资料管理
1. 目的
明确公司资料管理原则，建立完善的资料系列，积累和储存宝贵的工作资料，为公司业务的有效动作和决策提供必要的资料服务。
2. 定义
资料是指公司在经营活动中形成的的，具有价值并按有关制度规定归档保存的文件、书信、会议记录、单据、契约、合同等
3. 原则
3.1部门重要资料在项目完成前应由部门自己管理，项目完成后所有资料原件应移交给行政人事部统一保管。
3.2 各部门上交资料，需填写移交表。
3.3 行政人事部按规定格式填写案卷目录。
3.4 公司对外签订的所有合同统一由财务部管理。
3.5 公司所有资料实行统一管理、分级查阅（即根据行政级别的不同对查阅资料的内容加以限制）、网络化管理。
4. 需要保管的档案资料及其分类
4.1 文书类：营业证书、公证书、注册文件、政府批文、法人代码证件；工作计划、总结、会议记要、重要文件；公司领导的重要讲话、批示；人事档案、考勤表等由行政人事部负责保管。
4.2 财务类：各种会计凭证（单证、记账、汇总）、会计账簿（明细账、总账、固定资产账等）、会计报表等由财务部负责保管。
4.3 项目类：施工记录、维修记录、质量记录、质量安全事故报告、重要的工程图表、结算文件资料、竣工项目总结报告等在项目完工前由工程项目部保管，在项目完成前由策划部负责保管，项目完成后统一移交给行政人事部。
4.4 销售类：客户档案、认购书、卖房契约、销售资料等在项目完成前由销售部保管，项目完成后统一移交给行政人事部资料室。
5. 有关注意事项
5.1 各部门须指定专人进行文件资料管理，并做好整理、分类、立卷、归档工作。
5.2 各部门必须健全完善档案的存入、借出和移交的签收、登记制度。对借出资料必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等；更不能随便乱放，以免遗失。
6. 档案目录制定
所有档案的前二组目录（公司名+部门名）由行政人事部统一制定，第三级及第四级子目录由部门拟定上报行政人事部。
7. 处理条例
有下列行为之一，据情节轻重，给予50—500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：
1） 毁损、丢失或擅自销毁公司资料；
2） 擅自向外界提供、抄摘公司资料；
3） 涂改、伪造资料；
4） 未及时归还；
5） 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（资料管理者同罚）
文书立卷归档制度
一、将文件随时登记，办结后，及时收回归档。
二、凡本单位所发的文件，都要严格按照拟稿、核稿、签发、编号、缮印、校对、用印、登记、装封、发送、归卷这一程序。并注意做好对其他文件资料的收集工作。
三、做好平时立卷工作，随时将应存档的文件、材料分别放入不同类目卷宗内归档，以便集中立卷和利用。
四、立卷归档范围。
1、归档范围：凡是本单位在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，均属归档范围。
2、归档时间：文书档案、财会档案，执行公元年度，每年年底或次年年初立卷归档；声像档案、科技档案随时归档，基建工程材料竣工后归档。
3、归档要求：保持文件之间的有机联系和齐全完整，适当照顾文件的不同价值，分门别类，分清年度、责任者，按照不同特征进行立卷。立成的案卷，按照一定规律和顺序进行排列，并编制好检索工具。
档案保管制度
一、档案要集中统一管理。凡在工作活动中形成的全部档案，由档案室集中统一保管，按照要求，排放有序，整齐美观，查找方便。
二、要配备铁制档案装具，排列整齐、统一编号，门窗要坚固严密，室内有防火、防盗、防鼠、防潮、防尘、防高温、防虫、防强光等安全措施。室内严禁吸烟、严禁放置易燃、易爆品、易腐品及其他物品。
三、要保持库房清洁卫生、电源安全。
四、定期检查档案保管状况，发现问题及时补救。
五、档案工作人员调离时，必须认真履行交接手续。
档案保密制度
一、要认真学习，严格遵守《保密法》“保密守则”以及各项保密法规，以高度的责任心保守党和国家的机密。
二、所存各种档案材料，不准随意向无关人员传播，不准随便摘抄秘密文件、档案材料。
