办公室主任岗位职责
办公室主任岗位职责包括常规工作、临时任务和资源协调等。
统筹管理行政工作
常规行政事务包括:文书管理、资料管理、印章管理、办公用品管理、办公设备管理、后勤管理、安全管理等。这些常规的行政事务一般都有自己的岗位职责明细,有着完善的工作流程和标准,便于管理和检查。这部分工作是办公室工作的重点,但不是办公室主任的工作重点。
监督秘书派使用
监督、指导秘书派办公室管理软件的使用。“秘书派”使办公室管理信息化,大多数审批、通知、会签、请示、投票等流程都实现电子化。资料电子化管理,历史记录永久保存,不会因人员流动造成信息丢失。同时秘书派还管理考勤、提醒、任务等方面工作。办公室主任成为秘书派的最大受益者和推动者,监督和指导秘书派是一项长期的工作。
临时任务
完成上级交办的临时任务。上级交办的临时任务是办公室主任的重点工作。因此常规工作有章可循,助手、文秘、资料员等都按步骤做好了,只需不定时抽查即可;而临时任务则是突发事件,需要快速了解任务的来龙去脉,分析任务的重要性、紧急性及工作计划,然后根据计划有条不紊的进行工作。
资源分配
协调各部门之间的资源分配是办公室主任的一项特殊工作,各部门对资源的需求是不确定的波动的,当某些人的工作资源得不得满足时,便会抱怨办公室的工作不到位。这时办公室主任就担当了“救火”职责;救完火,办公室主任就要考虑如何把这样的情况考虑的下一步的工作计划中。
1.岗位名称:办公室主任
2.直接上级:总经理
3.下属岗位:文秘、行政秘书、广告策划员、总办文员、驾驶崐员、清洁工
4.主要职责
4.1检查公司各项制度是否得到执行
4.2处理日常公关事务、安排公务接待
4.3制定办公室的工作计划和具体措施
4.4组织起草、审核各种文稿,做好文书处理工作。
4.5做好大型会议的组织准备和催办落实
4.6组织做好对公司人员的考核、选拔、培养和离退休工作。
4.7协助领导协调之间的意见分岐和工作矛盾,提出解决办法。
4.8完成领导交办的临时任务。
4.9负责公司固定资产及物业项目的管理。
办公室主任岗位职责
1)、在公司总经理领导下开展工作,负责公司工会、文秘、政工、接待、安全保卫、总务、车辆管理等办公室的全面工作。
2)、自觉遵守公司的各项规章制度。认真做好公司职工信访工作。
3)、根据公司工作重点和经理办公会精神,做好各部门之间的协调工作,解决工作中的矛盾和问题,做到互相沟通,提高工作效率。
4)、根据董事长提议,负责组织安排公司内部各种会议,做好会议记录,并检查会议决议的贯彻落实情况,并及时向董事长汇报。
5)、围绕公司的经营方针,管理目标的实施过程,全面了解掌握公司的工作情况,做好调查研究,为公司领导的正确决策提供依据。
6)、负责本单位工作总结,工作计划和其它综合性材料的起草组织工作。
7)、负责组织、编审公司管理规章制度,并组织实施。
8)、负责来客接待和有关对外关系的协调和处理工作。
9)、负责公司公共财产、办公用品的管理工作。
10)、负责搞好公司公章的管理工作,不得私自加盖公章。
11)、根据用人计划组织招聘工作,负责调入、招聘、招收、辞退、调出员工的审核;负责新员工的业前培训工作;负责员工内部调配的审核。
12)、完成好公司领导交办的其他工作任务。