根据楼主的描述，我的理解是，公司需要一套业务流程管理的软件。就是把企业的事务以表格/表单来做为主体内容，然后惯穿企业内部的整个事务流程。
这个软件可以达到事务管理与监控。事情的进展如何，包括目前谁在处理，下一个环节该怎么做，交给谁，事情处理完成，统计分析并归档。
免费的就不用想了，类似这样的软件也不贵。企业要想运转得更流畅，更高效，是需要系统来支撑的。
恒智天成、筑龙、筑业、品茗……
好多的，盗版的一百多，正版三四百到一千不等
青山工程资料管理系统
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