三、档案人员不得在库房内会客、闲聊或私自带人参观库房，严格按保密十条守则办事。
四、凡查阅或借阅秘密档案，需经领导批准，并办理借阅手续后，方可查阅和借阅。档案人员离职后不得泄露秘密档案。
档案鉴定销毁制度
一、对取存档案要按照档案保密期限表要求，以全面地、历史性地分析档案的内容，研究档案保存价值，提出存舍意见。
二、鉴定工作要有领导有组织地进行，本单位组织档案鉴定小组，联系业务主管部门共同进行。
三、对确无保存价值的档案，经登记造册后，由分管领导审核签批。
四、销毁档案，必须由两人负责到指定地点监销，防止档案遗失和泄密。监销人员要在销毁清册上签字。
档案工作人员职责
一、认真学习国家有关档案管理的法规、方针、政策。
二、热爱本职工作，热情为利用者服务。
三、负责做好档案的收集、整理、保管、鉴定和统计利用工作。
四、积极参加业务部门组织的学习活动，业务培训。
五、对收集的档案材料，按规定及时编制《案卷目录》等检索工具。
六、积极开展档案信息的开发利用工作，充分发挥档案信息的作用。
七、认真执行各项规章制度，加强对库房、设备、档案资料的管理，确保档案的齐全完整与安全。
八、认真执行保密制度，严守机密。
档案借阅制度
一、凡本单位查阅档案，在档案室内进行，一般不外借，特殊情况外借时，需经分管领导批准，办理借阅手续，并限期收回。重要科技档案材料一律不外借。
二、外单位利用档案，须持单位介绍信或身份证，经领导批准，在档案室内查阅。
三、借阅人员应保持案卷的完整和整齐，不得涂改、乱划、拆散、抽换、损坏、丢失和泄密。
四、复制或摘录档案内容时，必须请示领导同意方可。
五、档案管理人员对归还的案卷，必须详细检查、及时注销。如有损坏，视其情节，予以处理。
.目的
.范围
.权责— 一定要描述出各个单位的责任，文件被申请之后才至贵部门发行
.定义 内部文件与外来文件的区别
.流程图
.内容 重点
文件的编码，分类管理 机密登记 制定 发行 变更修改 作废 调阅申请.......
5.1文件流程图：
5.1.1文件制订流程（Page：10）
5.1.2文件发文流程（Page：11）
5.1.3文件转发流程（Page：12）
5.1.4文件变更、修改流程（Page：13）
5.1.5文件暂行流程（Page：14）
5.1.6文件补发流程（Page：15）
5.1.7文件回收、作废、销毁流程（Page：16）
5.2 各类文件主控管单位：
5.2.1 与全公司相关之品质系统文件统一由台北企总品保中心文管课分发控管。发
文至园区、厂、处、各BU窗口之品质系统文件由园区、厂、处文管视需求
分发控管。园区、厂、处因实际作业需求可独立发行仅符合该园区、厂、处
作业之相关文件，并可由该园区、厂、处自行分发控管。如此文控作业模式
实因考虑公司体制庞大且不断扩增园区及海外据点。为求时效，园区或厂、
处、各BU除依循现有＂文件与资料管理办法″外亦可发展因地制宜的文件，
如上海园区参考＂社会环境责任与安全卫生政策管理办法″(F2-001)而产出
F2-CS001(CS为上海园区文件代码)。因地区法规差异确实有必要产出不同
文件。各园区、厂、处、各BU依共同原则管理文件。
5.2.2 外来文件若为客户所提供，可由专案负责人提供外来文件的资料(纸本OR电
子档)给厂区文管转交或直接交台北企总品保中心文管课登录编号并盖外来
文件章。若为其他单位自行取得之外来文件，如：IQC或仪校或PM端..等
取得之文件，可由各单位自行控管编号，并将总表以Webflow之AI联络单
发至台北企总品保中心文管课，由台北企总品保中心文管课统一UPDATE至
EIP上， 提供备查。如要发文需依循5.1.2文件发文流程作业。
5.2.3 与材料供应商有关的品质文件（或技术标准……等），由资材中心采购单位
转发至相关供应商，唯仍依循本管理办法作业。
5.2.4 与外包厂有关之品质文件（或技术标准……等），由资材中心生管单位转发
至相关外包厂，唯仍依循本管理办法作业。
5.2.5 有关Webflow 之BA单或AI单之作业，因海外系统不同而不受此限。
5.3文件制作：
5.3.1文件内容大纲需包含：
1 目的
2 范围
3 4 ...0....
5 6 .....
