向上级说明情况，希望给予方便的信件格式应该是怎么样的？

给予方便的信件格式：

1、信文由称谓、正文、敬语、落款及时间四部分组成。称谓应在第一行顶格写，后加冒号，以示尊敬。称谓应遵循长幼有序、礼貌待人的原则，选择得体的称呼。

2、正文是信函的主体。可根据对象和所述内容的不同，灵活地采用不同的文笔和风格。问候语。

3、问候语要单独成行，以示礼貌。如“你好”、“近好”、“节日好”等。先询问对方近况和谈与对方有关的情况，以表示对对方的重视和关切。

4、回答对方的问题或谈自己的事情和打算。简短地写出自己的希望、意愿或再联系之事。

公函即公务信件。它是上下级和平行机关或不相隶属机关之间在商洽和联系工作、询问和答复问题时所使用的文体。函的特点是不受公文规定的严格限制如不用正式文件头 也可不编文件号 有时还可不拟标题 因此用起来极为简便。

公函大体有以下几种用法 ：

1、下级机关向上级机关询问一般事宜 或上级机关答复或催办下级机关有关事宜。 

2、平行机关或不相隶属机关之间商洽有关事宜 。

3、用函来通知一般事项。如通知开一般性的会议、要求下级机关报送某项材料或统计某些数字等时 也常用公函。

4、向上级机关请示较小事宜也常用函。 函件采用书写、复印、打印、传真等传递方式均可。 报告 “报告”是下级机关向上级领导机关 业务主管机关、部门向机关领导 执行机关向权力机关汇报工作、反映情况、提出意见建议、答复询问所使用的陈述性上行公文。