如何加强对股份公司的监管

未上市股份公司在没有上市之前，现实运作过程中却存在着很多问题，不仅影响未上市股份公司的上市，而且对市场经济的有序发展也埋下了隐患。因此，加强对未上市股份公司的监管也成为当务之急。本所作为多家上市和未上市股份公司的常年法律顾问，结合多年在企业股份制改造、资产重组领域的实践经验，对目前未上市股份公司存在的主要问题和加强监管工作提出建议，希望引起有关部门注意，以有助于股份公司的规范发展：

一、公司信息掌握不及时，使监管部门对公司日常经营中存在重大问题无法及时知晓，更不能及时督促公司对一些违规问题作出纠正。

（1）财务报告的披露或备案：如果仅以公司的年度审计报告作为审查对象，可能导致重要信息滞后或信息失真，并且由于时过境迁、人员变化会给监管工作带来很大的现实困难。因此，监管部门可以要求公司按时提供季报、中报，并且在公司最后提供年报时，应要求其提供经会计师事务所进行审计的财务报告，必要时可及时前往出具审计报告的会计师事务所进行核查，从而保证对公司信息作出有效监控，并从中发现公司有可能存在的重大问题。

（2）对于重大资产的变动、利润分配、重大投资或股东变更等重大事宜，公司往往不能按照《公司法》、《公司章程》的规定合法合规地进行。该经股东大会审议的只经董事会批准通过，该经董事会审议的只经过总经理办公会讨论就通过了，以送股代替分红等等。这就根本无法保证公司按照现代企业制度的要求规范运作，真正作到维护中小股东利益。因此，监管部门应根据公司提供的中报、季报等资料，要求公司在发生上述重大事件时提供资料或进行实地调查，以对该事件作出合法性、合规性的判断。如果确实公司存在违法、违规的事实，则监管部门可在职权范围内酌情作出处置，要求公司予以纠正。

二、公司法人治理结构虽已建立，但很多公司在执行中并不严谨，最为突出的就是“三会”的召开不规范的问题。

（1）三会不能完全按照《公司法》、《公司章程》和《上市公司股东大会规范意见》等法律、法规的要求及时召开，或者召开的过程不合乎规范。如董事会、监事会都要求在召开的10日前以书面形式通知全体董事、监事，股东大会要求在召开的30日前以书面形式通知全体股东，可实际上大多数公司既无书面通知也未按照时限的要求举行会议。在会议召开期间，也不严格审查与会人员的资格，如身份证复印件，法人营业执照复印件，持股证明或者委托代理人的授权书、表决票等文件不全；会议形成的决议、记录内容过于简单等。少数公司甚至全年都不召开会议，完全由大股东一人说了算。

（2）对关联交易等事项的审议，关联股东或关联董事不回避表决，甚至对其它股东或董事的表决施加影响，侵害其它股东的合法权益。

因此，监管部门应要求公司召开股东大会由具有相应资质的律师事务所参加并出具见证意见书，在股东大会结束后一定期限内，将包括律师见证意见书在内的文件，如会议决议、有关报告、议案等文件送达监管部门备案，及时对公司会议情况进行掌握并对违规问题作出指正。至于董、监事会的召开，监管部门应积极主动地定时或随时派人前往公司检查会议文件并询问有关人员，从而核实会议召开情况，加强对公司会议日常的监督。

三、公司为节省费用，对公司成立后遗留的有关问题迟迟不予解决，严重影响公司的合法经营和规范运作。

（1）少数公司对于国有股权的确认工作迟迟不做，一是嫌麻烦，还得花钱；二是觉得反正没上市，关系不大。其实，国有股权确认不仅是关系上市的重大事宜，同时这也是国家财政部专门下文要求公司必须要履行的法律程序。财政部《关于股份有限公司国有股权管理工作有关问题的通知》（财管字[2000]200 号）中规定：“财政部和省级财政（国资）部门出具的关于国有股权管理的批复文件是有关部门批准成立股份公司、发行审核的必备文件和证券交易所进行股权登记的依据”。因此，对于存在国有股份的公司，监管部门应要求公司在一定期限内及时办理并在监管部门备案。如果公司在规定期限未办理，则监管部门应通告国有资产管理部门督促其依法办理，以保证公司规范运行。

