建立数据清单可使用两种方法，一种是直接在工作表中输入字段名和数据，输入时可以编辑修改；另一种方法是使用“记录单”对话框建立数据清单。
使用“记录单”对话框建立数据清单的操作步骤：
①选定要建立数据清单的工作表。
②在数据清单的第一行，输入数据清单标题行内容。如班级、姓名、数学、物理、化学、马列、计算机。
③将光标定位到标题行或下一行中的任意单元格中。然后选择“数据”下拉菜单中的“记录单”命令，由于数据清单中没有数据，系统会给出一个提示框，单击“确定”按钮，弹出“记录单”对话框，如图4-39所示。
④在“记录单”中显示有各字段名称和相应的字段内容文本框，在文本框中输入第一个记录各字段内容，输入过程中可按Tab键、Shift+Tab键在各字段之间移动光标或用鼠标单击需要编辑的字段。单击“新建”按钮或者单击滚动条下方按钮，第一个记录数据将添加到数据清单中，同时记录单各文本框内容为空。
⑤用同样的方法输入其他记录数据，在输入数据的过程中，如果要取消正在输入的数据，可单击记录单中的“还原”按钮或者按Del键。
⑥全部数据输入完成后，单击记录单中的“关闭”按钮。
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