会议文献按出版时间的先后可分为会前、会间和会后三种类型。
1.会前文献(Preconference Literature)
会前文献一般是指在会议进行之前预先印发给与会代表的会议论文预印本(Preprints)、会议论文摘要(Advance Abstracts)或论文目录。
2.会间文献(Literature Generated During the Conference)
有些论文预印本和论文摘要在开会期间发给参会者,这样就使得会前文献成了会间文献。此外,还有会议的开幕词、讲演词、闭幕词、讨论记录、会议决议、行政事务和情况报道性文献,均属会间文献。
3.会后文献(Post Conference Literature)
会后文献主要指会议后正式出版的会议论文集。它是会议文献中的主要组成部分。会后文献经过会议的讨论和作者的修改、补充,其内容会比会议前文献更准确,更成熟。会后文献的名称形形色色,常见的如下:会议录(Proceeding)、会议论文集(Symposium)、学术讲座论文集(Colloquium Papers)、会议论文汇编(Transactions)、会议记录(Records)、会议报告集(Reports)、会议文集(Papers)、会议出版物(Publications)、会议辑要(Digest)等。
根据会议文献自身的特点,用户在使用会议检索类工具时,主要通过以下两种途径来检索:一是直接根据会议文献的特征检索某篇会议论文,常用的检索途径包括论文题名、关键词、摘要、作者、分类号、会议名称、主办单位、会议时间、会议地点、出版单位等;二是通过某界会议的举办特征检索这届会议上的相关信息和文献,通常使用分类号、会议名称、主办单位、会议时间、会议地点、出版单位等就可以了。
会议名称、主办单位、会议时间、会议地点、出版单位等检索入口,要求用户对会议的举办及会议文献的出版事项比较了解。一般来说,如果关注某些学术会议,会了解一些关于会议的举办及出版事项,使用这些字段也会得心应手。需要注意的是:“主办单位”和“出版单位”不一定是一个单位。若用户对这些事项不了解,又想检索关于某学科方向的会议论文时,建议使用论文题名、关键词、摘要、作者、分类号等入口。
会议文献的特点是传递情报比较及时,内容新颖,专业性和针对性强,种类繁多,出版形式多样。它是科技文献的重要组成部分,一般是经过挑选的,质量较高,能及时反映科学技术中的新发现、新成果、新成就以及学科发展趋向,是一种重要的情报源。
会议文献可分为会前、会中和会后3 种。①会前文献包括征文启事、会议通知书、会议日程表、预印本和会前论文摘要等。其中预印本是在会前几个月内发至与会者或公开出售的会议资料,比会后正式出版的会议录要早1~2年,但内容完备性和准确性不及会议录。有些会议因不再出版会议录,故预印本就显得更加重要。②会议期间的会议文献有开幕词、讲话或报告、讨论记录、会议决议和闭幕词等。③会后文献有会议录、汇编、论文集、报告、学术讨论会报告、会议专刊等。其中会议录是会后将论文、报告及讨论记录整理汇编而公开出版或发表的文献。