5.3.2视必要性由拟案单位依文件内容增加大纲。
编号: D2-001
华硕电脑(股)公司 文件与资料管理办法 日期: DEC.12,2006
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5.3.3若政府相关单位有制式文件规范内容者，以该文件规范内容来撰写。
5.3.4文件封面须注明版本、日期、内文页数(不含封面首页)、等级，版本从1开
始，日期为拟案日期。文件之生效日期若无特别声明，则以该文件控管单位
之发文日期为准。
5.3.5 日期格式统一用西元年表示(月份均大写)： MMM.DD,YYYY
如 DEC.12,2006。
5.3.6 文件封面/内文表格如D2-001-11。
5.3.7 封面至少保留与上一版之差异说明，便於了解改版历史。技术文件(含电子
资料媒体)则由拟案单位负责维护。
5.3.8 技术文件其内容大纲、格式、字型、字型大小因技术文件种类之不同可由制
作单位视需求制定如何撰写技术文件的作业规范。
5.4文件编号规则：
5.4.1品质系统一、二、三阶文件统一向企总品保中心文管课申请文号，其编号规
则如下(技术文件及制度规章、电子资料媒体除外)：
范例： Q1-001 品保手册
部门＋功能 阶 层 - 流水号
A：行政 1： 一阶文件
C：生管 2： 二阶文件
D：文管 3： 三阶文件
E：工程
F：环安
I：电脑中心
M：制造
P：资材
Q：品保
R：研发
S：业务
T：客服中心
M类，Q类文件因数量较多，於流水号第一码酌依机种别
或功能别区分，故号码有不连续情形，如Q3-0XX之后
就是Q3-2XX(各机种之允收标准、检验规范编列於此)。
M3-3XX 光碟机，M3-4XX NB ，M3-5XX Server ，M3-6XX
PC ，M3-7XX MODEM。
5.4.1.1 各园区、厂、处、各BU依现有文件转成适合该单位使用的文件，可
沿用原来文件号码於流水号前用园区、厂区代码区分。如F2-001→
F2-CS001。园区厂区别(P：台北厂、C：苏州园区、G：桃园厂、CS:
上海园区、M：墨西哥、Z：捷克)。亦可依循现有二阶文件，再展开
详细描述成一份三阶文件，依园区厂区流水号编立。
编号: D2-001
华硕电脑(股)公司 文件与资料管理办法 日期: DEC.12,2006
版本: 23 页号: 5/16
5.4.1.2 一、二、三阶文件，若为英文版则於流水号之后加(E)、西班牙文版
加(S)，其余语言类推。
5.4.2四阶记录、表单编号规则：
依相对应之第一、二、三阶文件制订之。表格需有版本别，格式为： Rev.XX
范例：Q2-002-01 Rev.01 为 Q2-002 之第一份表单
5.4.2.1 四阶文件若为英文版则於流水号之后加(E)。西班牙文版加(S)，其余
语言类推。
5.4.3 技术文件、生产线作业规范、专案文件及证书类文件、制度规章等编号规则，
因较烦杂目前各有D3-XXX之编号代表未在本办法定义之各类文件编码原
则，各文件制作单位统一遵循该单位已订定之编码原则，若不适用时，仍需
以文件改版方式作业。
5.4.4外来文件编号规则：
AB – C – D EFGH
代号– 产品别 – 客户代码 + 流水号
代号 A ： 统一为Y表示外来文件
代号B ： 厂别(P：台北厂、C：苏州园区、G：桃园厂、S:上海园区(仅使
用一码故用S)、M：墨西哥、Z：捷克、R:维修中心)
C : 产品别
D : 客户代码
EFGH : 流水号
范例： YP–M-D0001（台北厂的M/B D客户的第0001号文件）
YC-N-S0001(苏州厂的NB S客户的第0001号文件)
5.5文件审查/核准及会签作业：
5.5.1文件审查/核准权限
文件在发行之前，应由权责人员审核其适切性。
第一阶：审查：事业处级主管
核准：总经理
第二阶：审查：事业处次级主管/处长/副处长
核准：事业处级主管
第三阶：审查：部级主管∕课级主管
核准：厂级主管/中心级主管/部级主管
第四阶：四阶文件由制表人提出，单位主管核准
5.5.2 技术文件需经相关主管核准。
5.5.3 凡电子化签核之文件其收发文记录将可以电脑记录为签收记录。
5.5.4 会签作业：原拟案单位送审文件时，视需要可附上“文件会签表”
（D2-001-07），并依该份文件所需配合之单位，在文件会签表上予以标明
后，执行会签作业，而会签之签署人为各单位主管。园区或厂区间之会签因
相隔遥远为顾及时效可用 MAIL会签，会签完成后将原送审之文件连同会签
表(或MAIL)一并交予文管课；该会签文件保存於文管课，不与文件一并发行。
编号: D2-001
