一是确定工作任务。
来宾的意图，我们的目的。
二是确定接待标准。
接待规格，来宾人数和职务民族等等，来宾的工作工作日程安排，是否需要接站等等。确定接待人员的数目和分工，以及出席的领导。
三是应急方案
根据接待规模和规格，提前做好预案，针对人员变动，天气变化，工作日程临时修改，相关人员身体不适等等可能出现的问题，提前做好准备。
你要把这个接待方案变成实际的来说就有话题了。比如你要设计一个美食节评比的活动，那么你最重要的是要提前联系好嘉宾，以便后续颁奖安排。其次重要的是接待的人员、地点要安排好，以免出现接待漏人的情况。
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