（2）公司成立后，一些公司迟迟不与全体员工签订正式的劳动合同，甚至个别公司也不参加国家社会统筹保险，严重违反《劳动法》并侵害了员工的合法权益。根据《劳动法》第十六条规定：“劳动合同是劳动者与用人单位确立劳动关系、明确双方权利和义务的协议。建立劳动关系应当订立劳动合同”。《劳动法》第七十二条规定：“用人单位和劳动者必须依法参加社会保险，缴纳社会保险费”。因此，上述情况也应成为监管部门加强监管的一个重点。这两项内容既是公司上市过程中重点审查的内容，而且其本身也是法律的强制性要求，并不是可有可无的事项。监管部门不仅应要求公司提供员工花名册、检查劳动合同签订和参加社会保险情况，而且可以积极主动地与当地劳动部门、社会保障部门联系，签发询证函，落实公司提供情况是否属实，此举不仅是监管部门职责的体现，也是对国家三令五申地加强国民维权运动的最好支持。

（3）公司成立时，一些如房产、土地、商标、专利等重大资产，有可能是发起人股东投入的资产，根据《公司注册资本登记管理暂行规定》（国家工商行政管理局第44号令）第八、九、十条和十二条的规定：“公司应当于成立后半年内办理实物、工业产权、土地等过户、变更登记等手续”。可见，公司成立后本应及时办理产权的过户或变更登记手续，但很多公司为节省费用也不予办理。此种情况严重影响公司资产的独立性，使公司资产产权关系不清晰，侵害了其它股东的合法利益，也为公司上市留下不可逾越的法律障碍。因此，监管部门应在公司成立后检查公司资产过户和变更登记情况，要求公司在一定期限内办妥权属证书并在监管部门备案。必要时，监管部门可到相关登记部门落实办理情况。

四、公司的股权管理混乱，私下交易行为时有发生，严重扰乱了证券市场的正常秩序。

根据《股票发行与交易管理暂行规定》第二十九条的规定：“股票交易必须在经证券委批准可以进行股票交易的证券交易场所进行”。但是，一些公司在成立后，未将全部股权在有关托管机构进行集中托管，使得私下交易股权的行为时有发生，而且公司对此也睁一眼闭一眼，放任这种不合法的交易行为，甚至有的公司还觉得这种交易有助于提高公司形象，说明公司经营业绩好，利于吸引投资者。其实，这种情况的发生，不仅严重干扰了国家证券市场的正常秩序，而且对整个国家的金融秩序造成了严重的影响，容易导致国家经济秩序的混乱，为社会增加不安定因素等。

因此，监管部门应在公司设立的同时，要求公司对全部股权在托管机构进行集中托管。同时，与托管机构展开密切的联系合作，及时掌握公司的股权管理情况；同时要求公司加强管理工作，明确股权转让、赠予、继承、质押股权必须在托管机构办理过户手续，否则，其转让、赠予、继承、质押行为无效。从而彻底杜绝股权的不合法交易行为，同时也规范公司运作，为公司上市避免不必要的风险和障碍。

五、公司内部控制制度的不完善，也是造成公司不规范运作的重要原因。

内部控制制度是公司经营的重要保障。它即包括公司的生产、采购、销售、财务、人事等经营方面的基本管理制度，也包括股东大会议事规则、董事会议事规则、监事会议事规则、总经理工作细则、关联交易决策制度等保障公司规范运作方面的制度。但是，有些公司只是制定了一些常用的管理制度，如重大投资管理制度、贷款担保管理制度等一些重要的、必须细化操作程序的制度并未建立，为公司经营留下了隐患。

因此，监管部门应要求不同的公司，根据其自身行业特点、公司实际情况制定比较完善的管理制度。避免公司内部出现职责不清、管理无序的情况，也为公司规范运作保驾护航，充分维护投资者的合法权益不受侵害。

六、在目前现状下，监管部门对公司的事后监督及被动性审查，也是造成公司存在不规范运作的一个不可忽视的原因。

监管部门在大多数情况下，一般是在接到投资者的投诉或上级主管部门的指令后，才被动地对个别公司展开调查，而且基本上是就事论事，公司暴露什么问题就解决什么问题，针对性太强。因此，监管部门应借鉴上市公司的监管经验，建立一套比较完善的巡查制度，积极主动地开展监管工作，可以以一种定期检查和不定期地随时检查相结合的方式，对公司的运行情况进行巡检。必要时，也可以邀请有关中介机构，如律师事务所、会计师事务所的专业人士共同参与检查，从而既可以及时发现问题解决问题，也可以防患于未然，达到事半功倍的效果。

以上是对未上市股份公司目前存在的主要问题的浅析和建议，随着社会的发展和资本市场的成熟，上述问题应会在监管部门的进一步加强监管工作后逐步得到解决，未上市股份公司的规范运作也会进一步完善。本所作为具有证券从业资质的专业中介机构，也将积极配合监管部门进一步做好对未上市股份公司的监管工作，为证券市场的稳定、繁荣和发展作出应有的贡献。