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5.6文件制订、发行、转发、变更、暂行、作废及废止作业：
5.6.1文件制订作业：
由拟案单位人员负责向该单位文件控管人员申请文号并依作业需求拟案
后，会签、审查至相关人员后，依签核权限签核，核准后交由文件控管人员
发文，流程如：5.1.1 文件制订流程。
5.6.2文件发行作业：
5.6.2.1企总品保中心文管课(总文管)发文至各窗口已使用e化方式，e化让
文件之取得非常便利，使用者也可能另存到各自的档案，唯文管特别
声明，电子式文件要以从文管维护的Server(EIP)上取得的文件方为
有效文件。
5.6.2.1.1拟案单位备妥签核完成的纸本资料及电子档，存入品保中心文管
课。
5.6.2.1.2 品保中心文件控管人员CHECK 纸本资料及电子档，确认无误后
盖收、发文章，制作封面扫瞄档(证明本份文件确实经相关人员
核准)，登陆文件汇总表后以Webflow之AI单发行给相关窗口。
5.6.2.1.3 以AI单发行之文件连同封面、汇总表同步张贴於EIP上，便於
查询。
5.6.2.1.4 为确保EIP上文件之安全性，仅文管人员有权限维护及修改，其
余人员只能查询。系统并已设定只能读不能改，以确保文件之唯
一性。
5.6.2.1.5 改版必经重新签核，文件控管人员张贴新版文件并将旧版作废。
5.6.2.1.6 失效文件均被注记作废并另移他处设限控管，以防止失效文件被
误用并鉴别。
5.6.2.1.7 若为机密文件，於封面"加盖"机密文件章，并follow存入者要
求，发布给指定的单位或仅由文管保存.
5.6.2.2园区、厂区文管文件发行作业：
园区、厂区文件控管人员收到企总品保中心文管课之电子式发行后，
印出封面及本文，制作“文件汇总表/文件转发记录表/文件回收及销
毁记录表”（D2-001-02）并盖蓝色单位发文章於封面，分发至各使
用单位并以“文件分发/补发签收记录表”（D2-001-03）为签收记
录，流程如：5.1.2 文件发行流程。
5.6.2.3收文单位转发作业：
收文单位若需转发文件，由该单位文件控管人员盖转发章自行管制，
并记录於“文件汇总表/文件转发记录表/文件回收及销毁记录表”
（D2-001-02）分发予各使用单位及以“文件分发/补发签收记录表”
（D2-001-03）做签收管制，文件转发单位需自行回收及销毁旧版本并
记录。最后使用单位需适当保存使用。流程如：5.1.3 文件转发流程。
编号: D2-001
华硕电脑(股)公司 文件与资料管理办法 日期: DEC.12,2006
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5.6.3 文件变更、修改作业：
5.6.3.1文件与现况不符时，需向原拟案人反应变更文件，其文件制订流程如：
5.1.1，但文号沿用。文件变更、修改作业流程如5.1.4。原则上文件
有中英文版时应同步修正，若因翻译不及，最终亦须於二个月内完成。
5.6.3.2技术文件之修改：依各单位之“文件汇总表/文件转发记录表/文件回
收及销毁记录表”(D2-001-02)所发份数直接於现行文件及原稿上以
手写方式做修正，修正者需於修正位置签注修正者姓名及修正日期，
并於一个月内发行正式变更版本，若客户有特殊要求依客户要求为原
则。变更版一经生效发行则旧版文件即失效并须同步执行回收销毁作
业，以避免误用。
5.6.4 生产线技术文件暂行版本作业：
由拟案单位依作业需求、材料需求或是技术单位要求需发行暂行版本文件
并签核至该单位主管再交由原拟案单位文管人员依5.1.2文件发行流程作
业而收文单位之文管人员再依5.1.3文件转发流程作业，此份文件有效期
限为发文日期起一个月内，一个月后须全面回收并发行正式版本。若客户
有特殊要求依客户要求期限为原则。正式版本一经生效发行则暂行版即失
效亦须同步执行回收及销毁作业，以避免误用。
5.6.5 文件补发作业：
各使用单位若将文件遗失，需提出连络单由单位课级主管签核后， 向原发
文单位申请补发。须盖补发章，并登录於“文件/分发/补发签收记录表”
（D2-001-03），流程如5.1.6文件补发流程。
5.6.6文件回收、作废、销毁作业：
5.6.6.1文件一经变更发行时，旧版文件则失效且应由文件控管人员依据“文
件/分发/补发签收记录表”（D2-001-03）执行回收、作废之作业，
回收时应注意数量及内容之完整性，所有回收、作废均需登录於“文
件汇总表/文件转发记录表/文件回收及销毁记录表”(D2-001-02)，
并集中销毁。流程如：5.1.7文件回收、作废、销毁流程。
