档案管理办法

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工程档案管理标准

(试行版)

2008-07-15发布 2008-07-15实施
发布

前 言

为了规范 档案管理，特制定本标准。
本标准由****有限责任公司标准化工作领导小组提出并归口。
本标准主要起草人：
本标准主要审核人：
本标准审定人：
本标准批准人：
本标准由 工程部负责解释。

工程档案管理标准

1． 总则
1.1 为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统，确保档案案卷合格率、完整率、准确率，使工程档案管理顺利达到《火电机组达标投产考核标准（2006年版）及其相关规定》的要求，依据工程档案管理标准及规定，特制定本制度。
1.2 基本建设工程档案是指在整个建设项目过程中,从酝酿、决策到建成投产的全过程中形成的有归档保存价值的科技文件材料。它包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。
1.3 基本建设工程档案资料是国家、企业的宝贵财富，是勘测、设计、施工和管理人员的劳动结晶。依据《中华人民共和国档案法》，各级人员及时做好文件材料的收集、整理、立卷、归档工作，是各自的义务和岗位职责，各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料，认真做好立卷归档工作，并确保档案的完整性、准确性、系统性。
1.4 工程档案管理引用标准
1.4.1 基本建设项目档案资料管理暂行规定 国档发[1988]4号；
1.4.2 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB/T11822—89；
1.4.3 电力工业企业档案分类规则，火电企业档案分类表（试行）及补充规定；
1.4.4 火力发电厂竣工图文件编制规定 电建[2002]666号；
1.4.5 火电机组达标投产考核标准（2006年版）及其相关规定
1.4.6火电企业档案分类表(6-9大类)（修订本）
2. 档案资料的管理和要求
2.1 档案资料管理
2.1.1 工程档案资料管理工作是工程建设过程的一部分，应纳入工程建设全过程管理，并与工程建设同步。档案室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程科技文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、指导、检查。并负责工程技术档案资料的接收、下发和移交。
2.1.2 为了便于各个管理环节的衔接，档案室配备专职档案员。为更好地管理档案资料，应配置必要的库房、档案装具、档案保护设施和办公设备。
2.1.3 工程建设中，各种技术资料交由档案室统一管理、接收和发放，各有关部门和单位必需指定专人办理移交、整理、归档和领用手续。对应归档的文件资料各有关部门和单位必需提供文件资料归档清单(含电子版和纸介质各一份)。
2.1.4 设备到货后，开箱验收工作由监理单位组织，并提前通知建设单位、施工单位、制造单位参加，必要时请设计单位、运输单位、装卸部门参加。设备资料交档案室统一管理。档案室至少保留一份正本资料，不得外借。
2.1.5 单项工程总体验收时，各单位和部门应提供归档文件的电子版目录和纸介质目录。档案室对各种技术文件和竣工资料进行核对验收。各项工程竣工决算的最后付款必须由档案资料室对竣工资料签收合格后支付。
2.1.6公司购置技术资料、图书、标准时应按年度下拨一定的经费。档案室统计各部所需技术图书，并在图书采购目录上填写所需图书。统一采购。各部门急需的图书采购，必须经档案室批准，方可委托有关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、标准的报销凭证，一律由档案室签收后方办理报销手续。
2.2 归档文件的质量规定
2.2.1 凡合同、协议、试运后的签证、机组启动验收交接书、机组移交试生产交接书、机组移交生产的交接书等文件材料均应为正本（即必须有各方代表符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档，签字方不能用副本或复印件归档）。
2.2.2 施工技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单（含工程联系单）等表格和数据均应归原件，且应用70g以上的白纸和符合档案管理的书写材料书写，（如表式为复印件，数据虽用合格材料书写也不能作为原件；验收签证单中的各方人员必须签名齐全，不能以盖章或打印件代替签名）并与附件一同归档。
2.2.3 调试措施，方案和报告等均应为油印件或激光打印机打印件，不能用复印件或普通色带打印件，以保证字迹的耐久性。
2.2.4 主送和抄送本单位的办公文件均应以原件归档，严禁用复印件。
2.2.5 主设备及主要辅助设备订货合同、技术协议及其附件；招投标书等重要依据性文件材料严禁用复印件归档。
2.2.6 施工质量检验表式应符合《火电施工质量检验及评定标准》所列表式。
2.2.7书写规定
A） 书写字迹工整，图样清晰。
B） 书写材料应为碳素或兰黑墨水，严禁用圆珠笔或铅笔书写。
C）文件书写格式应用横行排列，文件段落，章节编排，按有关文件编写要求；汉字简化应符合国家颁发的有关规定。
2.2.8 纸介质载体为A4, 装订边空白间距为25mm，装订边空白间隙内不能进行书写和留有信息。
3. 科技文件材料的形成、收集、整理和归档
3.1 科技文件材料是在设计、施工、调试等过程中自然形成的。科技文件立卷必须保持其内在联系，各单位应在平时做好文件材料的收集、整理工作，并按档案管理的立卷归档范围和案卷质量标准的有关管理规定完成各自的案卷整理和归档工作。
