英文电子邮件常用礼仪用语精选2013年04月19日 15:26:54
邮件沟通较之面对面交流的一大优势在于，你可以借助一切力量使得你撰写的邮件准确无误得表达你的意图，而不必担心发音不标准或语法错误等让人尴尬的掉链子情况发生。
但往往人们忽视的便是一些细枝末节的注意事项，这儿有一些建议可以保证你的邮件给人留下好印象。
1. Know your email terms:
英语电子邮件发送程序有很多缩写，如果你不知道意思的话，你向老板提出的加薪请求就可能发给了整个办公室！
"Reply to all"表示你的回复将发送给每一个收到原始邮件的人。在邮件的地址栏内，"cc" (carbon
copy)部分指的是该邮件发给你指定的人，即“抄送），而"bcc"指你可以悄悄的发送邮件而不让其他的人知道，即”密送“，
b代表的是"blind"(掩藏的)。如果有人要你"forward"一封邮件，意思是要你通过转发的功能发送邮件，有时侯简写成"fw."
2. Use the Right
Greeting:尽管用"Hey"作为写给朋友的电子邮件开场白没有任何问题，但是最好不要用这种方式给一个潜在的商务伙伴这样写信。另一方面，使用非常正式的传统开场白"Dear
Sir" 也已经越来越过时了。最好写成"Dear Mr. / Ms." 后跟那个人的姓氏。同事之间，通常可直呼其名，如"Dear John")。
3. Keep it Short and Clear:
有些情况下，可能需要用华丽的词藻和复杂的句式来彰显你的聪明才智和教育背景。而在用英语写邮件的时候，清晰、有条理的方式才是最佳选择。在邮件的第一段清楚的表明你写信的目的，保证每一段中都有代表核心观点的中心句。使用类似"first,
second, next, and finally"的词引导读者你所要表述的每一个观点。你不需在邮件中包括所有的详细内容，取而代之的可以是类似"If you
have any other questions please feel free to contact
me,"这样的短语来结束邮件，这样一来可以为对方创造进一步交流的前提。
4. Be polite and tactful: 懂得谦逊和准确传达信息的重要性。"I
want."之类的词能避免则避免出现，相比之下，"I would like"显得更尊重对方。又如"I am interested
in"是提出请求建议或寻求意见的好方法。
5. 电子邮件正确结尾： "I am looking forward to your reply," "Thank
you,"或者"Sincerely"都是给收信人留下好印象的结尾方式。
电子邮件常看起来没有打印出来的商务信那样正式，在商场上你可决不能让你的语言显得很不正式。电子邮件可能更快捷更有效，但是你的客户和生意伙伴可不会轻易允许随随便便的通讯联系。不要害怕！本文能使你了解更多能使你英语邮件更规范化的简单秘诀。
从问候开始
用问候语开始邮件内容非常重要，例如"Dear
Lillian,"。根据你与收件人的关系亲近与否，你可能选择使用他们的姓氏来称呼他们而不是直呼其名，例如"Dear Mrs.
Price,"。如果关系比较亲密的话，你就可以说，"Hi Kelly,"如果你和公司联系，而不是个人，你就可以写"To Whom It May
Concern:"
感谢收件人
如果你在回复客户的询问，你应该以感谢开头。例如，如果有客户想了解你的公司，你就可以说，"Thank you for contacting ABC
Company."如果此人已经回复过你的一封邮件了，那就一定要说，"Thank you for your prompt reply."或是"Thanks for
getting back to me."如果你可以找到任何机会那一定要谢谢收信人。这样对方就会感到比较舒服，而且显得更礼貌。
表明你的意图
然后，如果是你主动写电子邮件给别人的话，那就不可能再写什么感谢的字句了。那就以你写此邮件的目的开头。例如，"I am writing to enquire
about …"或是"I am writing in reference to
…"在电子邮件开头澄清你的来意非常重要，这样才能更好的引出邮件的主要内容。记得要注意语法，拼写和标点符号，保持句子简短明了并句意前后一致。
结束语
在你结束邮件之前，再次感谢收信人并加上些礼貌语结尾。你可以"Thank you for your patience and
cooperation."或"Thank you for your consideration."开始接着写，"If you have any
questions or concerns, don't hesitate to let me know." 及"I look forward to
hearing from you."
结束
最后是写上合适的结尾并附上你的名字。"Best regards," "Sincerely,"及"Thank you,"都很规范化。最好不要用"Best
wishes,"或"Cheers,"类的词因为这些词都常用在非正式的私人邮件中。最后，在你发送邮件之前，最好再读一遍你的内容并检查其中有没有任何的拼写错误，这样就能保证你发出的是一封真正完美的邮件！
1. Greeting message 祝福
Hope you have a good trip back. 祝旅途愉快。
How are you? 你好吗?
