如何通过召开会议促进沟通？

[经典回顾]

通过会议来进行管理者与员工沟通，是一种比较好的形式，它已经延续了上千年。在古代，大臣们上朝议政就是会议的一种早期表现；到了现代社会，开会对于国家的发展，企业的发展都有重大的作用。如果不召开会议，许多指令、信息等都将无法传达。?在现代社会中，开会对管理者与下属能否有效沟通很重要。如果相关的人们不坐在一起商讨问题，许多的调查研究无法完成，决策无法制定，规章制度无法贯彻，误解无法解除……

因为开会是如此的重要，所以沟通大师们在近20年来深入研究这个主题。在了解了现代组织沟通行为的本质及沟通的多目标之后，人们就更进一步发现各种会议的重要性，认识到开会给予组织成员问产生沟通作用及发展成为有效团队的机会，员工和部下们可因此共同分担困难，分享经验和成功的果实。会议也是沟通意见的通途之一，高级管理人员可趁开会之机听取有关公司及员工和部下的简报以了解情况。一个处理得法的会议，将是同时完成意见沟通及管理目的之最佳工具。所以会议的功能应包括：传达新消息、解决问题、做决策、表明态度，以及提供参与的媒介和气氛，等等。开会时所需要运用的沟通技巧，比其他管理行为来得更集中和更多。?近年来，在经济界，公司经理已逐渐趋向于民主的领导方式，他不再视自己为发号施令的老板，而视自己为团队的领导人，重点已由管理公司转移到管理员工和部下；经理不但要管理个人，更要致力于指导工作团体。这种看法并不表示经理忽视个人因素，而是经理除了使每个人都能发挥才能外，更要使团队能发挥最大力量。而经理能否将下属视为一个团队来管理，对他的成功将具有决定性的影响。?现代组织强调给员工和部下更多的参与机会、鼓励经理与员工和部下共同做决策，以及制造更舒适的工作气氛。所以近几年来，有很多学者在这些领域进行了深入的研究和训练，使得管理的方式和方法，都有了很大的改进。?很显然，在公司一类组织中的会议具有下列功用：先就基本而言，会议是一种为达成某种目的，而以搜集参与者的意见、情报、判断和事实的手段。通常，开会是为了要解决问题的。自古以来的看法和近代的研究结果都认为集思必能广益，所以领导人们常以开会的方式做决策。事实上，今天的企业经营者或企业管理者很少有不参考他人意见而独自作决策的。? 会议的另一种功能是：指导组织成员及传递信息。领导人有时会接到上级交代下来的指示，开会就是传达这些指示的好方法。?许多组织都用训练会议来发展员工和下属的才能，例如教导新付款程序，指导新招收的员工和下属适应环境，改用新采购及报价方法等，都是训练会议的良好主题。?[案例分析]

摩托罗拉公司的下行沟通形式是主管汇报会。它类似于管理层的述职报告会，所不同的是，述职报告面对公司董事会，主管汇报会面对全部员工。

主管汇报会每年举办一次，公司管理层经过一年的工作，把经营的成果和当前的问题整理成报告，对广大员工作个交代。报告公司发展状况、经营业绩、财务分析、员工福利改善、面临挑战、公司管理。它由上层传至下层。

在1995年主管报告会上，当时董事长罗伯尔温通报以下情况：60%的雇员达不到美国七年级的数学水平，所以管理层下令将工资额的1.5%用于培训，这一比例后来上升到4%。投入大量财力，向每个员工每年提供至少40小时培训时间，并在大约2000年，将培训时间增加4倍。

[巧手点金]

其实，开会是一个很好的沟通方式，会开得好，可以事半功倍，让人热情高涨；会开得不好，则会打击士气，浪费宝贵的时间。如何高效地开会，不妨参考下面的建议。

　　1.不要动辄开会　　

在每次开会之前，企业管理者应该自问，是否可以用其他方法实现这次会议的目标。如果会议的重点是分享信息，那么采用电子邮件、备忘录和非正式谈话的形式，效果可能会更好。

　　开会的理由应是企业需要参会人员之间的互动，交换看法和经验，并对手头事项建立起统一的思路。只有当你需要每个人都在现场，以便于及时交换信息时，这样的会议才有必要。否则，电子邮件或语音邮件就足够了。

　　另一方面，把工作有效地授权给合格的下属，将大大减少会议的次数。如果授权得当，你就无须在团队作出每个决策时都到场。请记住：企业管理者只要知道张三或是李四已经把事情处理好了就行了。

　　2.不要停留于“讨论”

富有成效的会议要有界定清晰的目标，它们是人们努力的方向和衡量进度的标尺。会议的主题更重要的是要落实到行动，而不是成为上周发生什么事情的“流水簿”。

　　例如，如果你与下属的每周会谈已经令大家怨声载道，就要坚决让每个人把报告缩减到可付诸行动的具体事项。

　　3.开会前作好充分的准备　　

如果公司对会议作了更好的准备和会前沟通，这能大大提高会议的效率，相信大多数经理是不会错过这种卓有成效的会议的。你应根据会议内容的安排和重要程度的不同，花费30～60分钟来准备你负责组织或主持的会议；分发准确的议程，并召集合适的人员参会；当会议与某些人无关时，要允许他们提前离场。

　　4.不要跑题，控制发言时间　　

有效引导会议本身就是一大课题，控制发言时间可以使会议尽可能简短且有成效。好为人师的人与喋喋不休的人最容易破坏会议，他们不仅消耗时间，还会让可能拥有最佳想法但不如他们那样伶牙俐齿的参会者没有机会发言。会议主持人有必要礼貌地打断他们，以缩短冗长的个人独白。

　　在某些会议中，好像每个人都需要作3～5分钟的“开场白”。如果这成为了开会的惯例，那会议的成效可想而知。所以，要让人们摆脱这个习惯，从而提高会议的效率。

　　5.设立“无会周”或采用“站立”开会的形式　　

某些公司宣布了无会议日、无会议周，这些措施可以避免毫无意义的会议，很受企业员工的欢迎；还有一些企业运用“站立”开会的形式来避免开会的拖拉与冗长，这要求参会者一直站着陈述观点，从而有效地避免了不必要的长篇大论。