第一条 为了适应中国共产党机关和国家行政机关(以下简称党政机关)工作需要,推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化,制定本条例。
第二条 本条例适用于各级党政机关公文处理工作。
第三条 党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家的方针政策,公布法规和规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。
第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第六条 各级党政机关应当高度重视公文处理工作,加强组织领导,强化队伍建设,设立文秘部门或者由专人负责公文处理工作。
第七条 各级党政机关办公厅(室)主管本机关的公文处理工作,并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。
按照收发文要求可以自己制作
公文处理实施办法
为切实加强学校文书档案管理,规范公文处理程序,提高档案管理水平,特制定赵川中学公文处理实施办法。
一、收文处理
收文处理一般包括签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档和销毁等程序。
(一)收到的公文,应由校长办公室安排专人签收、拆封、登记和编号。机要文件一律由办公室主任按照机要文件管理有关规定负责启封、送阅、保存。办公室文档管理人员负责文件、信函的管理,及时登记、办理、反馈。签收公文应当将标题、密级、发文字号、紧急程度、来文单位、件数、收发时间及处理情况登记清楚,以利查询。急件应注明签收的具体时间。
(二)需要办理的公文,档案管理人员要及时送办公室主任阅悉,并及时送主要领导批示,或者交有关处室办理。其他部室单位需会签的文件,由办公室负责协调,报送主管校长(分管领导)批阅。一般件在24小时内办理,紧急公文随收随办,并提出反馈时限。文件不得横传,不得丢失。
办公室要加强公文督办,各处室要定期检查公文处理情况,防止漏办和压误。处理结果,必须及时反馈办公室,逾期未办完的,要说明原因。
(三)需要传阅的文件由文档管理人员及时分送学校领导和有关人员阅悉。传阅公文,要履行登记手续,随时掌握公文去向,防止漏传、误传和延误。
二、发文处理
发文处理包括公文拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记和分发等程序。
(一)草拟公文
属于各处室主管范围内的工作需要发文时,一般由处室草拟文稿;涉及两个以上处室时,一般由一个主办处室牵头共同起草;综合性公文,一般由办公室拟稿。
草拟公文要做到:
1、符合国家法律、法规,符合党和政府的方针、政策及有关规定;要与县教育局已发公文涉及同类问题的规定相衔接,注意各项政策的稳定性、连续性。
2、用词准确、规范。使用简称应当先用全称,并注明简称。引用公文时,要先引标题,后引发文字号。
3、起草公文所依据的主要参考资料,应当附在文稿之后,一并送分管领导审核。
4、公文中的数字,除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,要使用阿拉伯数码。
5、结构层次序数,第一层为“一”,第二层“(二)”,第三层为“1”,第四层为“(1)”。
(二)、公文审核
公文草拟好后,要履行审核程序。由拟稿处室(个人)填写发文审批表,报主管校长(分管领导)审核、校长(单位负责人)审签后,交办公室统一编发文号(函号)、确定体式和密级。
(三)、草拟、审核和签批公文,要使用蓝黑钢笔或者毛笔,不得在装订线外书写。
(四)公文印制的时限根据文件内容确定,内容紧急的文件要按要求在规定的时间内印出,一般文件5日内印出。
(五)公文印装格式要规范。统一按照A4规格纸张印制公文。公文大标题用小二号黑体字体,正文用三号仿宋字体,页面设置为:上30mm、下25mm、左27mm、右25mm,间距控制在2.5mm--4.5mm范围内。公文要统一在左侧装订,首页与内文的用纸大小要尽量一致。公文印装后加盖公章。(可参照商教办〔2006〕号文件执行)
(六)公文发出,必须编号和登记,并履行严密的传递、交接手续。传递标有密级的公文时,应依据保密规定执行,并采取相应的保密措施。
三、行文规则
(一)各部室凡具有政策性的通知、函件及会议通知,必须以单位名义行文,严禁以处室的名义制发文件。
(二)请示类公文一般应一文一事。一般只写一个主送机关,如需同时送其他机关,应当用抄送形式,但不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项外,不得直送或同时报送领导者个人。
(三)请示、报告不得混用、并用,报告中不得夹带请示事项。发文要坚持精简、实效的原则,控制数量,提高质量。
四、公文的保密
(一)公文处理工作应严格执行《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》和省市有关文件要求。
(二)需要保密的公文,视机密程度,在公文首页左上角标明“秘密”、“机密”、“绝密”及保密期限。“绝密”、“机密”公文应标明份数序号,份数序号标在眉首右上角。
(三)传递秘密公文,必须采取保密措施。利用计算机、传真机等传输秘密公文,必须采用加密装置。绝密公文不得利用计算机、传真机传输。
(四)对上级机关的来文,除绝密和注明不准翻印的以外,经办公室主任批准,可以翻印。翻印时,应当标明翻印的处室、时间、份数和印发范围。密码电报不得翻印、复制,不得密电明复、明电密电混用。
(五)经常进行保密教育,增强机要文秘人员保密观念和组织纪律性。
五、公文立卷、销毁
(一)具有查考和保存价值的发文(文稿、正本)、收文和有关材料,办理完毕后及时整理立卷。电报随同文件一起立卷。公文立卷,应当按照发文机关、内容、文种、时间、文件的利用价值以及公文之间的内在联系,进行分类组卷。
(二)各处室在工作中形成的文书档案先由处室专人负责整理、立卷、归档,并与次年初交由办公室负责保管和提供利用。部室或个人不得保存应存档的公文。
(三)公文复制件作为正式文件使用时,应当加盖复制机关的证明章,视同正式文件妥善保管,多页文件同时在右侧补盖印章。
(四)因工作需要借阅档案的,要经档案管理人员同意
后,履行借阅手续方可查阅有关内容。
不需要存档的公文和超过保管期限的案卷,经过鉴别和主管领导批准,可定期销毁。销毁秘密公文,必须进行登
记,经主管领导批准,由二人以上监销,不得丢失和漏销。