3.2 科技文件材料的组卷，应按其自身的有机联系组成保管单位，并要便于档案的保管和利用。立卷人应保证卷内科技文件材料的齐全、完整、准确；卷内文件材料排列的要求：文字在前，图样在后，联络单在前，附图在后；管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列组卷。文件材料组卷时，应将每份文件的正文与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文与被转发文一起立卷，不得分开。公文性文件材料的排列：批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发文件在前，被转发文件在后；立卷人应填写卷内目录，立卷人和有关负责人应在卷内备考表的签署栏签署。卷内目录和卷内备考表由档案室按统一标准提供。立卷人撰写案卷题名应简明、准确揭示卷内科技文件材料的内容。
3.3 归档时，归档人应填写工程文件材料归档登记表并向档案管理人员移交所归案卷。档案管理人员按归档的档案案卷和目录逐项清点核查。如发现归档案卷中文件材料不全，案卷整理质量不符合有关规定时，归案人应及时将文件补齐和更换不符合案卷质量要求的文件。否则，档案管理人员有权拒收档案资料。
3.4 围绕工程所产生的录像带、录音带、光盘、软盘、照片、底片……等声像材料是不同载体的文件材料，其反映同一问题的性质、内容，作用都是与纸质载体相同的，必须按规定及时立卷归档。工程电子档案归档应符合电子档案有关管理规定。
4． 工程建设各单位工作职责
4.1 参建单位（总承包、发包、建设、设计、施工、监理、承办单位）应按各自的职责，将负责承建、承办的项目文件材料进行收集、积累、整理，按照归档要求移交建设单位。
4.1.1 项目实行总承包的，由总承包单位负责对其总包项目的文件从形成到编制的全过程进行监督、检查与指导。并负责组织、协调分包单位的归档工作。按规定向建设单位提交全套完整、准确系统的符合档案规范标准的项目档案。
4.1.2 由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累、整理其承包项目的全部文件。
4.1.3 建设单位各机构：负责对形成或收到的有关建设项目的前期、设备技术、工艺、涉外、专利及商检索赔、竣工、试运行及验收等全部项目档案进行收集、组织及汇总整理。
4.1.4 设计单位：负责对形成的基础材料和项目设计等文件进行收集、积累、整理。
4.1.5 施工单位：整理现场的译文及安装、调试形成的非标准图、（竣工图）、设计变更、试运行及维护、工程事故处理文件。
4.1.6 监理单位：负责对各参建单位在工程建设中文件的形成及竣工档案的编制进行监督与审核，特别是对竣工图完整、准确、系统进行监督和审查。负责收集、积累、整理、归档项目监理文件。建设单位委托监理单位负责监督、检查项目文件的收集、积累和完整、准确、系统情况，并审核、签署。同时向建设单位提交有关专项报告。验证材料及其他监理文件。
4.1.7 试运行单位：负责收集、积累、整理在生产技术准备和试运行中形成的文件。
4.2 施工单位归档范围
4.2.1 负责提交施工，安装全部技术记录（含隐蔽工程的各种资料）。
4.2.2 负责提交分部试运记录及验收签证书。
4.2.3 负责提交分部试运阶段的方案、措施。
4.2.4 负责提交移交试生产前的消缺记录。
4.2.5 负责提交全部机组建设期间的工程联系单及总结。
4.2.6负责提交档案归档的目录清单(含电子版目录)。
4.3 调试单位归档范围
4.3.1 负责提交所承担的调试项目的调试方案、措施与调试报告等。
4.3.2 负责提交调试过程中设备缺陷处理记录。
4.3.3 负责提交调整试运质量验评表。
4.3.4 负责提交调试过程中变更设计资料及调试工作总结。
4.3.5负责提交档案归档的目录清单(含电子版目录)。
4.4设计单位归档范围
4.4.1 负责提交项目（工程）各设计阶段的设计文件。
4.4.2 负责提交全部设计修改通知单。
4.4.3 负责按时提交全套完整的竣工图（一式八份）。并切实执行竣工图编制的有关规定。
4.4.4负责按时提交符合国家档案局相关制度的全套完整的竣工图光盘一套
4.4.5 负责提交设计总结。
4.4.6负责提交档案归档的目录清单(含电子版目录)
4.5 质量监督部门（质量监督中心站与质量监督站）
4.5.1 负责提交《火电工程质量监督检查典型大纲（试行）》所规定的文件材料。
4.6 监理部门归档范围
4.6.1 负责提交监理过程中形成的有关工程质量，工期、投资监理等方面的全部文件材料。
4.6.2 监理各专业负责人对施工单位、调试单位、质量监督部门的归档案卷实施审查，对被监理单位归档文件的完整性、准确性、系统性负责，并在案卷内备考表审核人栏签署。
4.6.3负责提交设计、施工、安装、调试等单位归档完整齐全的证明材料。
4.7对不符合归档要求档案的处理：
4.7.1对各单位提供的不符合规定的案卷和案卷内的文件，档案资料室有权退回立卷归档单位,立卷归档单位应按档案管理的有关规定进行整改,直至提交符合规定要求的案卷及案卷文件材料。
4.7.2凡因工程文件材料归档不完整,不符合有关归档规定者,不能进行工程决算,各项工程竣工决算的最后付款必须由档案资料室对竣工资料签收合格后支付。
5 工程档案的鉴定和销毁
5．1 对归档和发放后多余的工程文件和各部门使用后回收的图纸资料，先由申请销毁的部门登记造册，再由档案部门提出销毁意见，报公司总工及经理批准后方可销毁。
5．2 对各单位修改替代后的档案，档案部门应列出销毁档案清册,提出销毁报告,经公司总工及经理批准后实施,并对被销毁档案目录进行清除。
5．3 档案销毁必须严格执行保密规定，由保安部门确定销毁地点。销毁档案时，档案部门、保安部门均应指派专人监销，监销人必须在销毁清册一签字，档案销毁清册应存档。
5．4 在鉴定销毁档案时，处于两种保管期限之间的档案，一律从长处理。
6 其它
6.1 工程档案的分类、编目、按本工程档案分类编号办法及规定执行。
6.2档案、资料、图书的提供利用，按本工程档案、资料、图书借阅规定执行。
6.3 工程声像档案的整理编目按本工程声像档案管理办法执行。
6.4 档案库房管理按本工程档案库房管理规定执行。
6.5 公司各职能部门工程文件材料立卷归档按公司各职能部门基建文件材料立卷归档范围、归档时间的规定执行。