5.6.6.2文件作废作业：新版文件一经生效发行则旧版、暂行及补发之文件则
失效并需立即回收作废并销毁，以避免误用，表格使用“文件汇总表
/文件转发记录表/文件回收及销毁记录表”(D2-001-02) ，记录回收
份数及销毁日期。。
5.6.6.3 文件废止作业：文件废止后，原文件之编号应列管，不可再重覆应用；
但ISO第一、二、三阶文件之废止需用AI联络单经原审核之同一功
能单位/组织部门核准，文件方能废止。
5.7 文件保存作业
5.7.1记录依“记录管理办法”（D2-002）保存、作废。
5.7.2收文单位必须永久保存第一、二、三阶文件最新版本。前一版由文管课保留
电子档，纸本文件予以销毁。(技术文件的保存不在此限)
5.7.3保存单位须将文件原稿连同文件最终之会签表一并存档保存。
编号: D2-001
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5.7.4 OEM机种若有与 PS(Product Safety)产品安全有关联之文件，依客户要求
之年限保存，但最长不超过十年;属华硕自行开发机种或OEM客户未指定要
求，与产品安全有关联之文件则保存至该产品生命周期结束三年后作废。
5.8 文件控管要项
5.8.1管制文件：各类管制文件不得随意复制或携出。若有需求或因客户提出要求
则需求单位需以Webflow之BA-工作联络单或手写工作联络单申请，经厂级
主管核准后，控管单位需於复制之文件上加盖单位”参考用”章后始可发
出。
5.8.2机密文件：
5.8.2.1机密文件之管制，於文件封面加注“机密”或“CONFIDENTIAL”字
样。文管课依存入者的需求，发布给指定单位或仅由文管保存。
5.8.2.2电脑中心之电脑化资讯，可依使用权限及密码管制使用。
5.8.2.3 与材料供应商有关的机密文件（技术标准……等），可由资材中心采
购单位自行管控，唯仍依循本管理办法作业。
5.8.2.4 与RD设计开发有关之机密文件（或技术标准……等），可由RD各单
位自行管控，唯仍依循本管理办法作业。
5.8.2.5 机密文件清单，可记绿於“文件汇总表/文件转发记录表/文件回收及
销毁记录表”(D2-001-02)或“外来文件与资料汇总表”
(D2-001-08)，若表单不符合单位内需求，可自行建立适用之表单，
唯仍需清楚辨别版本控制。
5.8.2.6 机密文件之销毁，需确认其处理后之内容第三人无法辨识为准。
5.8.2.7 机密文件申请:
凡列为机密之文件，申请人需至webflow填写“BA工作连络单”申
请，由主管核示后，保管单位将依适当之管道发行.(e-mail,纸本传
送…等)
5.8.3 外来文件与资料：各使用单位所取得之外来文件及客户提供资料，由各使用
单位视需要向各厂文管人员申请盖章，并登录“外来文件与资料汇总表
(D2-001-08)”列册管制及保存(环保法规保存至废止)。
5.8.4电子媒体之管理要注意备份管理、防毒管理、存取管理(合法性)。
5.9 部门职责：
5.9.1 拟案单位
(1) 文件内容正确性与文件品质的维护。
(2) 文件之修正与更新，过时文件之鉴别与处置。
(3) 相关技术文件发文之登录与管制。
(4) 文件作废，依据5.1.7文件回收、作废、销毁流程办理。
(5) 於文件核准完成时缴交电子资料档及“文件会签表”(D2-001-07) (技
术文件除外)。
编号: D2-001
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5.9.2 文件控管单位
(1)负责文件之分发、更新、回收、作废及销毁，和「文件汇总表/文件转发
记录表/文件回收及销毁记录表」之更新。
(2)文件查询服务及网路资料备份。
(3)订定文件核发修正、作废∕销毁作业流程。
(4)准备文件相关表格、印章（发文章、作废章…）。
(5)文管课及厂区文管依“内部稽核管理办法”(Q2-007)查检文件，如有不符
合事项，则必须填写“内部稽核不符合报告”(Q2-007-02)，缺失之异常
矫正措施亦依“内部稽核管理办法”(Q2-007)作业，以确保文件品质。
5.9.3 文件使用单位
(1)各文件按部门分类，整理保存。
(2)文件妥善保存，正确运用，整理分类。
(3)转发文件之登录与管制。
(4)作废文件之处理与管制。
5.9.4 电脑中心
(1)设备管理及系统维护。
(2)电脑权限之控制。
(3)资料保全及维护—备份管理、防毒管理、合法性存取管理
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