OA系统的公文管理符合《党政机关电子公文标准 GB/T 33476-33483》,以流程搭载移动办公技术,贯穿公文管理过程,在丰富应用的搭配下,既保留了传统公文处理习惯又提高了公文流转效率,深入推进“互联网+政务服务”的融合。
公文电子化,收、发、交换高效流转
国企和党政机关每天都要围着“公文”转。严格的格式要求、复杂的审批程序,依靠传统纸质化管理从起草到印发,光是一一盖章、找领导审批就要耗费大量人力、时间。
不仅效率无法保证,还会影响领导的工作日程,信息易泄漏。遇到跨组织、跨条线的文件只能依靠“人工”传输,整个传阅过程无法监督,有效性无法保证。
(公文电子化管理流程)
OA系统以公文为主线,在灵活的流程配置下,结合其它特色应用,统一撰文格式、流转路径,以各司其职、各负其责、协调配合的状态,确保政令畅通。
1、一体化发文管理
完整的国家标准化的公文格式,通过OA系统都有与之对应的审批流程。
起草时,无论是正文模板、套红模板都能在系统自动调用,公文格式规范、统一。
填单过程中,收发单位信息系统自动抓取,信息快速锁定,无需查找、手写。
灵活流转:根据公文流转需求,用OA系统自由添加流程。那些需要灵活流转的公文,办文中心可以自由添加下一步审批人,按需选择,适用性强。
2、智能收文管理
OA系统设有智能收文提醒,公文一到便知,及时查看不错过,每位用户都有自已的移动档案馆。
此外,多系统集成不仅统一了收文渠道还丰富了外部收文方式,可以邮件收、扫描收还可以交换收文。所有收到的公文,OA系统自动登记生成收文单,纳入档案库,便于跟踪查找。
随时处理:收文后,各节点的审批意见清晰记录,你可以按要求快速下发公文、一键转办任务,如召集会议、安排任务等,各板块协同配合,轻松执行。
公文交换安全、快捷
不同单位、不同组织之间的公文往来有详细的收发登记。对方是否签收、办理进度怎么样在系统可以实时监督,流通中谁修改了、修改了哪里都能详细记录下来。
如果出现发错、没发成功的情况,直接撤销重发即可,使用方便,全程透明监管。
全程跟踪,修改留痕
建立门户,形成公文信息督查窗口。公文由谁创建、谁查收、审批意见如何、修改信息等清晰记录,方便随时核查。
公文的流转进度可以通过流程监控,停留在哪一个节点,都能及时获悉,及时督查督办。
你们公司有oa办公系统么?如果有的话,可以在公文管理里面找到——发文管理,先拟稿,一般是办公室文员的活,然后送到办公室主任或者别的领导核稿(如果这份发文不重要,那么有些流程可以跳过),——然后再是别的部门复核(这流程有可能会签,即领导签字,签完后才能进下个流程),——签发——编号——清稿打印——用印——通知归档。(这已经是比较详细的了,不过每个公司流程都是有点差异的,大致意思这样,我说的这个是政府oa的流程)
另外,还有公司内部发文模块的,意思就是:本单位内部部门之间公文交换。