本程序由管理部提出并归口管理
本程序编制人：
本程序审定人：
本程序批准人：

收集
收集是项目档案整理工作的第一个环节，是项目档案整理的基础，在整个项目档案管理过程中，各个参与方均有收集责任。
分类
项目档案的分类按对象不同，分为实体档案分类和档案信息分类，在确定档案分类标准时，应以业主单位或者运营单位要求为主导，同时兼顾便于利用的原则。分类是否科学，直接影响到后期利用的便利性和效率。
整理与归档
项目档案的整理是指对收集的文件按照已定的原则进行分类后，对其进行排列、组合、编目、装订、装盒及著录等活动。项目档案整理是项目文件由动态流转进入到静态的利用过程，是现行文向半现行转变的过程。
项目档案的归档是档案整理后的环节，是单位外部和单位内部对整理好的档案进行集中统一管理的过程。
汇总整理与移交
项目档案整理与一般档案整理的区别是整理后，还需要进行汇总整理，以便最后向业主单位移交项目档案。经过汇总整理，可以将整个项目建设档案的实体和信息进行全面的整理，以确保项目档案移交顺利进行。一般来说，项目较小、档案不多的情况，可以采用整体移交的方式；对于规模大、档案多的情况，可以采用分步移交的方式。必要时，单位需要按相关法律法规，向地方或国家档案行政管理部门移交项目档案。