从工作范围来区分:
行政部负责的工作内容:会议记录、办公室、后勤、车辆的调度使用。
人事部负责的工作内容:人事的招聘解聘调动、员工的培训与考核。
根据iso9000要求,文件管理方面要建立相应的文件管理程序及标准。其中对文件的作成、配布、改版、接收、回收、报废都有明确的管理规定,这就是所谓的文控。你是档案管理员,去找到程序,标准对照执行就可以了,没有特别要求。记住,所有的管理行动都是有程序、标准来支持的。
ISO900O质量管理中的文控,顾名思义文件控制的意思,其文件的拟订、修改、发行,都是要有版次、分发编号的,都是要受控的。修改文件时,要将原来发给各部门的收回来,新的文件发下去,要有分发编号、盖受控章、部门人员签字。复印件无效。
品质部文控主要工作有以下几点:
1)ISO9001体系文档管理;如:质量手册、程序文件、作业指导书等的编制、修改、发放、回收;ISO9001体系文件的表单和附件分离,系统支持多版本、多附件等。
2)所有文档的有效周期管控;控制管理各类文档(含纸质文档)的整个生命周期;储存、发布质量手册、程序文件、详细作业文件等体系文件;储存、发布所有的质量记录;
3)所有文件及文档的建立,能以最快的速度可查询当前生效版本、历史版本文档;查询文档过程(如审批、发放)记录。
其实也没什么,只要你记住做任何事都要按程序,按流程、按标准就行,品质部门是讲究标准和要求的部门。