土地契有关情况的报告》。
（三）请示
撰写请示应注意：
1 ．一般不得越级请示，因特殊情况必须越级请示的，应抄送被越过的上级机关。所谓特殊情况指：重大紧急事项，不越级请示要误时误事；被直接上级机关长期搁置而又急需解决的问题；与直接上级机关意见分歧一时难以协调统一，而又急于处理的事项。
2 ．请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式。如果写几个主送机关，可能是谁都不批复，或者是几个单位都批复，但批复意见又不一致，难以贯彻执行。
3 ．请示应一文一事，同时，不得抄送下级机关。
注意：写请示，语言要谦逊，态度要诚恳；原因要说明，不批准的后果要表达，要让上级感到不批准就说不过去。
（四）函
函的应用范围比较广泛，在上下级机关之间、平级机关之间或不相隶属的机关单位之间，涉及各方面的公务联系，都可使用。
较为正规的公函，格式可分为三部分：
开头，包括标题、编号和受文单位。标题可由发函单位、事由、文种组成。
正文是函的主要部分，要看不同用途来确定写法。去函要把商洽的原委、询问的问题、请求的事项、告知的情况等写清楚，以便得到对方的支持、理解或回答。复函，要针对来件所询问的问题、商请的事项给予明确答复，不能含糊其词，模棱两可，不着边际。
结尾包括结束语及署名、日期。结束语如去函的“为要”、“为盼”、“为感”、“为荷”，复函的“待此复函”、“此复”等。也可不写结束语，正文写完即结束。
撰写函件应注意：
第一，要写得内容专一、集中、中心突出，一般要一函一事。
第二，要有分寸。对上应尊重，对下应谦逊，对平行或不相隶属机关，应以礼相待。语气应力求平和、礼貌。要摒弃不必要的客套、无须讲的道理、空洞的套话。
第三，恰当使用习惯用语。
（五）会议纪要
我们局的会议纪要有三种。一是党组会议纪要，二是局长办公会会议纪要，三是局务会议纪要。
办公会议纪要的标题，可写为会议名称加纪要。
第一部分简要叙述会议组织情况，可以写出会议时间、地点、主持人、出席人员、列席人员（办公会议的列席人员通常写在正文之后）等。若会议只有一个议题，可以写明专题研究讨论的议题名称。如：专题研究了农业问题等。
第二部分是写会议精神和议定事项，这是纪要的主要部分。这部分可以写对议题的讨论情况、各种意见、建议、会议作出的决议、决定，布置的工作、任务，将要采取的措施和要求等。
若只有一个议题，常采用贯通式的纵式结构，不分条款。专题会议纪要也可采用这种写法；若多项议题，可依会议议程的先后顺序安排组织材料。
撰写会议纪要应注意：
第一，会议纪要是对所有会议材料的概括、综合和提炼，因此，要写好纪要必须做好处理材料的工作。要广泛搜集会议材料，全面掌握会议情况；要按照会议精神和领导工作意图，对材料进行分类和筛选；要对选用的材料进行分析和综合，围绕中心组织好材料。
第二，纪要篇幅不宜过长，语言要简明扼要。纪要常用第三人称进行叙述，如“会议认为”、“会议强调”、“会议指出”、“会议号召”、“会议决定”之类。
第三，会议纪要必须全面准确地反映会议情况和基本精神，其内容必须真实、准确。因此，会议记录人员一定要聚精会神，尽最大努力作好会议记录。