如何区分公司企业中的受控文件与非受控文件?谢谢

如何定义受控文件?谢谢
2024-11-27 07:42:10
推荐回答(2个)
回答1:

你的问题应该是:企业如何确定哪些文件受控,哪些文件不受控吧
首先有时效性的文件理论上都要受控,其次文件有分发才有受控,最后受控文件需要标示受控字样以便于识别(如受控章、受控日期、受控区域);
有时效的文件要保证获取时的有效性,因此需要受控方式进行及时更新,避免非预期的使用即要受控(公司编撰的体系文件、指导书、图纸等);但是由于控制范围和能力限制,一般公司内发行或直接发行可受控,超出控制能力和范围的只能列为不受控,这是文件存在的风险,建议可在文件适当位置注明使用风险;就像国家/行业标准,其实是有时效性的(通过水印等标识),但是由于控制能力问题,实际不受控的,因此需要查阅人自行更新;还有些通知、记录等,虽然有时效性,一般只要求收集,不作为正式的受控文件进行管理。
受控与文件重要性无必然联系,如重要或是有需要保密的文件,如果不分发就不需要受控;有保密且需要分发的受控文件,受控需要区别受件人,以确认一旦泄密可寻得泄密源头。
总之受控是文件管理有效性的一种手段(还有其它手段,如添加备注、声明以及电子型阅读后消失等等);一般要求公司建立的系统性文件需要受控起来,以保证系统建立、实施、保持、改善过程能够有效被运行;实际可根据公司的运作状况去制定受控文件类别(只要能说明让系统有效运行即可),也可根据业务/管理需要扩大受控类别(可能需要增加控制成本)。
以上希望对你有帮助!

回答2:

受控主要是指文件的签发和分放按照公司制度控制,不是公司员工都能看到,非受控就是公司员工都能看和拿到的文件.公司刻个受控章,凡受控文件就都盖章