How is the project going on? 项目进行顺利吗?
2. Initiate a meeting 发起会议
I suggest we have a call tonight at 9:30pm (China Time) with you
and
Brown. Please let me know if the time is okay for you and Ben.
我建议我们今晚九点半和Brown小聚一下,你和Ben有没有空?
I would like to hold a meeting in the afternoon about our
development
planning for the project A.
今天下午我建议我们就A项目的发展计划开会讨论一下。
We‘d like to have the meeting on Thu Oct 30. Same time.
十月三十号(周三),老时间,开会。
Let‘s make a meeting next Monday at 5:30 PM SLC time.
下周一盐湖城时区下午五点半开会。
I want to talk to you over the phone regarding issues about report
development and the XXX project.
我想跟你电话讨论下报告进展和XXX项目的情况。
3. Seeking for more information/feedbacks/suggestions 咨询信息/反馈/建议
Shall you have any problem accessing the folders, please let me
know.
如果存取文件有任何问题请和我联系。
Thank you and look forward to having your opinion on the estimation
and
schedule.
谢谢你,希望能听到更多你对评估和日程计划的建议。
Look forward to your feedbacks and suggestions soon.
期待您的反馈建议!
What is your opinion on the schedule and next steps we proposed?
你对计划方面有什么想法?下一步我们应该怎么做?
What do you think about this?
这个你怎么想?
Feel free to give your comments.
请随意提出您的建议。
Any question, please don‘t hesitate to let me know.
有任何问题,欢迎和我们联系。
Any question, please let me know.
有任何问题,欢迎和我们联系。
Please contact me if you have any questions.
有任何问题,欢迎和我们联系。
Please let me know if you have any question on this.
有任何问题,欢迎和我联系。
Your comments and suggestions are welcome!
欢迎您的评论和建议!
Please let me know what you think?
欢迎您的评论和建议!
Do you have any idea about this?
对于这个您有什么建议吗?
It would be nice if you could provide a bit more information on the
user‘s
behavior.
您若是能够就用户行为方面提供更多的信息就太感激了!
At your convenience, I would really appreciate you looking into
this
matter/issue.
如果可以,我希望你能负责这件事情。
4. Give feedback 意见反馈
Please see comments below.
请看下面的评论。
My answers are in blue below.
我的回答已标蓝。
I add some comments to the document for your reference.
我就文档添加了一些备注,仅供参考。
5. Attachment 附件
I enclose the evaluation report for your reference.
我附加了评估报告供您阅读。
Attached please find today‘s meeting notes.
今天的会议记录在附件里。
Attach is the design document, please review it.
设计文档在附件里,请评阅。
For other known issues related to individual features, please see
attached release notes.
其他个人特征方面的信息请见附件。
6. Point listing 列表
Today we would like to finish following tasks by the end of
today:1…….2…….
今天我们要完成的任务:1…….2…….
Some known issues in this release:1…….2…….
声明中涉及的一些问题:1…….2…….
Our team here reviewed the newest SCM policy and has following
concerns:1…….2…….
我们阅读了最新的供应链管理政策,做出如下考虑:1…….2…….
Here are some more questions/issues for your team:1…….2…….
以下是对你们团队的一些问题:1…….2…….
The current status is as following: 1…… 2……
目前数据如下: 1…… 2……
Some items need your attention:1…….2…….
以下方面需提请注意:1…….2…….
7. Raise question 提出问题
I have some questions about the report XX-XXX
我对XX-XXX报告有一些疑问。
For the assignment ABC, I have the following questions:…
就ABC协议,我有以下几个问题:……
8. Proposal 提议
For the next step of platform implementation, I am proposing…
关于平台启动的下一步计划,我有一个提议……
I suggest we can have a weekly project meeting over the phone call in
the
near future.
我建议我们就一周项目开一个电话会议。
Achievo team suggest to adopt option A to solve outstanding issue……
Achievo团队建议应对突出问题采用A办法。
9. Thanks note 感谢信
Thank you so much for the cooperation感谢你的合作!
Thanks for the information
谢谢您提供的信息!
I really appreciate the effort you all made for this sudden and
tight
project.
对如此紧急的项目您做出的努力我表示十分感谢。
Thanks for your attention!
谢谢关心!
Your kind assistance on this are very much appreciated.
我们对您的协助表示感谢。
Really appreciate your help!
非常感谢您的帮助!
10. Apology 道歉
I sincerely apologize for this misunderstanding!
对造成的误解我真诚道歉!
I apologize for the late asking but we want to make sure the
correctness
of our implementation ASAP.
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